La réalité des chiffres vous indique brutalement qu’il ne s’agit pas d’un simple ressenti. Oui, les coûts télécom de votre entreprise creusent dangereusement votre budget. N’allez pas vous autoflageller pour cause de mauvaise gestion, car la plupart des PME vivent le même cauchemar. En effet, les télécoms figurent au nombre des 5 premiers postes les plus gourmands en dépenses dans le fonctionnement d’une entreprise. Ce constat conclut une étude menée par Aberdeen Group en 2009. Entre-temps, rien n’a changé pour les décideurs qui hésitent à profiter des avantages d’un numéro virtuel. En tout cas, il y a péril en la demeure. Prenez les choses en main et stoppez la fuite des euros. Pour vous y aider, voici 5 bonnes actions à accomplir dès maintenant.
Les compétences qu’il faut aux postes qu’il faut
La fonction qui réclame toute votre attention, si vous voulez réduire les coûts de la ligne télécom de votre budget, ce n’est pas la comptabilité. Une gestion financière saine de votre société représente un impératif, certes. Mais une organisation optimale des compétences aura pour effet, entre autres profits, d’abaisser le montant de vos factures téléphoniques. Et cela, que vous utilisiez un centrex IP ou non. Comment ?Ce qui pousse les collaborateurs à entretenir des conversations téléphoniques dans le cadre du travail, c’est le besoin d’obtenir des informations relatives à une mission. Pour des demandes ponctuelles, le problème ne se pose pas. En revanche, des conversations qui durent le temps d’un discours à l’Académie française, apparaissent comme le symptôme d’une déficience de compétence chez celui les initie. Le collaborateur qui ne se trouve pas à sa place ressent le besoin de solliciter d’autres personnes à longueur de journée pour résoudre ses difficultés. Il faudrait donc assurer un déploiement bien à-propos des savoir-faire aux différents postes au sein de l’entreprise. Les communications entre agents se réduiraient, ce qui occasionnerait une chute des coûts de vos communications, même dans un contexte de téléphonie VoIP.
Appeler le bons sens pour mieux contrôler les dépenses
La deuxième action dont l’effet réduira vos factures, c’est justement de bien vérifier celles-ci. Ne vous contentez plus d’un simple coup d’œil au montant total chiffré par le fournisseur. Inspectez les différentes lignes du tableau. Les services facturés correspondent-ils effectivement aux éléments épinglés dans votre contrat ? Quels sont les libellés dont vous pouvez vous passer sans provoquer un tsunami à travers vos équipes.Une autre opération à engager rapidement, si votre organisation n’obéit pas à ce fonctionnement, consistera à réunir sur un seul tableau de bord toutes les branches de consommation de votre outil de téléphonie d’entreprise. Au lieu de laisser le budget courir dans tous les sens, centralisez les différents forfaits sur la même fiche d’observation. Cette pratique permet une lecture instantanée de l’évolution des coûts. Vous pouvez ainsi paramétrer une alerte sur un seuil à ne pas dépasser afin d’éviter les mauvaises surprises en fin de mois.
Utiliser les bonnes clés pour choisir les formules adaptées à sa structure
Il ne sert à rien d’aligner les services télécom pour la forme. Veillez à sélectionner le forfait dont le contenu couvrira effectivement vos besoins. L’activité de votre PME s’étend-elle à l’international? Sinon, pourquoi payer inutilement pour une prestation destinée à une structure aux offres tournées vers l’international? Quel volume d’appel mensuel est nécessaire pour les besoins de votre call center? Abonnement au forfait ou au data, lequel convient le mieux pour optimiser vos coûts? Les réponses à ces questions vous orienteront vers le choix le mieux adapté à la situation de votre entreprise. Et cela vous permettra ainsi de réduire le montant de vos factures.
Se dire chaque fois: qu’y a-t-il de mieux?
Voici un réflexe qui va diviser par dix les fonds décaissés pour régler la note mensuelle. C’est un geste tout simple qui consiste à se poser cette question: puis-je m’y prendre autrement? Chaque fois que vos collaborateurs et vous, devez communiquer, cette interrogation éveillera en vous des solutions peu budgétivores. Vous pourrez vous surprendre bêtement à l’idée d’envoyer un mail plutôt que d’émettre un appel, avoir recours à des applications d’appel sur les réseaux sociaux, etc. Une sensibilisation de toutes vos équipes à cette pratique conditionne son succès. Veillez-y.
Convertissez-vous à la téléphonie en VoIP
Une dernière action, et non la moins importante, pour réduire l’érosion de votre trésorerie, devra vous conduire vers la téléphonie IP. Si votre entreprise fonctionne encore avec la téléphonie classique, c’est le moment d’embrasser la technologie de demain. Que ce soit sur les investissements initiaux ou sur le coût du fonctionnement au quotidien, vous réaliserez des économies de l’ordre de 50 à 90% suivant la ligne de dépense.
En conclusion
Effectuer une meilleure gestion des compétences, scruter à la loupe ses factures et y détecter les aberrations qui alourdissent leur montant, réviser les services souscrits ou encore adopter la téléphonie VoIP, telles sont les actions à mener pour réduire vos coûts télécom. Votre entreprise se refera une une meilleure santé financière.
