Conditions Générales

Table des matières

Les présentes Conditions Générales (ci-après « le Contrat ») sont conclues entre la société KAVKOM FRANCE, société par actions simplifiée au capital social de 5 000 euros inscrite au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 845 151 067, dont le siège social est situé au 92 rue Jouffroy d’Abbans 75017 Paris (ci-après la « Société »), et l’entité juridique dont les informations juridiques sont renseignées au sein de la Commande (ci-après « le Client »).

1. Définitions

« Anomalie ou Défaut » désigne toute déviation d’un Service par rapport à ses spécifications techniques, inhérentes au Service concerné. Une Anomalie ou un Défaut est réputé Majeur quand il empêche toute utilisation du Service concerné par le Client. A défaut, il est réputé Mineur.

« Application » signifie la plateforme applicative web éditée par la Société et mise à disposition du Client en mode SaaS (software as a service) en vertu du présent Contrat, intégrant certaines fonctionnalités listées au sein de la Commande, dont notamment, le cas échéant, le Phone Système.   

« Commande » signifie toute commande du Client d’abonnement et/ou de Services via tout formulaire rempli en ligne par le Client ou convenu autrement par écrit par les Parties.

« Données du Client » signifie l’ensemble des données et informations renseignées et/ou téléchargées par le Client via l’Application, comprenant à ce titre notamment les données à caractère personnel, le cas échéant, de ses clients et prospects, salariés, fournisseurs et autres partenaires commerciaux. 

« Mise en Service »  désigne le point de départ de la fourniture des Services par la Société au titre de la Commande concernée.

« Phone Système » signifie un Service de standard téléphonique sur internet, fourni par la Société, permettant, notamment, aux utilisateurs autorisés du Client de recevoir et de passer des appels téléphoniques directement depuis un navigateur internet (sans logiciel à installer), une application mobile ou un téléphone SIP.

« Prérequis » signifie les prérequis techniques et opérationnels auxquels le Client doit se conformer dans le cadre du Contrat, tels que communiqués par écrit par la Société au Client par tout moyen.

 « Services » signifie l’ensemble des services pouvant être fournis par la Société en application de la Commande, comprenant à ce titre la mise à disposition de l’Application et les éventuels autres services professionnels notamment d’installation, de formation et d’assistance technique délivrés par la Société. 

2. Objet

Le présent Contrat a pour objet de définir les termes et conditions dans lesquels, d’une part, le Client pourra souscrire aux Services proposés par la société KAVKOM, et d’autre part, la société KAVKOM fournira au Client les Services souscrits par le Client.

Les stipulations du présent Contrat constituent l’intégralité de l’accord entre les parties, eu égard à l’objet du Contrat et remplacent et annulent toutes déclarations, négociations, engagements, communications orales ou écrites, acceptation, et accords préalables entre les parties, relativement au même objet. Le Contrat prévaut en ce sens sur tout autre document, y compris les conditions générales d’achat du Client. 

3. Commande de Services

En passant Commande, le Client reconnaît avoir pleine et entière connaissance des termes et conditions du présent Contrat et les accepte sans réserve et déclare que le ou les Services répond(ent) aux besoins de son activité professionnelle.

La Société se réserve le droit de refuser la Mise en Service si l’ensemble des informations et Prérequis nécessaires à la Mise en Service n’ont pas été remis par le Client. Le Client devra par ailleurs informer la Société sans délai et par écrit de toute modification des informations le concernant portées sur tout élément du Contrat de fournitures de Service et, en particulier, de tout changement de coordonnées bancaires ou d’adresse de facturation.

Le Client reconnaît et accepte que dans le cas où il déciderait de souscrire à plusieurs Services proposés par la Société, cette dernière se réserve toutefois le droit de refuser pour des raisons techniques et/ou commerciales la mise en œuvre de l’un des Services, sans que cela constitue une cause de résiliation du Contrat et des autres Services souscrits.

4. Exécution des Services

Dans le cadre de l’exécution des Services par la Société, il appartient par ailleurs au Client :

  1. d’apporter son concours eu égard à la définition de ses besoins,
  2. de communiquer à la Société l’ensemble des informations et documents utiles à l’exécution des Services
  3. de respecter les Prérequis
  4. de collaborer pleinement avec la Société dans l’exécution des Services.

Il est entendu que le respect des engagements et délais pris titre des Services par la Société, y compris au titre de la Mise en Service, est conditionné au respect par le Client de ses propres obligations.

5. Prérequis

Le Client s’engage à utiliser les Services fournis au titre du Contrat conformément aux instructions de la Société et aux Prérequis. En ce sens, il est notamment rappelé que toute utilisation de l’Application et du Phone Système par le Client implique pour ce dernier de s’assurer que son opérateur téléphonique/internet ou son administrateur réseau lui offre la possibilité de recevoir et de passer des appels téléphoniques directement depuis les navigateurs, une application mobile ou un téléphone SIP. A défaut, l’utilisation d’une partie des Services par le Client sera impossible. Il est par ailleurs de la responsabilité du Client et de ses utilisateurs autorisés d’assurer, en outre, pour obtenir des Services de qualité, que :

  • d’avoir une connexion Internet de bonne qualité, d’un débit réel de 2 Mb/s en réception et 1Mb/s en émission;
  • de la priorisation des flux voix sur les flux données sur son réseau;
  • de l’utilisation d’un équipement d’accès respectant l’intégrité des messages SIP;
  • de l’ouverture des flux vers les ports 443/tls, 5060/udp, 5060/tcp, 5080/tcp, 5080/udp et de 20000- 22000/udp pour les RTP;
  • de l’utilisation des codecs par ordre de préférence: OPUS, Speex, G711 (PCMA, PCMU).

6. Durée – Résiliation

Le Contrat est conclu pour la durée d’abonnement aux Services stipulée au sein de la Commande, renouvelable par tacite reconduction pour des périodes d’abonnement identiques sauf dénonciation par le Client par le biais de l’interface de gestion de l’abonnement accessible au sein de l’Application ou bien par email adressé à la Société dans un délai raisonnable avant la date prévue de renouvellement. Toute résiliation du Client prendra effet à la date d’échéance de l’abonnement en cours, aucun remboursement ne sera effectué.

En cas par ailleurs de manquement par l’une des parties à l’une de ses obligations essentielles au titre du Contrat, non réparé dans un délai de quinze (15) jours à compter de la date de réception de la mise en demeure notifiant le manquement en cause, le Contrat pourra être également résilié de plein droit et ce, sans préjudice des autres droits de la partie non défaillante. Le non-respect par le Client de ses obligations de paiement constitue des manquements à des obligations essentielles au sens des présentes. A compter de la résiliation du Contrat, quelle qu’en soit la cause le Client devra cesser immédiatement toute utilisation de l’Application et des Services.

7. Droit d’utilisation de l’Application

A compter de la date d’acceptation de la Commande, la Société concède au Client pendant la durée de la Commande applicable et à titre non exclusif et non transférable, un droit d’utilisation de l’Application pour ses besoins propres et selon le périmètre d’utilisation prévu par la Commande.

 Sauf dans les limites expressément prévues par ailleurs au sein du présent Contrat, le Client s’interdit de concéder des sous-licences, louer, prêter, ou transférer les droits concédés sur l’Application, de quelque manière que ce soit, à un tiers.

8. Accès à l’Application

L’accès par le Client ou par tout utilisateur autorisé s’effectue à partir de tout ordinateur et au moyen des identifiants de connexion choisis par l’utilisateur concerné. La Société ne peut être tenue pour responsable de toute perte ou dommage résultant de la négligence du Client ou de tout utilisateur autorisé à protéger ses identifiants de connexion et/ou ses Données.

L’administration de l’accès à l’Application au sein de l’entreprise du Client pourra par ailleurs être assurée par un ou plusieurs administrateur(s) désigné(s) par le Client qui sera en charge de répartir les accès des utilisateurs avec des accès et fonctionnalités différenciés selon les catégories d’utilisateurs concernés. Le nombre d’accès utilisateurs à l’Application et administrateurs(s) autorisés peut être le cas échéant limité par la Société.

9. Assistance Technique/Maintenance

Sous réserve des stipulations de la Commande, en cas d’Anomalie rencontrée par le Client au titre de l’utilisation de l’Application et/ou des Services, la Société fera ses meilleurs efforts, suivant réception d’une notification du Client adressée au service technique de la Société, à apporter une solution de correction ou de contournement dans un délai raisonnable.

Le Client reconnaît et accepte que la Société se réserve le droit de corriger toute Anomalie par l’installation automatique de mises à jour.  Le Client est informé que les Anomalies Mineures ne bloquant pas une utilisation normale de l’Application et/ou des Services ne donneront pas forcément lieu à correction. La Société n’assumera par ailleurs aucune obligation de maintenance ou d’assistance technique en cas de non-respect par le Client des instructions de la Société et ou des Prérequis.  

10. Conditions Financières

Les tarifs des Services et la périodicité d’émission des factures correspondantes sont décrits lors de la souscription et Commande du Client. La Société informera le Client par tous moyens et avec un délai de préavis raisonnable de toute modification de ses tarifs envisagée en cours de Contrat et prenant effet lors du prochain renouvellement. De convention expresse, le Client sera considéré comme ayant accepté les modifications tarifaires s’il continue à utiliser les Services à la suite du renouvellement.

Dans le cadre des orientations définies par les pouvoirs publics, relatives à la politique du développement durable, le Client autorise et accepte expressément à ce que la Société lui délivre ses factures dématérialisées par voie électronique. Toute facture est disponible sur l’extranet de la Société. Toutefois, le Client, s’il en fait la demande écrite au service client, pourra obtenir une facture sur support papier. Pour les Services faisant l’objet, le cas échéant, d’une facturation à la consommation, les factures sont établies à partir des données émanant du système de facturation de la Société. Ces données sont conservées par la Société pendant une durée d’un an à compter de leur enregistrement.

Le Client s’engage à s’acquitter du paiement des sommes forfaitaires et récurrentes prévues en application de de sa Commande. Les sommes exigées par la Société sont prélevées à l’avance par la Société par prélèvement bancaire selon les échéances prévues au sein de la Commande. Sans préjudice des autres droits de la Société, tout défaut ou retard de paiement emporte immédiatement application de pénalités de retard équivalentes à trois fois le taux d’intérêt légal à compter du jour suivant la date de règlement sur facture. La Société aura également la faculté d’appliquer une indemnité forfaitaire minimale pour frais de recouvrement de 40 €.

Dès lors qu’un défaut de paiement persisterait après plus de trois tentatives de prélèvements, la Société sera en droit, sans formalité outre l’envoi d’une notification écrite et sans préjudice des autres droits de la Société, de suspendre l’accès au Client à l’Application et/aux Services jusqu’à complet paiement des sommes dues. Sauf régularisation par le Client de son obligation de paiement, les Données du Client seront alors supprimées dans un délai d’un (1) mois à compter de ladite suspension. Le Client ne pourra, en aucun cas, demander une quelconque indemnité à la Société, du fait de l’interruption du/des Service(s) suite à un incident de paiement.

Le Client informera en outre la Société, par lettre recommandée avec avis de réception dûment motivée et dans un délai de dix (10) jours à compter de la réception d’une facture relative à des redevances et/ou à des consommations, de toute contestation qu‘il émettrait sur le contenu de cette facture. La non-contestation d’une facture dans ledit délai de dix (10) jours rendra la facture valide et exacte à tous égards. En cas de contestation, seul le paiement de la somme en litige est suspendu jusqu’à accord entre les Parties. Le Client s’oblige à acquitter immédiatement la partie non contestée de la facture et à justifier dans un délai de dix (10) jours ladite contestation.

11. Garanties

11.1 Garanties de la Société

La Société garantit que l’Application et les Services fonctionneront en conformité avec les stipulations du Contrat. Il est toutefois rappelé que la Société n’est soumise qu’à une obligation de moyens pour l’exécution de ses Services. La Société ne garantit pas que l’Application et/ou les Services sont exempts d’Anomalies ou fonctionneront sans interruption ou conformément aux attentes du Client.

Si la Société fait par ailleurs ses meilleurs efforts pour garantir un taux de disponibilité de l’Application sans discontinuité sérieuse, elle ne pourra être tenue pour toute indisponibilité de l’Application liée au dysfonctionnement des réseaux Internet et/ou infrastructures d’hébergement de l’Application, ou en cas d’opérations de maintenance planifiée. L’exécution du Contrat étant fondée sur le recours au réseau Internet, le Client reconnaît que la Société ne peut garantir (i) le bon fonctionnement de l’Internet ni par là même l’absence de coupures ou dégradation de services, (ii) l’absence de tout risque d’intrusions, de piratages de données et de contamination par des virus informatiques.

11.2 Garanties du Client

Le Client sera pleinement responsable à l’égard de la Société au regard de la non-conformité des Données du Client à la réglementation en vigueur et notamment de leur caractère illicite ou attentatoire à des droits de tiers.

Le Client garantit également la Société contre les conséquences liées à tout manquement du Client à la réglementation applicable lors de son utilisation de l’Application et/ou des Services. A ce titre, il est rappelé que le Client prend l’entière responsabilité de l’exploitation de l’Application et/ou des services auprès de ses utilisateurs.

Le Client reconnaît par ailleurs bénéficier de toutes les autorisations légales permettant d’utiliser l’Application et/ou les Services. Les parties conviennent enfin que bien que les Données du Client soient hébergées au sein des infrastructures d’hébergement utilisées par la Société, le Client reste responsable de réaliser une sauvegarde régulière de ses Données.

12. Responsabilité

Dans l’hypothèse où la responsabilité de la Société serait établie au titre de l‘exécution d’un Contrat, cette responsabilité sera limitée aux dommages matériels directs à l‘exclusion de tout dommage indirect et/ou immatériel et, en particulier, de toute perte de chiffre d‘affaires, de bénéfice, de profit, d‘exploitation, de renommée ou de réputation, de clientèle, préjudice commercial, économique et autre perte de revenus. Tout préjudice subi par un tiers est assimilé à un dommage indirect.

Nonobstant toute autre stipulation du Contrat, la responsabilité totale cumulée de la Société n‘excédera pas, pour chaque Commande, le montant des sommes HT encaissées par la Société au titre de la Commande concernée dans les douze (12) mois précédant le fait générateur de responsabilité.

La Société ne saurait être tenue par ailleurs responsable de tout manquement à ses obligations résultant (i) d’un usage non conforme par le Client des Services (ii) d’un événement de force majeure ou échappant à son contrôle tel que défini ci-après (iii) de l’altération altération, dysfonctionnement ou insuffisance de capacité technique et des équipements du Client (iv) du non-respect par le Client des Prérequis.

Le Client dispose en tout état de cause d’un délai maximum d’un (1) an à compter de la connaissance d’un tel manquement, pour engager la responsabilité de la Société. 

13. Force Majeure

Si l’une ou l’autre des parties est affectée par un cas de force majeure tel que défini par la loi et la jurisprudence applicable, la partie affectée s’engage à notifier sans délai l’autre Partie de la nature et de l’étendue des circonstances en question.

Nonobstant toute disposition contraire contenue dans le Contrat, aucune des parties ne saurait être considérée comme ayant violé le Contrat et ne saurait être tenue responsable envers l’autre partie pour un retard d’exécution ou une non-exécution de ses obligations contractuelles (excepté les obligations de paiement), dans la mesure où le retard ou la non-exécution est imputable à un cas de force majeure dont elle aurait notifié à l’autre Partie. Le délai imparti pour l’exécution de cette obligation sera prolongé en conséquence.

Constituent par ailleurs conventionnellement par accords des parties des cas de force majeure, les troubles, calamités, conflits sociaux locaux ou nationaux impactant la prestation et/ou les Services de la Société, interruption ou pannes du réseau des télécommunications, interruption de la distribution du réseau électrique, mauvaise utilisation des terminaux par le Client, destruction totale ou partielle des informations transmises ou stockées par suite d’erreurs dues au Client, toute décision gouvernementale – y compris le retrait ou la suspension des autorisations accordées -, des épidémies, d’un état de guerre déclarée, d’une guerre civile, d’actes de terrorisme.

Si un cas de force majeure empêchant l’une ou l’autre des parties de s’acquitter de ses obligations lui incombant dans le cadre du Contrat dure plus de trente (30) jours consécutifs, les parties seront tenues de se rapprocher afin d’examiner les modalités de poursuite de leur collaboration ou, le cas échéant, les conditions de cessation de leur relation contractuelle. A défaut d’accord dans un délai de trente (30) jours à compter du début de la concertation, le Contrat sera considéré comme résilié de plein droit et sans indemnité de part ni d’autre, sauf au regard de l’éventuel paiement de Services exécutés avant la survenance du cas de force majeure.

14. Confidentialité

Les parties s’engagent à considérer comme strictement confidentielles et à traiter comme telles toutes les informations de nature commerciale, financière ou technique afférente à l’autre partie quel que soit leur support, communiquées ou recueillies pendant l’exécution du Contrat et ce pendant toute la durée du Contrat et pendant une durée de trois (3) ans à compter de son expiration ou résiliation. Toutes les informations connues du public sont réputées non confidentielles.

Les parties s’engagent à ne pas divulguer ou laisser divulguer, directement ou par personne interposée, en totalité ou en partie, les informations confidentielles de l’autre partie, à quel que tiers que ce soit, à l’exception des employés et/ou sous-traitants ayant besoin des informations pour l’exécution de leurs obligations ou aux autorités ou organismes amenés à avoir connaissance de ces informations en application d’une obligation légale s’imposant aux parties.  

15. Propriété Intellectuelle – Contrefaçon

L’Application et les Services ainsi que les marques, les images, les textes, les photos, les logos et tout autre élément protégé mis à disposition du Client par la Société, sans que cette liste soit exhaustive, sont la propriété exclusive de la Société ou de ces concédants et sont protégés par les dispositions du droit d’auteur, du droit des marques ou de tout autre droit de propriété intellectuelle applicable.

La Société défendra à ses frais, le Client contre toute action en justice intentée par un tiers à son encontre et qui serait fondée sur le caractère contrefaisant de l’Application au regard des droits de propriété intellectuelle du tiers concerné et s’engage à prendre à sa charge les condamnations prononcées à l’encontre du Client au titre d’une décision de justice définitive et sans appel ou d’une transaction conclue et approuvée au préalable par la Société.

Cette garantie est expressément subordonnée aux conditions que (i) le Client ait immédiatement notifié par écrit la Société de la réclamation du tiers, (ii) que la Société dispose du contrôle exclusif des moyens de défense et de tout règlement amiable, (iii) que le Client s’abstienne de toute reconnaissance de responsabilité et (iv) qu’il collabore activement et loyalement avec la Société dans ce cadre. Toute garantie au titre d’atteintes à des droits de tiers est exclue dès lors que fondée sur (i) une utilisation de l’Application non conforme aux stipulations contractuelles agréées (ii) une réclamation concernant tout autre produit, matériel, logiciel ou toute autre donnée non fournie par la Société, dès lors que l’atteinte aux droits de tiers résulte uniquement de cet élément intégré à l’Application et non de l’Application prise isolément.

16. Données Personnelles – Sous Traitance

Les parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à respecter la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée successivement, dont par la loi du 20 juin 2018 intégrant le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »).

Chaque partie est en ce sens susceptible de collecter et traiter, en tant que responsable de traitement certaines données personnelles relatives aux préposés de l’autre Partie, son personnel, ses agents, ses mandataires et/ou ses sous-traitants. Chaque partie s’engage à ne traiter les données personnelles ainsi collectées que pour les besoins de la gestion de leurs relations contractuelles et commerciales. Les parties sont susceptibles de transmettre ces données personnelles à des tiers participant à ces mêmes finalités et/ou à la gestion fonctionnelle et technique de leurs activités. Les parties conservent ces données personnelles pour la durée légale applicable au regard de la finalité poursuivie. Les parties s’engagent à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données personnelles précitées. Conformément à la réglementation applicable à la protection des données personnelles, les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition concernant le traitement de leurs données personnelles ainsi qu’un droit à la portabilité de celles-ci. Ces droits peuvent être exercés à l’égard de chacune des parties aux adresses renseignées au titre du Contrat.  Chaque partie déclare et garantit avoir dûment informé les personnes concernées, pour le compte de l’autre Partie dès lors qu’à l’initiative de leur collecte, des conditions dans lesquelles les données personnelles les concernant ont vocation à être traitées par cette autre partie conformément au présent article et à toute politique de confidentialité et de sécurité des données mise en place.

Les traitements de Données du Client pour lesquels la Société agit en tant que responsable de traitement sont identifiés au sein de sa politique de confidentialité, disponible sur son site internet.

Dans le cadre de l’exécution des Services, la Société traitera par ailleurs certaines Données du Client comportant des données à caractère personnel en tant que sous-traitant du Client agissant en tant que responsable du traitement. Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (RGPD), les parties reconnaissent respecter les stipulations de l’accord de sous-traitance relatif au traitement de données à caractère personnel consultable sur le site internet de la Société.   

17. Stipulations Générales

17.1 Non renonciation

Le fait par l’une ou l’autre des parties de ne pas se prévaloir d’un manquement de son cocontractant à l’une quelconque des obligations visées au sein du Contrat, ne saurait être interprété pour l’avenir comme une renonciation à se prévaloir dudit manquement ni à l’exécution de l’obligation en cause.

17.2. Cession/ Sous-Traitance

Le Client reconnaît que le Contrat est conclu avec la Société en considération de la personne du Client. Par conséquent, le Client ne peut céder, apporter ou transférer tout ou partie de ses droits et obligations au titre du présent Contrat, sans avoir obtenu l’accord écrit et préalable de la Société. La Société est autorisée à céder ses droits et obligations au titre du présent Contrat de fourniture de services à toute entité détenue ou contrôlée directement ou indirectement par la Société au sens de l’article L.233-1 du Code de Commerce. La Société est également autorisée à céder ses droits et obligations au titre du présent Contrat dans le cas d’une fusion ou d’une réorganisation, à toute entité à laquelle il cède une partie substantielle des actifs intéressant le présent Contrat, ou à une de ses filiales. Le Client reconnaît également que  la Société a la possibilité de sous-traiter à des tiers l’exécution de ses obligations au titre du présent Contrat de fourniture de service.

17.3 Référence Commerciale

La Société est autorisée à utiliser les signes distinctifs du Client à des fins de référence client sur ses supports de communication publicitaire ou promotionnelle.

17.4 Droit applicable et attribution de compétence

Le Contrat est soumis à la loi française. A défaut d’accord amiable, les différends qui viendraient à se produire à propos de la validité, de l’interprétation, de l’exécution ou de l’inexécution, de l’interruption ou de la résiliation du présent Contrat, seront soumis à une procédure de médiation dont les modalités devront être définies par les parties. En cas d’échec de la médiation ou d’entente sur les conditions de médiation, compétence exclusive est attribuée au tribunal de commerce de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appels en garanties, même pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires. Nonobstant ce qui précède, la Société conservera la faculté de faire valoir toute demande de mesure conservatoire ou d’urgence, notamment fondée sur ses droits de propriété intellectuelle ou informations confidentielles, devant toute autre juridiction compétente de son choix.