Chaque grand progrès technologique s’accompagne de changements dans nos habitudes. Le secteur de la téléphonie n’échappe pas à cette règle immuable. Le « Réseau de Téléphonie Communauté’, le système traditionnel, est en train de vivre ses dernières heures. Progressivement, la téléphonie internet prend sa place. Plus qu’une simple évolution logique, la téléphonie IP représente l’avenir pour les entreprises, apportant son lot d’avantages et déchargeant les professionnels de nombreuses contraintes. Le temps de la migration est enclenché.
Pour mieux comprendre la définition et le fonctionnement de la téléphonie IP, consultez notre article détaillé.
Planifiez votre migration
Depuis quelque temps déjà, France Telecom a sonné le glas des lignes téléphoniques, telles que nous les connaissions. La fin des réseaux du passé est amorcée depuis le début de cette année 2023. Pour les entreprises, cela signifie la mise en place de certains changements conséquents au sein de leur activité. Si vous n’avez toujours pas amorcé ces modifications, il est encore temps de préparer le terrain, pour une migration réussie. La téléphonie IP dématérialise la téléphonie fixe des professionnels. Planifier votre projet de migration est indispensable pour que chaque étape soit franchie sereinement. Pour vous, qu’est-ce que cela implique ?
Une évaluation précise de vos besoins
Une migration vers la téléphonie IP ne signifie pas juste un changement de matériel. Vous devez pouvoir accéder à une offre réellement adaptée à vos besoins. Pour mieux les définir, il suffit de répondre à certains questionnements de base :
- de quoi se compose actuellement votre service téléphonie, au sein de votre entreprise ?
- utilisez-vous des télécopieurs analogiques ou d’anciens modems bas débit ?
- chaque ligne que vous possédez a-t-elle toujours une pleine utilité au sein de votre activité ?
- vos besoins seront-ils les mêmes à l’avenir ou vont-ils évoluer ?
- votre système actuel manque-t-il d’options ?
- quels sont les métiers concernés par la téléphonie au quotidien et quels sont leurs besoins respectifs ?
- avez-vous besoin d’utiliser différents numéros internationaux sur un seul et même terminal ?
- devez-vous rester connecté partout dans le monde ou simplement au sein de votre entreprise ?
- avez-vous besoin d’enregistrer et de pouvoir réentendre les appels passés ?
Répondre à ces questions vous aidera à éclaircir votre projet, en fonction des besoins réels de vos équipes.
Évaluer l’investissement à venir
À terme, la téléphonie IP représentera une économie d’argent substantielle. Toutefois, au moment de la migration vers celle-ci, des frais sont à prévoir. Il est important d’anticiper au mieux cette niche de dépense. Cette évaluation doit intégrer le prix de l’offre, le coût du matériel, l’accompagnement et les différentes options complémentaires.
Choisir votre fournisseur internet
Face à l’offre actuelle, il est aisé de penser que tous les opérateurs se valent. Il est vrai que les campagnes publicitaires semblent l’indiquer. Pourtant, si vous portez votre attention sur les garanties ou encore les options proposées, vous constaterez que l’écart se creuse rapidement. Alors, comment choisir ?
- comparez les offres : généralement, vous devez avoir le choix une offre 100% cloud ou IPBX (utilisant des terminaux physiques),
- listez les fonctionnalités accessibles avec votre offre : par exemple, un serveur vocal interactif, une intégration performante à votre solution CRM, ou encore un tableau de bord des appels mis à jour en temps réel,
- consultez la rapidité de mise en place : votre opérateur doit vous donner un délai pour votre migration. Vous trouverez ainsi aisément le plus efficace,
- vérifiez la qualité des appels, avant toute signature de contrat,
- demandez si votre offre est flexible, il est important de pouvoir l’ajuster au fil du temps, selon vos besoins,
- vérifiez également la compatibilité de l’offre avec votre matériel existant.
Il est également important de comprendre les types de serveurs pour la téléphonie IP, leur rôle, fonctionnement et critères de choix, pour faire un choix éclairé. Découvrez plus dans notre article détaillé.
Processus de migration vers la téléphonie IP
Une migration vers la téléphonie IP va impacter l’ensemble de vos équipes. Comment cela se passe-t-il concrètement ? L’intégration se réalise généralement par étape, cela permet à tout le monde de prendre ses marques avec ce nouveau système.
L’organigramme
La première étape va consister à créer des comptes administrateurs. Vous allez ensuite rattacher à ces derniers votre personnel. Pour cela, vous pouvez transposer votre organisation habituelle, par équipes. Ce faisant, chacun disposera de ses propres fonctionnalités et droits d’accès.
Paramétrez votre installation
Nul besoin d’une maîtrise parfaite du sujet pour cette étape, mais si besoin, votre opérateur vous accompagnera. C’est le moment de programmer les différents paramètres de votre nouveau système, à commencer par le message d’accueil et l’annonce des plages horaires durant lesquelles vos collaborateurs sont disponibles.
L’intégration et la portabilité
Techniquement, vous finaliserez votre installation en procédant à l’intégration du système à votre matériel existant. Pour plus d’efficacité, il est recommandé de demander la portabilité de chaque numéro, surtout dans le cas d’une entreprise déjà bien installée.
Pour en savoir plus sur les types de réseaux pour la téléphonie IP, leurs exigences de bande passante et la gestion de ces réseaux, consultez notre article dédié.
Formez vos équipes
Secteur par secteur, accompagnez vos équipes durant cette transition. Plus tôt la téléphonie IP sera maîtrisée par vos collaborateurs, plus tôt vous pourrez faire fructifier votre entreprise.
Quels sont les principaux avantages de la téléphonie IP ?
La migration vers la téléphonie IP est incontournable, mais cela ne veut pas dire qu’elle n’est pas hautement profitable aux entreprises. Cet impératif représente même une belle opportunité pour votre activité. Les avantages sont légion.
Découvrez plus en détail les avantages de la téléphonie IP dans notre article dédié.
Une mobilité totale
Une offre de téléphonie IP libère vos équipes, géographiquement parlant. En utilisant un système dématérialisé, les frontières et contraintes habituelles sont tout simplement annihilées. Vos collaborateurs peuvent exploiter ce système sur tous les supports actuels (téléphones fixes, smartphones, ordinateurs et tablettes). Vos salles de réunion, à condition que ces dernières soient équipées d’un système audio/vidéo, sont aussi concernées.
Une entreprise modernisée
Cela paraît anodin, mais une modernisation d’entreprise impacte votre activité à différents niveaux. Vos équipes bénéficient d’options leur permettant de gagner du temps, d’être plus performantes et plus proches de vos clients. Ce petit détail peut être un vecteur important de votre développement. De même, la téléphonie IP impacte votre image de marque. Vous devenez plus réactif, plus compétitif. Ce changement sera ressenti par votre clientèle.
Une parfaite maîtrise du budget
Plongez vers une nouvelle technologie peut faire peur, financièrement parlant. Pourtant, avec la téléphonie IP, cela ne présente aucun risque de ce genre, bien au contraire. Un système dématérialisé réduit considérablement les coûts à long terme.
- tous vos outils Office365 sont réunis sur une seule plateforme,
- possible intégration de modules complémentaires,
- pas d’entretien annuel du matériel,
- pas de dépenses liées aux dépannages et maintenance.
Quelles sont les précautions à prendre avec la téléphonie IP ?
Le véritable défi à relever en matière de téléphonie dématérialisée réside dans la sécurisation du système.
- outre l’isolation de votre réseau d’entreprise, il est recommandé d’utiliser un VPN performant et fiable,
- le cryptage et les tunnels proxy doivent être intégrés dès la mise en place,
- cette migration peut être l’opportunité de trouver un meilleur pare-feu,
- limitez l’accès aux données sensibles aux seules personnes responsables,
- prévoyez un bon contrôle des sessions ouvertes,
- créez un système d’alertes,
- faites régulièrement le point sur les rapports de sécurité et d’utilisation du réseau.
Toutes ces bonnes habitudes viennent s’ajouter en complément du cloud. Ce dernier représente déjà, à lui seul, une bonne méthode de sécurisation de votre système. Grâce à lui, vous pouvez gérer l’ensemble du réseau à distance. L’administration reste simple, intuitive, précise, fiable et vous permet de rester particulièrement réactif en cas de nécessité. De plus, sachez qu’en cas de détérioration de matériel ou problème majeur, la téléphonie IP permet de sécuriser toutes vos données en ligne.
