L’avènement et l’amélioration de plus en plus innovante des technologies de communication d’entreprise éclipsent les procédés analogiques déficients et coûteux. On parle maintenant de téléphonie VoIP, de messagerie électronique, de vidéoconférence et plus récemment de communication unifiée. Cette dernière qui connaissait déjà un grand succès en Amérique et en Asie conquiert depuis peu l’Europe. Qu’est-ce donc que cette technologie? Quels sont les avantages de la communication unifiée pour une entreprise? Trouvez ici des éléments de réponse.
La communication unifiée: de quoi s’agit-il?
Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises recherchent des solutions de télécommunication et de bureautique performantes.
Encore appelée Unified communication (UC) en anglais, cette technologie désigne un ensemble d’outils professionnels de communication qui favorise la connectivité des acteurs d’une entreprise en tout temps et en tout lieu. Elle crée une continuité entre les dispositifs d’échanges fixes et mobiles, de même que la voix data, tout ceci administré dans un espace unique.
On y retrouve alors:
- les outils de collaboration entre employés de l’entreprise comme les transferts de documents, les contrôleurs de présence, l’application de partage de messages instantanés;
- les équipements de communication interne et externe, qu’ils soient fixes comme le PABX ou mobiles (smartphones, PC, etc.), de même que les dispositifs d’échanges en conférence audio et visuelle;
- les ressources informatiques à savoir les ordinateurs, les logiciels d’édition de texte et de comptabilité, la messagerie par mail, etc.
Les entreprises réalisent l’importance de cette technologie pour la productivité et les échanges, d’où son actuelle généralisation.
Les avantages de la communication unifiée pour l’entreprise
Collaborative, pratique, ergonomique… la liste des qualificatifs pourrait s’allonger pour décrire l’UC qui présente de nombreux avantages.
Une connexion continue au réseau de communication de l’entreprise
Cette approche de communication permet, à travers un numéro unique, la synchronisation des équipements fixes et mobiles. Ainsi, au bureau, à la maison comme en déplacement, les échanges professionnels ne sont pas interrompus.
Vous pouvez alors paramétrer le système de sorte à transférer sur un autre terminal (PC, tablette, téléphone fixe de votre domicile) les appels, messages ou documents électroniques envoyés sur votre téléphone ou ordinateur de bureau. Ainsi, vous restez joignable partout et vous gérez les urgences au plus vite.
Accessible par plusieurs canaux de communication
Conçue pour améliorer la productivité de l’entreprise, l’UC peut être intégrée à son CRM. Elle se révèle pratique, en ce qu’elle résume sur une interface ergonomique et compréhensible les contacts de vos interlocuteurs en affaire, vos agendas, votre messagerie électronique… À l’aide du mode click-to-call, toutes les actions s’exécutent juste en quelques clics.
Pour des personnes plutôt mobiles, il faudra préférer l’accessibilité par un portail web, et ceci par n’importe quel navigateur. Ainsi, la connexion Internet devient la seule ressource nécessaire.
Fluidité de la collaboration au sein de l’entreprise
En tant qu’outil de productivité, l’UC permet de vérifier la présence d’un employé au travail. Toute action s’initie alors suivant son statut de disponibilité.
Au sein de l’entreprise, la pluralité de canaux de communication favorise les échanges. On peut donc choisir les mails ou SMS, les appels IP ou analogiques, les réunions par téléphonie fixe ou par visioconférence, etc. La collaboration s’améliore grâce à une dynamique de travail centrée sur la performance.
Des coûts de communications maîtrisés
La communication unifiée permet à une entreprise de réaliser des économies sur deux plans. D’une part, son intégration rend certains équipements désormais inutiles. Elle allège donc votre besoin en appareils, vous épargne des dépenses de fonctionnement et d’entretien divers.
D’autre part, vous déboursez beaucoup moins pour un abonnement télécom. En effet, la téléphonie IP favorisée par les numéros virtuels constitue une meilleure alternative en termes de coût de communication, de mobilité et de compatibilité avec l’ensemble de vos équipements.
Sa mise en œuvre au sein d’une PME ou TPE exige une expertise reconnue aux intégrateurs de solution de téléphonie.
Le déploiement de cette technologie au sein d’une entreprise
La communication unifiée demeure un outil de haute technicité, et Kavkom fournit des solutions qui rendent cela possible.
Ainsi, l’intégration suit d’habitude des protocoles optionnels qui caractérisent le déploiement des actions comme:
- la vérification de la présence de vos correspondants;
- l’organisation des sessions multimédia;
- le contrôle à distance des terminaux de communication;
- la gestion des logiciels d’édition de textes, de calculs et de présentation graphique;
- les chats et les réseaux sociaux, etc.
Il en est de même pour l’utilisation de l’outil de communication unifiée. En réalité, l’entreprise dispose d’une grande indépendance si elle décide d’externaliser l’interconnexion de ses canaux chez un hébergeur. Cette option pratique pour les PME et TPE procure des services sans interruption. En revanche, le service ne peut être délivré à l’entreprise par le cloud, si elle l’héberge sur ses propres serveurs.
En conclusion, la communication unifiée représente l’avenir de la communication en entreprise, car on note à l’échelle planétaire une forte adhésion des startups à sa dynamique. Solution de collaboration et de mobilité, elle offre de nombreuses facilités favorables à la performance individuelle au sein de l’entreprise. Elle valorise également son prestige vis-à-vis des partenaires et des clients.
