Mettez un appel en attente
Le message d’attente VoIP est une fonction essentielle dans les systèmes modernes de télécommunication qui améliore l’expérience des appelants en attente. Quand un client appelle votre entreprise et que toutes les lignes ou agents sont occupés, plutôt que de simplement laisser sonner sans fin, le système VoIP joue un message préenregistré. Ces messages peuvent varier de simples notes de musique à des messages vocaux complexes incluant des informations utiles telles que les horaires d’ouverture, des annonces spéciales, ou un simple « merci de patienter », par exemple.
Un message d’attente VoIP bien conçu assure à l’appelant que son appel est important et sera traité dès qu’un agent sera disponible. Cela peut inclure un message de bienvenue (« Bonjour et bienvenue chez [Nom de votre société]« ), des assurances de prise en charge (« un collaborateur vous répondra dans un instant« ), ou des informations spécifiques sur des promotions ou des événements actuels (« Connaissez-vous notre nouvelle promotion?« ). Utiliser des messages en plusieurs langues comme l’anglais ou le français peut aussi assurer que les clients de différents milieux linguistiques se sentent pris en charge et apportent une vision professionnelle de votre entreprise.
Optimisez l'attente téléphonique avec Kavkom : Une touche de créativité dans chaque appel
Chez Kavkom, transformez l’attente téléphonique en une expérience captivante pour vos correspondants, tout en maximisant votre productivité. Avec notre fonction de mise en attente en un clic, désactivez votre microphone pendant un appel et partagez une musique d’attente personnalisée et automatique qui reflète l’identité de votre marque. Discutez discrètement avec vos collègues sans compromettre la confidentialité, puis reprenez le fil de votre conversation en toute fluidité, garantissant une communication sans interruption.
Personnalisation de votre expérience d'attente
Faites de chaque minute d’attente une opportunité d’engager et d’informer vos clients. Avec Kavkom, diffusez non seulement de la musique, mais aussi des messages promotionnels ou des informations sur vos services pendant l’attente. Cela transforme chaque seconde d’attente en une chance de renforcer votre image de marque et d’éveiller l’intérêt de vos clients, faisant de l’attente une partie intégrale de votre stratégie de communication. Vous pouvez renouveler ou modifier l’accueil musical autant que nécessaire votre répondeur pour l’adapter au fil de l’année en fonction des temps forts de votre entreprise.
Maximisez les avantages de la mise en attente
Utilisez les moments d’attente pour préparer des réponses plus informées et collaborer avec votre équipe. Avec Kavkom, accédez facilement à des informations cruciales, prenez des notes et discutez des détails sans précipitation. Cela vous permet de fournir des réponses complètes et précises lors de la reprise de l’appel, améliorant ainsi la satisfaction client et augmentant les chances de succès dans vos interactions commerciales.
Intégration et gestion facilitées
Kavkom enrichit votre système téléphonique avec une intégration facile à divers outils et applications, optimisant l’usage de votre standard téléphonique VoIP. Personnalisez les messages d’attente via notre interface utilisateur intuitive ou notre serveur vocal interactif (SVI) pour une expérience vraiment sur mesure. Notre plateforme vous offre le contrôle total pour créer, gérer, et diffuser des messages vocaux personnalisés qui captivent et informent, tout en maintenant l’engagement de vos appelants.
En intégrant les fonctionnalités avancées de Kavkom, chaque appel devient une opportunité d’affirmer votre professionnalisme et d’améliorer l’efficacité de votre communication. Adoptez Kavkom et transformez l’attente passive en un moment actif de communication et de marketing.
Élevez l'expérience client avec la Musique d'Attente Personnalisée de Kavkom
Chez Kavkom, nous comprenons que l’expérience client est cruciale pour le succès de votre entreprise. C’est pourquoi nous vous proposons notre fonctionnalité de Musique d’Attente Personnalisée, conçue pour rendre l’attente non seulement agréable mais aussi enrichissante. Imaginez vos appelants, accueillis par une mélodie qui non seulement apaise mais aussi communique la qualité et le professionnalisme de votre marque. Créez une ambiance qui reflète votre identité d’entreprise tout en informant les clients sur vos services et offres grâce à des messages vocaux personnalisés.
Pré-Décroché, Message d'Attente et Répondeur : les différences
Dans le monde de la téléphonie d’entreprise, comprendre les différences entre pré-décroché, message d’attente et répondeur est essentiel pour optimiser l’expérience téléphonique et renforcer l’efficacité de votre communication.
Pré-décroché : Cette phase, souvent sous-estimée, est votre première opportunité de communication dès que l’appelant commence à sonner. Avant même que l’appel ne soit pris en charge par un agent ou un répondeur, un message vocal peut être diffusé pour accueillir l’appelant avec un simple « Bonjour et bienvenue » ou « Merci de patienter ». Ce message, bref mais crucial, est utilisé pour instaurer une ambiance professionnelle et peut être personnalisé dans différentes langues, comme le français ou l’anglais, selon le profil de l’appelant.
Message d’attente : Contrairement au pré-décroché, qui est bref, le message d’attente intervient lorsque l’appelant est placé en file d’attente. Ce message peut être enrichi de musiques et de textes informatifs ou promotionnels, conçus pour maintenir l’intérêt de l’appelant tout en réduisant son impatience. C’est une occasion de renforcer votre image de marque et de communiquer des informations clés, comme les heures d’ouverture des bureaux ou des offres spéciales.
Répondeur : Le répondeur, ou messagerie vocale, prend le relais lorsque aucun agent n’est disponible pour répondre ou en dehors des heures d’ouverture. Les messages laissés par les appelants sont enregistrés pour une écoute ultérieure, permettant de ne jamais manquer d’appels importants. Cela permet une gestion flexible et assurée des contacts entrants, offrant également la possibilité d’un suivi personnalisé grâce à l’enregistrement et l’analyse des messages.
Chaque élément, du pré-décroché au répondeur, joue un rôle stratégique dans la gestion des communications téléphoniques, permettant aux entreprises de créer un système fluide qui améliore l’expérience client tout en maximisant l’efficacité opérationnelle. Kavkom propose des solutions avancées pour personnaliser ces interactions, utilisant la technologie VoIP pour intégrer ces fonctionnalités directement dans votre système téléphonique standard ou via internet, rendant la gestion des communications aussi simple et efficace que possible.
Questions fréquemment posées
Qu’est-ce qu’un message d’attente téléphonique ?
Un message d’attente téléphonique est un enregistrement vocal qui est diffusé lorsque quelqu’un est placé en file d’attente ou attend que quelqu’un réponde. Il peut inclure des informations utiles, des remerciements pour la patience, ou un simple message de bienvenue « Bonjour et merci de patienter », souvent accompagné d’une musique de fond.
Quelle musique choisir pour accompagner son message ?
Choisir la musique pour accompagner un message d’attente dépend du type de votre entreprise et de votre public cible. Optez pour une musique qui reflète l’image de votre marque et qui peut rendre l’attente agréable. Les studios spécialisés peuvent vous aider à sélectionner le bon type musical et à créer une ambiance sonore adaptée.
Comment mettre son message d’attente sur son téléphone ?
Pour mettre en place un message d’attente sur votre téléphone, accédez aux paramètres de votre système de téléphonie via un logiciel ou une interface web fournie par votre opérateur ou fournisseur de services de VOIP, comme Kavkom. Vous pouvez ensuite charger le fichier audio de votre choix et configurer les options pour l’activer lors des appels entrants. Assurez-vous de tester le message pour vérifier que tout fonctionne comme prévu.
