נמאס לכם ממערכת טלפונים מסורתית יקרה ולא גמישה שפוגעת בפרודוקטיביות שלכם? המורכבות של מערכת טלפונים מסורתית מבזבזת את זמנכם ומשאביכם, ללא אינטגרציה חלקה עם מערכת ניהול קשרי הלקוחות (CRM). אתם זקוקים לפתרון טלפון ענן פשוט וניתן להרחבה שמפחית עלויות ומקל על ניהול שיחות עסקיות.
במדריך זה, תגלו את 5 השלבים המרכזיים להעברת המרכזייה המסורתית שלכם לפתרון טלפוניה ענן עוצמתי. נראה לכם כיצד לאבחן את מערכת הטלפון שלכם, להגדיר את הצרכים שלכם, להשוות את הצעות ה-VoIP הטובות ביותר ולפרוס פתרון עסקי מאובטח המשולב עם מערכת ה-CRM שלכם כדי להגביר את הפרודוקטיביות של העסק הקטן והבינוני שלכם.
נקודות מפתח:
- טלפוניה בענן אידיאלית לעסקים קטנים ובינוניים : גמישה יותר, זולה יותר, תואמת לעבודה מרחוק ומשולבת עם כלים עסקיים כמו CRM.
- 5 שלבים מרכזיים להגירה מוצלחת : ביקורת של המערכת הנוכחית, הגדרת צרכים, השוואת הצעות, פריסה מובנית ולאחר מכן אופטימיזציה מתמשכת.
- Kavkom בולטת : פריסה מהירה, ללא התחייבות, תמיכה אנושית מהירה דוברת צרפתית וממשק שנועד למבנים קטנים.
- יתרונות קונקרטיים : חיסכון של עד 50% בעלויות, ניהול שיחות טוב יותר, חיסכון בזמן ושיפור הביצועים תוך מספר שבועות בלבד.
- ההצלחה תלויה בשותף הנכון : בחירת פתרון קל להתקנה, משולב היטב ונתמך על ידי צוות מהיר משנה הכל עבור העסק הקטן והבינוני שלכם.
למה כדאי לעבור לטלפוניה בענן בעסק שלך?
מערכות טלפון מסורתיות הן מיושנות. חומרה יקרה, תחזוקה כבדה וחוסר ניידות פוגעים בפריון ובגמישות של עסקים, במיוחד עסקים קטנים ובינוניים. יתר על כן, הן חסרות אינטגרציה עם כלים מודרניים כמו מערכות CRM, מה שמגביל את שירות הלקוחות ואת תגובת הצוות.
עם טלפוניה בענן, הכל משתנה. אין צורך במרכזיית טלפונים או בקווים פיזיים: שיחות מתבצעות דרך האינטרנט (VoIP), באיכות HD ואבטחה תואמת GDPR. הניהול מרוכז באמצעות ממשק פשוט, נגיש מכל תחנת עבודה, במשרד או מרחוק.
יתרונות מערכת הטלפון הזו עבור חברות קטנות ובינוניות:
- הפחתת עלויות
- גְמִישׁוּת
- איכות שיחה משופרת
- אינטגרציה פשוטה יותר עם כלי עסקיים
חברות שעברו לענן רואות הפחתה של 30-50% בעלויות התשתית , על ידי ביטול רכישות חומרה, תחזוקה וצריכת אנרגיה נלווית ( pmarketresearch.com )
אבל מעל הכל, 80% מהם ראו שיפור בביצועיהם בפחות מ-6 חודשים : יותר גמישות בחילופי דברים, פחות בזבוז זמן, יחסי לקוחות טובים יותר ( vocalcom.com )
בין הפתרונות בשוק, Kavkom בולטת בפשטותה:
- אין התקנת חומרה
- הפעלה מהירה
- שיחות, הקלטות, ניטור ו-CRM, הכל בכלי אחד (אינטגרציות CRM מקוריות או CRM בסיסי של Kavkom)
- ללא התחייבות, מותאם לעסקים קטנים ובינוניים
על ידי מעבר לענן עם Kavkom, עסקים משפרים ביצועים, מפחיתים עלויות ומכינים את עצמם לעתיד.
שלב 1: הערכת מערכת הטלפון הנוכחית שלך
לפני המעבר, עליכם לדעת מאיפה אתם מתחילים. ביקורת של פתרון התקשורת הנוכחי שלכם עוזרת לזהות את המגבלות הטכניות והפיננסיות של התשתית שלכם.
התחל בזיהוי:
- מספר המשרות הפעילות
- עלויות תחזוקה ומנוי
- אירועים חוזרים או הפרעות שירות
- רמת האינטגרציה הנוכחית עם כלי העסק שלך (CRM, תמיכה וכו')
כמו כן, רשום את הציוד הקיים: תחנות עבודה קבועות, כבלים, קופסאות, רישיונות תוכנה. זה ייתן לך תמונה ברורה של המשאבים שגויסו ויאפשר לך להשוות לפתרון ענן עתידי, שהוא גמיש וקל יותר.
מטרה: למדוד את הפער בין המערכת הנוכחית שלך לבין הציפיות שלך מבחינת ביצועים, עלות וגמישות.
שלב 2: הגדירו את הצרכים והמטרות הספציפיים שלכם
לכל ארגון יש את סדרי העדיפויות שלו. חיוני להגדיר את הצרכים שלכם לפני בחירת פתרון ענן לטלפוניה העסקית שלכם.
שאל את עצמך את השאלות הנכונות:
- האם אתם זקוקים לאינטגרציה חלקה עם מערכת ה-CRM שלכם?
- האם הצוותים שלכם עובדים מרחוק או במספר אתרים?
- האם תרצה להקליט שיחות תמיכה או הדרכה?
- האם יש לכם דרישות אבטחה (GDPR) או פיקוח ספציפיות?
קבעו מטרות קונקרטיות:
→ הפחתת עלויות ב-X%
שיפור שיעור הנשירה
→ האצת קשרי לקוחות
ניהול שיחות טוב יותר
אלמנטים אלה ינחו באופן טבעי את בחירת פתרון הטלפוניה המקצועי המתאים ביותר.
שלב 3: השווה הצעות לפתרונות טלפוניה עסקיים
הנה הקריטריונים המרכזיים להשוואה:
| קריטריונים | למה זה משנה |
|---|---|
| עלות כוללת | מנוי למשתמש, דמי התקנה |
| מאפיינים | VoIP, הקלטות, ניטור, שילוב CRM |
| תמיכה טכנית | זמינות, איכות שירות הלקוחות |
| פְּרִיסָה | זמן יישום, מורכבות טכנית |
| גְמִישׁוּת | מספר משתמשים ניתן להתאמה, ללא התחייבות |
דגש על קווקום :
- פריסה מהירה (כמה שעות)
- גמיש, ללא התחייבות, מחירים גמישים
- אינטגרציה מקורית עם מערכות CRM מרכזיות
- תמיכה אנושית דוברת צרפתית, זמינה ומהירה
- ממשק קל לשימוש, מיועד לעסקים קטנים ובינוניים
קווקום מסמנת את כל הדרישות למעבר חלק ויעיל.
בין נקודות החוזק שלה: חייגן חיזוי מקורי, API פתוח לאינטגרציות מותאמות אישית ופיקוח בזמן אמת (האזנה, אימון וכו').
שלב 4: הטמעה ופריסה של פתרון ה-VoIP שלך
פריסה מוצלחת מתחילה בארגון טוב.
תכנון :
בחרו זמן שקט להשקת ההגירה. הודיעו לצוותים והכינו תוכנית תקשורת פנימית.
הכנה טכנית :
בדוק את איכות חיבור האינטרנט שלך, ודא את תאימות הציוד שלך (אוזניות, מחשבים).
אימון :
הכשרו את העובדים שלכם באמצעות מפגשים קצרים, הממוקדים לפי תפקיד (סטנדרטי, תמיכה, מכירות וכו').
הגירה הדרגתית :
פריסה לקבוצת פיילוט קטנה תחילה, ולאחר מכן הרחב לכל הצוותים.
טיפ: בחרו ספק עם תמיכה אנושית פעילה כדי לסייע למשתמשים במקרה של חסימה או שאלה.
שלב 5: ניטור, תמיכה ואופטימיזציה מתמשכת
לאחר הקמת פתרון הענן, הוא חייב להמשיך להתפתח בהתאם לשימושים שלכם.
אינדיקטורים שיש לעקוב אחריהם :
- שיעור שביעות רצון הלקוחות לאחר השיחה
- זמן תגובה ממוצע
- עוצמת שיחות שלא נענו
- עלויות תפעול חודשיות
תמיכה ותחזוקה :
- ספק טוב מציע תמיכה טכנית מהירה ואנושית
- עדכונים שוטפים מבטיחים אבטחה ויציבות
- ניתוח סטטיסטיקות מאפשר לך לייעל את זרימת השיחות, הודעות הברכה או חלוקת הצוות.
עם פתרון כמו Kavkom, יש לכם תא טייס שליטה מלא בזמן אמת כדי לשפר באופן מתמיד את ביצועי הטלפון שלכם.
שאלות נפוצות – שאלות נפוצות
מהי טלפוניית IP או טלפוניית VoIP?
VoIP (פרוטוקול קולי מעל האינטרנט) מאפשר לך לבצע שיחות דרך האינטרנט, ללא קו טלפון מסורתי. הוא ממיר קול לנתונים דיגיטליים. התוצאה: שיחות זולות יותר, איכות HD וגמישות מוחלטת. הוא עובד במחשבים אישיים, טלפונים ניידים או טלפוני IP, בכל מקום בו נמצאים הצוותים שלך.
כיצד לבחור את פתרון הטלפון הנכון לעסקים קטנים?
קחו בחשבון את קלות ההתקנה של תוכנת הטלפון, את איכות התמיכה, את התכונות הכלולות (CRM, הקלטות, ניטור) ואת גמישות התמחור. הצעה ללא התחייבות ומהירה לפריסה, כמו זו של Kavkom, היא לרוב אידיאלית לעסקים קטנים.
אילו מאפיינים צריכים לעסקים קטנים ובינוניים לתעדף?
עבור עסקים קטנים ובינוניים, הכלים החיוניים כוללים VoIP באיכות HD, שילוב CRM, העברות חכמות, הקלטת שיחות, ניטור בזמן אמת ועמידה בתקנות ה-GDPR. כלים אלה משפרים את קשרי הלקוחות ומקדמים את צמיחת העסק שלכם.
סיכום
מעבר לטלפוניה בענן אינו רק עניין של מודרניזציה של כלי: מדובר בחשיבה מחודשת ביסודיות על אופן התקשורת של העסק שלכם. החל מניתוח המערכת הנוכחית ועד לאופטימיזציה מתמשכת, כל שלב בתהליך מסייע לפשט את הניהול, לשפר את איכות התקשורת ולהפחית עלויות.
עבור עסקים קטנים ובינוניים, שינוי זה הוא אסטרטגי: הוא מביא גמישות, ביצועים וחיסכון בזמן על בסיס יומי. ועם פתרונות כמו Kavkom , המעבר מהיר, ללא התחייבות, ומעל הכל, נועד לענות על הצרכים הקונקרטיים של הצוותים. התוצאה: טלפוניה פשוטה ויעילה, המותאמת לשימושים מקצועיים חדשים.
