טלפוניה לבעלי מקצוע: בחירה ופריסה של מערכת VoIP מבוססת ענן עבור אינסטלטורים וחשמלאים מבלי לפספס שיחות

אתם תקועים עד הצוואר בצינור. הטלפון מצלצל. אתם לא יכולים לענות.

וכאן זה נהיה יקר. לקוח שלא מקבל תשובה מתקשר לאינסטלטור הבא, נקודה. בינתיים, ייתכן שאתם מחפשים את הטלפון החזק ביותר בשוק, כשלמעשה הבעיה האמיתית אינה המכשיר.

הבעיה היא ניהול שיחות. מערכת הטלפון של בעל מקצוע אמיתי מסתמכת על מרכזיה מבוססת ענן שמנתבת, עונה ומעבירה שיחות עבורכם, עם מספר עסקי ייעודי ומערכת IVR.

תראו כיצד להגדיר את המערכת הזו ללא חומרה, תוך דקות ספורות, ואילו אפשרויות לבחור בין מספר עסקי, ניתוב ואוטומציה. נבחן גם את העלות בפועל, ללא התחייבות וחיוב יחסי כדי לעמוד בקצב עונת העבודה שלכם.

למה הטלפון הטוב ביותר באתרי העבודה לא פותר את בעיות השיחות שלא נענו שלכם.

אתם מחפשים את הטלפון החזק ביותר בשוק שיעמוד בתלאות של אתרי העבודה שלכם? זה רעיון טוב.

אבל העניין הוא, שהוא לא פותר את הבעיה האמיתית שלכם.

טלפון עמיד בפני אבק, מים ונפילות. מושלם. חוץ מזה שהוא עדיין מצלצל בלי מענה כשאתם תקועים עם שתי הידיים בצינור ניקוז או בראש סולם. המארז מגן על המכשיר. הוא לא עונה לכם.

וכאן זה כואב. בעל מקצוע שמפספס חלק מהשיחות שלו בשעות היום, הצעות המחיר שלו חומקות מדי חודש, לעתים קרובות מבלי להבין זאת כלל. החלק הגרוע ביותר הוא התזמון: כשאתה מתקשר בחזרה בערב, מספר לא מבוטל של לקוחות כבר יצרו קשר עם המתחרה הסמוך. הלקוח לא מחכה לך. הוא ייקח את בעל המקצוע הראשון שהוא יכול להשיג.

זו הסיבה שמערכת טלפונים יעילה באמת עבור בעלי מקצוע עוסקת בעיקר בניהול שיחות, הרבה יותר מאשר במכשיר עצמו. ההבדל פשוט: הטלפון הוא האובייקט הפיזי. מרכזיית הענן היא המערכת שמנתבת, מעבירה ומקבלת שיחות עבורכם.

עם מספר עסקי ייעודי לאנשי מקצוע , תוכלו סוף סוף להפריד בין החיים האישיים והמקצועיים שלכם. ניתן להעביר שיחה נכנסת לעמית, לשלוח אותה לשירות תא קולי מקצועי מחוץ לשעות הפעילות, או להדריך אותה על ידי תפריט אוטומטי. הזמינות שלכם אינה תלויה עוד בזמינות המיידית שלכם.

בסעיפים הבאים, נראה כיצד להגדיר מערכת טלפון מבוססת ענן זו, ללא כל חומרה ובתוך דקות ספורות.

מערכת טלפון בענן לעומת פקיד קבלה וירטואלי: כיצד לבנות את קליטת הטלפון של החברה שלכם.

האם אתם מהססים בין הקמת מערכת טלפון משלכם לבין תשלום למישהו שיענה לשיחות עבורכם? שאלה טובה.

בואו נאמר זאת בפשטות: אלו שתי גישות מנוגדות. מערכת טלפונים מבוססת ענן עבור בעלי מקצוע מנהלת את השיחות שלכם באופן פנימי. שירות קבלה וירטואלי, לעומת זאת, מאציל את המענה האנושי לספק חיצוני.

נתחיל עם שירות מענה קולי מבוסס ענן. עם Kavkom, אתם בשליטה מלאה. מערכת מענה קולי אינטראקטיבית (IVR) הניתנת להתאמה אישית מקבלת את פני המתקשר ומאפשרת לו להתעדכן. לקוח לוחץ 1 למצב חירום של דליפה, 2 להצעת מחיר ו-3 לעדכון על פרויקט נוכחי. ניתוב שיחות שולח כל בקשה למקום הנכון, בהתאם ללוח הזמנים שלכם.

בערבים אחרי 18:00, השיחות מועברות אוטומטית להודעה מותאמת אישית. אתם מחליטים על הכללים, לא ספק השירות.

עכשיו, בואו נדבר על פקידי קבלה וירטואליים. צוות מרוחק עונה לשיחות, מקבל את ההודעות שלכם, ולפעמים מנהל את היומן שלכם. נוח אם אתם רוצים להאציל הכל ללא כל הגדרה. אבל אתם מאבדים שליטה על תרחישי טיפול בשיחות, והחשבון מצטבר במהירות. בהתאם לנפח, אנחנו מדברים על כמה מאות עד יותר מאלף יורו לחודש.

הנה ההבדל האמיתי: הענן נועד לארגון קבלת הפנים שלכם. פקידי קבלה וירטואליים נועדו לבצע אותה עבורכם.

ובואו נבהיר דבר אחד. פתרון טלפוניה עבור אנשי מקצוע בתחום הבנייה כמו קווקום אינו מרכז שירות חיצוני. זהו כלי פנימי. אתם, או הצוות שלכם, מנהלים את השיחות שלכם בעזרת כלים שמסננים אותן מראש.

עבור עסק עם שיאים עונתיים, זהו תהליך משנה את כללי המשחק. ניתן להתאים את לוחות הזמנים בכמה לחיצות בלבד כאשר החורף גורם ללוח השנה להיות עמוס, מבלי שתצטרכו לנהל משא ומתן מחדש על חוזים. אתם שומרים על שליטה, ללא צורך בהתקנה של ציוד.

שלושת עמודי התווך של מערכות טלפון עסקיות יעילות עבור חברות בנייה

רוצים לבנות את מערכת הטלפון שלכם מבלי להיתקע בז'רגון? חדשות טובות: הכל מסתכם בשלוש אבני בניין פשוטות:

מספר ייעודי, מרכזיה מבוססת ענן ואוטומציה. כל אחת מהן עונה על צורך ספציפי בעבודתו היומיומית של אינסטלטור או חשמלאי. בואו נבחן אותן אחת אחת.

המספר הווירטואלי הייעודי להפרדת עבודה וחיים אישיים

דמיינו שאתם נותנים את המספר האישי שלכם ללקוח במקרה חירום, ושלושה חודשים לאחר מכן הוא מתקשר אליכם בערב שבת. נשמע מוכר?

מספר וירטואלי פותר את הבעיה הזו. זהו מספר קווי מקצועי, המאוחסן בענן, נגיש דרך האינטרנט. אין כרטיס SIM, אין קו פיזי להפעלת. אתם שומרים על מספר הנייד האישי שלכם.

עם Kavkom, אתם יכולים גם לעשות שימוש חוזר במספר קיים. ניידות המספר העסקי שלכם שומרת על זה שהלקוחות שלכם כבר מכירים, מבלי שתצטרכו להדפיס מחדש דבר על הצעות המחיר שלכם או על הטנדר שלכם.

ומבחינת השימוש, יש לכם חופש מוחלט. מספר ה-IP המקצועי הזה לבעלי מקצוע מצלצל בטלפון החכם שלכם דרך האפליקציה, בטלפון אינטרנטי ממחשב המשרד שלכם, או בטלפון IP פיזי אם אתם מעדיפים מכשיר נייד מסורתי. נקודה אחרונה זו חשובה: טלפון ה-IP הפיזי כלול ללא עלות נוספת עם Kavkom, בעוד שאחרים גובים עליו תשלום כאופציה.

התוצאה עבור טלפוניה ניידת לבעלי מקצוע : מספר מקצועי יחיד עוקב אחריכם לכל מקום, וחיכם הפרטיים נשארים ללא הפרעה בערבים.

מרכזיית ענן עם IVR וניתוב לתעדוף מצבי חירום:

לא כל השיחות נוצרו שוות. נזילה שמציפה מטבח לא יכולה לחכות כמו בקשה להצעת מחיר לשיפוץ בשנה הבאה.

זהו בדיוק תפקידה של מערכת IVR (מענה קולי אינטראקטיבי). אתם מגדירים תפריט קולי כגון: לחצו 1 לחירום, לחצו 2 להצעת מחיר. המתקשר מסווג אוטומטית, ואתם יודעים מיד למה לצפות עוד לפני שאתם עונה.

לאחר מכן, ניתוב השיחות משתלט. שיחת חירום מקבלת עדיפות לטכנאי הזמין, ולא לתא קולי. אם אף אחד בצוות לא עונה, אתם מגדירים תרחיש של גלישה: השיחה מועברת לעמית, ואז למערכת תא קולי מקצועית.

עבור ניהול שיחות אינסטלטור , מיון מראש זה משנה את כללי המשחק. אתם מטפלים בשיחות הדחופות במהירות, והשאר זורם בצורה חלקה. והכל מוגדר דרך ממשק, ללא צורך בחיבור חומרה.

אוטומציה ועוזרי קול: כלי עם מגבלות ממשיות

. עוזרי קול מייצרים הרבה באזז. ויש להם ערך אמיתי, במיוחד עבור זיהוי אוטומטי של בקשות.

עוזר קולי יכול לרשום את השם, הכתובת ואופי הבעיה בזמן שאתם באתר. זה שימושי לייעול זרימת השיחות ולהימנעות מהזנת נתונים ידנית.

אבל בואו נהיה כנים לגבי המגבלות שלו. מול מקרה חירום מורכב לפתרון בעיות, כלי מסוג זה מגיע במהירות לגבולותיו. לקוח מבוהל שמתאר בצורה גרועה את הדליפה שלו, מקרה טכני הדורש שלוש שאלות ספציפיות: במצבים כאלה, שום דבר לא מחליף אדם שמבין את העבודה.

אוטומציה עובדת טוב יותר כהשלמה מאשר כתחליף. מערכת טלפונים מקצועית מבוססת ענן כמו Kavkom מנהלת ניתוב, תזמון וגלישה, בעוד שכלים אוטומטיים מטפלים בבקשות פשוטות.

הניסיון מראה שהאיזון הזה הוא מה שגורם לזה לעבוד לאורך זמן. הטלפוניה החזקה ביותר עבור בעלי מקצוע משלבת תקן VoIP אמיתי עם כמות נכונה של אוטומציה. שום כלי לא יכול להחליף את המומחיות שלך בשטח ב-100% מהמקרים.

אינסטלטורים וחשמלאים: תרחישי שיחות ומקרי שימוש קונקרטיים בשטח.

מספיק תיאוריה. בואו נראה איך זה באמת כשהטלפון מצלצל והידיים שלך עסוקות.

שני בעלי מקצוע, שני מקצבים. האינסטלטור תמיד מגיב למקרי חירום, החשמלאי מתכנן את עבודתו. מערכת הטלפון מבוססת הענן מסתגלת לשניהם.

בואו ניקח לדוגמה את האינסטלטור. יום שלישי, בשעה 11 בבוקר, אתם עובדים מתחת לכיור. לקוח מתקשר, מבוהל: הדוד שלו דולף ומים מציפים את הסלון. עם מערכת IVR שתצורתה נכונה, הוא לוחץ 1 למקרה חירום. השיחה לא עוברת לתא הקולי. היא מצלצלת תחילה בטלפון הנייד של הקולגה הזמין שלכם, או באפליקציה שלכם אם אתם יכולים לענות למשך שלושים שניות בין משימות.

ואם אף אחד לא עונה? מערכת הניתוב עוברת לתרחיש של גלישה, מעבירה שיחות למספר שני, ולבסוף לתא קולי מקצועי ומנחם. עבור אינסטלטורים , מסנן זה הוא מה שעושה את ההבדל בין אבטחת תיקון דחוף לבין אובדן לקוח לשכן.

חשמלאים, לעומת זאת, פועלים אחרת. השיחות שלהם נוגעות בעיקר להצעות מחיר לשיפוצים, לוחות זמנים של בנייה חדשה ומעקב אחר התקנה. הם כמעט ולא עוסקים במקרי חירום מיידיים.

כתוצאה מכך, מערכת הטלפון לחשמלאים מתמקדת יותר בהסמכה. תפריט הקולי מפריד בין בקשות: לחצו 2 לקבלת הצעת מחיר, 3 למעקב אחר פרויקט מתמשך. כל בקשה מנותבת למקום הנכון, ותוכלו להתקשר בחזרה כשאתם יורדים בסולם, לא במקרה חירום.

שמרו על הודעות קבלת פנים פשוטות. במהלך שעות הפעילות, השתמשו בהודעה קצרה ומכוונת: "שלום, הגעתם לדופונט אלקטריסיטה. לקבלת הצעת מחיר, לחצו 1". לאחר השעה 18:00, הודעת קבלת הפנים משתנה אוטומטית.

הנה דוגמה להודעה מתאימה מחוץ לשעות הפעילות:

"משרדינו סגורים. במקרה חירום חשמלי, השאירו את פרטי הקשר שלכם לאחר הצפצוף, ונחזור אליכם ברגע שנפתח בשעה 8 בבוקר."

הלקוח מרגיש שדואגים לו, אפילו בשעה 21:00. ואתם באמת יכולים להתנתק מהיום שלכם מבלי לפספס שום מידע.

תרחישי שיחה אלה ניתנים להגדרה ב-Kavkom בכמה לחיצות בלבד, ללא ציוד נוסף. אתם יכולים להתאים את ניתוב השיחות שלכם בהתאם לשינויי העונה, בין אם מדובר בתקופת החורף העמוסה או בתקופת הפוגה בקיץ. מערכת הטלפון העסקית שלכם מתאימה את עצמה לפעילות שלכם, ולא להיפך.

מה המחיר של מערכת טלפון מקצועית עבור בעל מקצוע?

האם אתם מודאגים מהחשבון שיתנפח עם אפשרויות נסתרות? זהו הפחד מספר אחת בעת הקמת מערכת טלפון.

חדשות טובות: מערכת טלפון מבוססת ענן נשארת במחיר סביר, בתנאי שתקראו היטב עבור מה אתם משלמים.

ראשית, הבחינו בין שני שימושים. אם אתם רוצים לקבל שיחות בלבד, ההצעה הבסיסית מתחילה ב -8 אירו לחודש עם חיוב שנתי, והיא מכסה רק שיחות נכנסות. מושלם עבור בעל מקצוע שבעיקר רוצה להימנע מפספס בקשות להצעת מחיר.

אבל אם אתם מתקשרים גם ללקוחות ולספקים שלכם, תצטרכו שיחות יוצאות. התוכנית הסטנדרטית במחיר של 30 אירו לחודש ללא התחייבות כוללת שיחות נכנסות ויוצאות ללא הגבלה לטלפונים ניידים ולקווי טלפון קוויים בצרפת. וכאן, ללא הגבלה באמת אומר ללא הגבלה: ללא שימוש הוגן מוסווה, ללא תקרת תשלום נסתרת שמנתקת אתכם בסוף החודש.

עבור צוותים שנמצאים בטלפון כל היום, עד 500 דקות ביום למשתמש, תוכנית מרכז השירות עולה 50 אירו לחודש.

הצעת	מחיר	מה מכוסה
רמת כניסה	€8 לחודש (שנתי)	שיחות נכנסות בלבד
רגיל עסקים קטנים ובינוניים/בעלי מקצוע	€30 לחודש ללא התחייבות	שיחות נכנסות ויוצאות ללא הגבלה (צרפת)
מוקד שירות טלפוני	€50 לחודש ללא התחייבות	שימוש רב עד 500 דקות ביום

ועכשיו, היתרון האמיתי לעבודה עונתית: חיוב יחסי . אתם מנתקים את הקו שלכם באוגוסט, כאשר אתר העבודה סגור, ואתם משלמים רק על מה שאתם משתמשים בו. בהשוואה להצעה שמעניקה הנחה של 25% בקיץ, אתם שומרים על שליטה על כל יורו.

ובנוגע לשירות טלפון עסקי לאנשי מקצוע , זה משנה הכל: אין דמי התקנה, אין דמי ביטול, אין מספר מינימלי של קווים. המחיר שאתם רואים הוא המחיר שאתם משלמים.

שלב אחר שלב: כיצד לפרוס את מערכת הטלפון בענן שלך תוך דקות.

אתם בטח חושבים שהתקנת מערכת טלפון כרוכה בטכנאי, כבלים והמתנה של שלושה ימים? לא כאן.

ניתן להגדיר פתרון טלפון מבוסס ענן לאנשי מקצוע בתחום הבנייה תוך דקות, ישירות מהדפדפן שלכם. הנה ארבעת השלבים, לפי הסדר, ללא כל כישורים טכניים.

שלב 1: בחרו את המספר הווירטואלי שלכם או בקשו ניידות מספרים

. הכל מתחיל במספר. שאלה ראשונה: האם אתם יוצרים מספר חדש, או שומרים על הישן?

אם אתם רק מתחילים, בחרו מספר וירטואלי גיאוגרפי או ארצי בכמה לחיצות. מספר 04 לליון, מספר 02 לנאנט, או מספר ארצי בהתאם לאזור השירות שלכם. לקוחות רואים קידומת מקומית וסביר יותר שיענו.

אם כבר יש לכם מספר עסק של בעל מקצוע מודפס על הטנדר שלכם, שמרו אותו. ניידות מספרים היא חינמית ושומרת על המספר שהלקוחות שלכם מכירים בעל פה. אין צורך להדפיס אותו מחדש.

בשני המקרים, הפעלה מיידית דואגת לשאר. הקו שלכם פועל בענן עוד לפני שסיימתם את הקפה שלכם.

שלב 2: הגדר את ה-IVR ואת כללי הניתוב.

עם המספר שלכם ביד, הגיע הזמן להתמקד בקבלה. כאן אתם מחליטים היכן השיחות יצלצלו.

התחילו עם ה- IVR . הגדירו תפריט קולי פשוט: לחצו 1 למקרה חירום, לחצו 2 לקבלת הצעת מחיר. המתקשר מאשר את עצמו, וחוסך לכם המון זמן עוד לפני שהוא עונה.

לאחר מכן, ניתוב שיחות. צרו קבוצות שיחות כדי לצלצל למספר טלפונים בו זמנית: האפליקציה לנייד שלכם, מחשב המשרד, נייד של עמית. מי שעונה ראשון מקבל את השיחה.

ואם אף אחד לא עונה? הוסיפו כלל העברת שיחות לטלפון הנייד שלכם אם אינכם זמינים. השיחה לעולם לא נותרת ללא מענה. הכל מנוהל דרך ממשק, ללא מדריך בן 200 עמודים.

שלב 3: הגדירו תרחישים מבוססי זמן והודעות "מחוץ למשרד".

אתם לא הולכים לענות לשיחות בשעה 22:00 אחרי יום ארוך באתר בנייה. וזה נורמלי לחלוטין.

ראשית, הגדירו את שעות הפתיחה שלכם. נניח 8:00 עד 18:00, ימים שני עד שישי. במהלך שעות אלה, השיחות יעברו לפי הניתוב הרגיל שלכם. מחוץ לשעות אלה, טיפול השיחות עובר אוטומטית.

לאחר מכן, הקליטו הודעת ברכה מקצועית לזמנים שבהם אינכם מתקשרים. משהו ברור, כמו: "המשרדים שלנו סגורים. השאירו את פרטי הקשר שלכם, ונחזור אליכם בשעה 8 בבוקר". הלקוח מרגיש שדואגים לו, ואתם באמת מתנתקים.

ניתן גם לנתב את השיחה לתא קולי מקצועי, או למספר טלפון זמין אם אתם מטפלים במקרי חירום ליליים. הבחירה בידכם. האיזון בין זמינות לבין חייכם האישיים תלוי אך ורק בכם.

שלב 4: בדקו את איכות השיחה והפעילו את המערכת.

לפני העלייה לאוויר, דבר אחרון לעשות: בדקו אותה. חמש דקות, לא יותר.

בצעו כמה שיחות כדי לבדוק את איכות השמע באיכות HD. הקול צריך להיות צלול, ללא הד או השהיה. בדקו זאת באמצעות תרחישים אמיתיים: Wi-Fi במשרד, אבל גם 4G באתר בנייה, שבו הרשת אינה אמינה.

ניטור שני דברים בשטח: השהייה (העיכוב לפני שידור קול) וריצוד (הפרעות זעירות עקב רשת לא יציבה). אם אתם חווים רעשים סטטיים ב-4G באתר עבודה עם כיסוי גרוע, עברו ל-Wi-Fi זמין.

לאחר אימות הבדיקה, ניתן להפעיל אותה. אין צורך בציוד פיזי, אין צורך להמתין לטכנאי. פריסה מהירה זו היא היתרון המרכזי של מערכת טלפוניה מבוססת ענן לחלוטין עבור בעלי מקצוע : פעילה בבוקר, פעילה אחר הצהריים.

אבטחה, תאימות ו-GDPR: ערבויות חיוניות למערכת הטלפון של בעל המקצוע שלך.

אתה מנהל את פרטי הקשר של הלקוחות, כתובות האתרים ולפעמים אפילו פרטי תשלום דרך הטלפון. נתונים אלה הם בעלי ערך רב, והחוק מטיל עליך אחריות להגנתם.

חדשות טובות: מרכזיה טובה מבוססת ענן מנהלת זאת עבורך. אבל אתה עדיין צריך לדעת מה לבדוק.

נתחיל עם הצפנת שיחות . שני רכיבים טכניים מרכזיים הם חיוניים. TLS מאבטח את האיתות (חיבור השיחה), ו-SRTP מצפין את הקול עצמו. יחד, הם מונעים יירוט של שיחות לא מוצפנות שלך דרך האינטרנט. ב-Kavkom, השיחות מוצפנות, ותשתית הענן מאובטחת, ללא צורך בתצורה מצדך.

לאחר מכן מגיע ההיבט המשפטי. GDPR חל ברגע שאתה מקליט שיחה או מאחסן ספר לקוחות.

שלושה צעדים פשוטים כדי להישאר תאימות:

• יש להודיע ​​לצד השני כאשר השיחה מוקלטת; זוהי חובה.
• יש להגדיר תקופת שמירה ברורה עבור ההקלטות והמטא-דאטה שלכם.
• יש לוודא שהנתונים מאוחסנים באירופה.

לגבי הנקודה האחרונה, בואו נהיה כנים: מיקום לבדו לא תמיד מספיק. שאלו גם את הספק שלכם לגבי מדיניות שמירת הנתונים ותנאי הגישה שלו.

עם Kavkom, תאימות ל-GDPR מובנית: מעקב מלא, ניהול הסכמה וייצוא או מחיקה של נתונים לפי בקשה. לקוח מבקש את המידע שלו? אתם יכולים לאחזר אותו בכמה לחיצות בלבד.

וכשמדובר בבקרת גישה, לכל תפקיד יש את הזכויות שלו. טכנאי מבצע שיחות, מנהל מקשיב ומפקח, והמנהל מטפל בהכל. אבטחה לעולם אינה רק עניין של הצפנה.

נקודות חשובות שכדאי לזכור לגבי הטלפון שלכם

• מערכת ה-VoIP מבוססת הענן מעניקה לך שליטה מלאה על השיחות שלך, ללא צורך בהתקנת ציוד מסורבל.
• מספר עסקי ייעודי ותזמון מותאם אישית מפרידים סוף סוף את החיים האישיים שלך מבקשות הצעת המחיר שלך.
• ניתוב שיחות ו-IVR מסננים את השיחות שלך כך שבקשות שירות דחופות יטופלו ראשונות.
• חיוב יחסי וללא התחייבות מתאימים את עצמם באופן טבעי לתנודות העונתיות של העסק שלך.

כעת יש לכם את כל הכלים הדרושים לכם כדי לבנות את קליטת הטלפון שלכם. המטרה חורגת מעבר למתן תשובות טובות יותר: מדובר בהפיכת כל שיחה נכנסת להזדמנות אמיתית, תוך שמירה על שלוות הנפש שלכם מחוץ לאתרי העבודה.

אם אתם רוצים לקחת את מבנה השיחות שלכם לשלב הבא, מדריך הטלמרקטינג המקיף שלנו יכול לעזור לכם להגביר את מאמצי השיחות היוצאות שלכם. כדי להתחיל עוד היום, תוכלו להזמין הדגמה בחינם או להתחיל תקופת ניסיון ללא התחייבות כדי להגדיר את מערכת הטלפון שלכם תוך דקות.