טלפוניה לאיגודים: בחירה ופריסה של מערכת VoIP מבוססת ענן ללא חומרה (ניתוב, תזמון, IVR)

שלושה אנשים מתקשרים במהלך שעות הפעילות שלכם ביום שלישי. רק צלצול אחד. השניים האחרים עוברים לתא קולי, ואתם עלולים לאבד שתי חברות בתהליך.

הגורם: חבילת הסלולר או תיבת האינטרנט שלכם, שלא מרכזת שיחות ומצלצלת רק במכשיר אחד בכל פעם.

תראו כיצד מערכת טלפונים מבוססת ענן עבור עמותות פותרת את זה: מספר יחיד, פקיד קבלה שמנתב שיחות בהתאם לשעות, ומערכת IVR שמפנה את המתקשר למחלקה הנכונה. כל זה ללא ציוד, ללא התחייבות, ועם חיוב יחסי.

נתחיל עם מה שבאמת משתבש במערכת טלפונים מסורתית של עמותה.

מדוע חבילת סלולר או תיבת אינטרנט פשוטה כבר לא מספיקה לצורכי הטלפון של העמותה שלכם?

האם אתם מנהלים את שיחות העמותה שלכם באמצעות טלפון אישי וקופסת האינטרנט של המשרד? זה עובד לזמן מה. ואז מגיע היום של שעות הפעילות שלכם שבו שלושה אנשים מתקשרים בו זמנית, וכולם מקבלים תא קולי.

זוהי הבעיה האמיתית: חבילת סלולר או תיבת אינטרנט לא מרכזת שיחות. כאשר רק טלפון אחד מצלצל, רק מתנדב אחד עונה, ובקשות אחרות (חברות, מידע, התנדבות) הולכות לאיבוד.

מערכת טלפונים מבוססת ענן לעמותות משנה הכל. במקום מספר המקושר לטלפון, יש פקיד קבלה שתמיד עונה, מנתב שיחות בהתאם לשעות הפעילות ומפנה את המתקשר למחלקה הנכונה.

קריטריונים:	תוכנית נייד/ממיר	VoIP בענן סטנדרטית
התקנת	חומרה ומנוי לכל מכשיר	הפעלה תוך דקות, ללא צורך בציוד
ריכוז שיחות	אין, מכשיר אחד לכל מספר	מספר יחיד המשותף לכל הצוות
ניתוב ולוחות זמנים	ללא	IVR, הודעות מחוץ לשעות הרגילות, ניתוב אוטומטי
התחייבות	ל-12 עד 24 חודשים תכוף	ללא התחייבות, חיוב יחסי

ומבחינת תקציב, המעבר לענן מפחית עלויות. על ידי ביטול קווי נחושת ותחזוקה באתר, עמותה משלמת רק עבור המנוי שלה, ללא דמי התקנה או תחזוקה באתר.

בקיצור, עבור עמותה, מדובר בעיקר במערכת קליטה שלא נותנת עוד לשיחות לחמוק בין הכיסאות.

מה מערכת הטלפון מבוססת הענן שלך עבור עמותות צריכה להיות מסוגלת לעשות כל יום:

האם אתה רוצה שהמתנדבים שלך יבזבזו פחות זמן בניהול שיחות ויותר זמן בשטח? שלוש תכונות באמת עושות את ההבדל על בסיס יומי.

הראשון הוא ניתוב שיחות המבוסס על שעות התנדבות . דמיינו משמרת התנדבות בימי שלישי בין השעות 14:00 ל-18:00. במהלך זמן זה, השיחה מצלצלת בבתיהם של המתנדבים הנוכחים. מחוץ לשעות אלו, היא מועברת להודעה המציינת את השעות ומזמינה את המתקשר להשאיר הודעה. אף אחד לא נשאר ללא מענה.

לאחר מכן מגיעה קליטה אוטומטית. עם מערכת IVR מותאמת אישית להפניית המתקשרים , המתקשר בוחר את האפשרות שלו: לחץ 1 לחברות, 2 להתנדבות, 3 למידע כללי. מרכזיה טלפונית עם IVR לעמותות מיון בקשות עוד לפני שמתנדב עונה.

לבסוף, ישנן קבוצות שיחות. ניתן לקבץ מספר מתנדבים לטיפול באותה בקשה. אם האדם הראשון תפוס, השני עונה לשיחה. ניהול שיחות מרכזי עבור עמותות מסתמך על כך: מספר אחד, מספר אנשים, אפס שיחות שלא נענו.

והכי חשוב: ב-Kavkom, תכונות אלו כלולות ללא עלות נוספת. אין צורך לפתוח מודולים.

כיצד לבחור את מערכת הטלפון VoIP שלכם לאיגוד שלכם ב-4 שלבים

עדיין מהססים בין שמירה על התוכנית הנוכחית שלכם לבין מעבר לפתרון אמיתי? בחירת מערכת הטלפון VoIP שלכם לאיגוד שלכם היא קלה כשאתם פועלים לפי הסדר הנכון.

ארבעה שלבים הם כל מה שצריך. אנחנו מתחילים עם הצרכים האמיתיים שלכם ומסיימים בתקציב.

שלב 1: הערכת צרכי השיחות בפועל שלכם

התחילו ברישום השיחות הנכנסות והיוצאות שלכם. כמה שיחות נכנסות במהלך שעות הפעילות? כמה שיחות יוצאות למעקב עם חברים או לאשר מתנדב?

שימו לב גם לכל מקרה חירום. ארגון לשירותים חברתיים מקבל בקשות בכל שעות היממה, בעוד שמועדון ספורט מתמקד בהרשמות לספטמבר.

וכאן זה הופך להיות שימושי: צפו תקופות שיא. אירוע שנתי, מבצע חברים, אסיפה כללית. אם אתם יודעים שאוקטובר יחווה עלייה בנפח השיחות, תוכלו לתכנן בהתאם. ניהול זרימת השיחות הנכנסות והיוצאות מתחיל עם רשימת מלאי פשוטה זו.

שלב 2: העריכו את נפח התקשורת החודשי שלכם.

לאחר שרישמתם את הצרכים שלכם, בדקו את הזמן שאתם מבלים בטלפון. זה קובע את פרופיל השימוש שלכם, ולכן את המנוי שלכם.

ב-Kavkom, שני תרחישים בולטים. ארגון עם שימוש מתון (שיחות לקוחות, חיפוש מתנדבים) מתחיל בתוכנית הסטנדרטית במחיר של 30 אירו לחודש , עם שיחות נכנסות ויוצאות ללא הגבלה לקווים קוויים וניידים בצרפת, ללא התחייבות. ארגון שמבצע שיחות כל היום, עד 500 דקות למשתמש, יכול לעבור לתוכנית מרכז שירות לקוחות במחיר של 50 אירו לחודש .

היזהרו ממלכודת. ההצעה הבסיסית של 8 אירו היא שנתית ומכסה רק שיחות נכנסות. אם המתנדבים שלכם צריכים גם להתקשר לאנשים בחזרה, זה לא יספיק. עדיף לעשות זאת נכון מההתחלה כדי לשמור על תקציב הטלפון שלכם תחת שליטה.

שלב 3: הגדירו את כללי הניתוב והקליטה שלכם

. עכשיו מגיע הזמן לבנות את תהליך הקליטה שלכם. המטרה: להבטיח שאף שיחה לא תישאר ללא מענה.

בנו את תרחישי ניתוב השיחות שלכם. שיחה נכנסת מחפשת מתנדב זמין בקבוצה. אם אף אחד לא עונה לאחר מספר צלצולים, השיחה מנותבת לקבוצה אחרת או לתא קולי עם הודעה ברורה.

קחו בחשבון גם את שעות הפתיחה. מחוץ לשעות הרגילות, מכשיר ה-IVR משמיע הודעת "מחוץ למשרד" המזכירה למתקשרים את שעות הפתיחה. עליכם להגדיר את כללי הניתוב הללו רק פעם אחת, ושירות המענה הטלפוני פועל באופן אוטומטי. המתקשרים שלכם תמיד יודעים מה לעשות.

שלב 4: אישור גמישות תקציבית וללא התחייבות.

שלב אחרון, ובוודאי לא הכי פחות חשוב עבור עמותה: גמישות. מצבה הפיננסי של עמותה משתנה בהתאם לעונות השנה; המנוי שלכם חייב להסתגל בהתאם.

זו כל הנקודה של חיוב יחסי. אתם מנתקים קו באוגוסט, כשהמקום סגור, ומשלמים רק על מה שאתם משתמשים בו. השוו את זה למפעיל שבמקרה הטוב מציע הנחה של 25% בקיץ: כאן, אתם באמת משעים את השירות.

הוסיפו לכך את חוסר ההתחייבות. אין חוזים ל-12 או 24 חודשים, אין מספר מינימלי של קווים, ביטול מיידי. היכן שספקי שירות מסורתיים נועלים אתכם, Kavkom מאפשרת לכם להתאים את התוכנית שלכם חודש אחר חודש.

מדריך פריסה: התקנת מערכת טלפון בענן ללא חומרה

מודאגים מההיבטים הטכניים, הכבלים, הטכנאי שמעולם לא מגיע? חדשות טובות: אין כאלה. מערכת טלפון בענן עבור עמותות נפרסת מממשק תוך דקות ספורות, מבלי להתקין דבר מקומי.

נעשה זאת יחד, בשלושה שלבים.

שלב 1: השגת המספרים הווירטואליים שלכם וניהול ניידות

אבן הבניין הראשונה: המספר שלכם. עם Kavkom, תוכלו להזמין מספר וירטואלי עבור העמותה שלכם בכמה לחיצות בלבד, גיאוגרפי (קידומת החיוג המקומית שלכם) או ארצי, בהתאם לתדמית שאתם רוצים להקרין.

האם אתם כבר מחוברים למספר הישן שלכם? אין צורך לאבד אותו. ניידות מספרים מעבירה אותו ל-Kavkom, בדרך כלל תוך 7 עד 15 ימים. חבריכם ממשיכים להתקשר לאותו מספר קווי, מבלי להבחין בשינוי כלשהו.

אתם פשוט יוזמים את בקשת העברת הקו מהממשק, והתהליך מטופל אוטומטית.

שלב 2: הגדרת פתיח אוטומטי ו-IVR.

האם המספר שלכם פעיל? בואו נגדיר את הפתיח. מממשק הניהול, תוכלו לבנות את מדריך הקול של האיגוד ללא כל מומחיות טכנית.

התחילו עם הודעת הברכה. הקליטו ברכה אחת לשעות הפתיחה ("שלום, הגעת לאיגוד…") ואחרת לשעות הסגירה. העברת השיחות עוברת אוטומטית ביניהן בהתאם למשבצת הזמן.

לאחר מכן, עליך להקצות את מקשי לוח המקשים לשירותים. לחץ 1 לחברות, 2 להתנדבות ו-3 למידע. הגדרת ה-IVR כרוכה בשיוך כל מקש לקבוצת מתנדבים. ה-IVR מיון שיחות לפני שמישהו עונה.

שלב 3: חבר את המסופים שלך ללא כל התקנה פיזית

. כל שנותר הוא לצייד את המתנדבים שלך. וכאן, כולם משתמשים במה שכבר יש להם בהישג יד.

במחשב, הטלפון הסלולרי פועל ישירות בדפדפן, ללא צורך בהתקנה. כשאתם בחוץ, האפליקציה הסלולרית משתלטת: מתנדב עונה מהסמארטפון שלו באמצעות מספר הארגון, לא שלו. טלפון סלולרי במחשב זמין גם כן למי שמעדיף זאת.

מה קורה אם מתנדב מתעקש על מכשיר טלפון מסורתי לשעות העבודה? פשוט מחברים טלפון IP פיזי תואם VoIP ללא עלות נוספת. מגדירים את קו Kavkom שלכם בו, וזהו. עם כמה פתרונות מתחרים, מסופי VoIP אלה בתשלום כאופציה. הנה, הם כלולים.

הנה לכם: מערכת הטלפון של העמותה שלכם פועלת, ללא ציוד נדרש וללא התקנה באתר. הכל מנוהל מממשק יחיד, ואתם יכולים להתאים אותו מתי שתרצו.

זכאות ומנוי: כיצד לפתוח מספר על שם העמותה שלכם.

מודאגים מהניירת בעת ההרשמה? חדשות טובות: פתיחת קו עבור ארגון ללא מטרות רווח (הנשלט על ידי החוק הצרפתי משנת 1901) דורשת מעט מסמכים, וסביר להניח שכבר יש לכם את רובם.

הנה מה שתתבקשו בדרך כלל בעת הרשמה לשירות הטלפון של העמותה:

• תקנון העמותה הנוכחי.
• הוכחת קיומה הרשמי: מספר RNA, פרסום בכתב העת הרשמי, או מספר SIRET, לפי העניין.
• תעודת זהות של הנציג החוקי החותם.
• דף חשבון בנק (RIB או IBAN) על שם העמותה לצורך הוראת קבע.

אם החותם אינו הנשיא, ייפוי כוח פשוט מספיק כדי להוכיח שהוא יכול לחייב את הארגון.

כעת, המלכודת שיש להימנע ממנה. מפעילי חברות מסורתיים נוטים לנעול אתכם בחוזה ל-12 או 24 חודשים עם דמי ביטול גבוהים. עם מספר וירטואלי לאיגודים מ-Kavkom, המצב הוא ההפך: ללא התחייבות, חיוב יחסי וביטול מיידי.

מילה על המינוח, מכיוון שהוא יכול לבלבל. אתם לא מקימים קו טלפון קווי פיזי עם חיווט. אתם מקבלים מספר טלפון קווי וירטואלי, נגיש דרך האינטרנט. לכן, שירות הטלפון עבור עמותות נשאר דיגיטלי לחלוטין, ללא צורך בהתקנה.

אבטחה ותאימות לתקנות ה-GDPR: שיטות עבודה מומלצות לשיחות עם האגודה

האם אתם מקליטים את שיחות האגודה שלכם להכשרת מתנדבים? רעיון טוב, אבל הרשות הצרפתית להגנת מידע (CNIL) קובעת כמה כללים. שום דבר מרתיע, רק הגיון בריא במסגרת מסוימת.

העיקרון הבסיסי הוא מזעור. אל תקליטו הכל כברירת מחדל. שמרו רק את מה שבאמת משרת את המטרה שלכם (הכשרה, איכות השירות), והודיעו על ההקלטה בתחילת השיחה.

שלושה צעדים פשוטים מספיקים כדי להישאר תואמים לתקנות:

• ליידע את המתקשר על ההקלטה, מטרתה וזכותו להתנגד.
• להגביל את תקופת השמירה (לעתים קרובות מקסימום 6 חודשים למטרות הדרכה, אלא אם כן צוין אחרת).
• להגביל את הגישה להקלטות לאנשי צוות מורשים בלבד.

בנוגע להרשאות גישה, Kavkom מנהלת הרשאות לפי תפקיד. למתנדב יש גישה רק ליומני שיחות הקשורים למשימה הספציפית שלו. מנהל, לעומת זאת, יכול להאזין בחזרה למטרות הדרכה. עם שיחות מוצפנות ועמידה בתקנות ה-GDPR, הנתונים הרגישים שלך נשארים מוגנים. למידע נוסף, דף העובדות של ה-CNIL בנושא הקלטת שיחות מפרט את עיקרי הדברים.

נקודות מפתח עבור העמותה שלך

• ריכוז זרימת השיחות שלכם: מספר יחיד המשותף למתנדבים שלכם מהווה שיפור משמעותי לעומת ניהול שיחות במספר תוכניות סלולר.
• אוטומציה של טיפול בשיחות: ניתוב חכם המבוסס על לוח הזמנים של המשמרת שלכם מבטיח שלא יחמיצו שיחות חשובות, גם מחוץ לשעות הפעילות.
• תעדוף גמישות: בחרו פתרון מבוסס ענן לחלוטין ללא התחייבות וחיוב יחסי שמתאים את עצמו לתנודות התקציב העונתיות של הארגון שלכם.
• פריסה חלקה: מעבר ל-VoIP אינו דורש התקנה פיזית, מה שמאפשר לצוותים שלכם להתחיל לפעול תוך דקות במכשירים הקיימים שלהם.

מעבר לטלפוניה מבוססת ענן פירושו מקצועיות של קבלת הפנים של העמותה שלכם מבלי להוסיף לפעילות היומיומית שלכם. על ידי אימוץ מערכת גמישה, אתם מפנים זמן למתנדבים שלכם תוך הבטחת תגובה טובה יותר לחברים ולשותפים שלכם. אם אתם רוצים לקחת את ניהול האינטראקציות שלכם צעד קדימה, תוכלו לבחון את היתרונות של תוכנת CRM משולבת כדי לעקוב טוב יותר אחר היסטוריית הקשרים שלכם.

מוכנים לעשות את הצעד? הזמינו הדגמה מותאמת אישית כדי לגלות כיצד להגדיר את קבלת הפנים שלכם בכמה לחיצות בלבד, ללא התחייבות וללא ציוד נדרש.