פתרון VoIP: מדריך מלא לבחירת טלפוניה בענן המתאימה לעסק שלך

טלפוניה עסקית התפתחה במידה ניכרת בשנים האחרונות. מערכות טלפון מקומיות וקווי טלפון מסורתיים מפנים בהדרגה את מקומן לפתרונות גמישים יותר. כיום, חברות רבות משתמשות בפתרון VoIP, כלומר טלפוניה הפועלת דרך האינטרנט במקום רשת הטלפונים המסורתית.

בעזרת VoIP, ניתן לבצע ולקבל שיחות עסקיות ממחשב, טלפון IP או אפליקציה סלולרית. צוותים יכולים לעבוד ממיקומים שונים תוך שימוש באותה מערכת טלפון. גישה זו מאפשרת גם ניהול שיחות מרכזי, מעקב אחר פעילות צוותית ושילוב של טלפוניה עם כלים עסקיים כגון מערכות CRM.

אבל לא כל פתרונות ה-VoIP נוצרו שווים. תכונות, קלות פריסה , אינטגרציות וגמישות של הצעות יכולות להשתנות באופן משמעותי בין ספקים. במדריך זה, נחקור כיצד פתרון VoIP עובד, מדוע עסקים מאמצים אותו וכיצד לבחור את הפלטפורמה המתאימה ביותר לארגון שלך.

נקודות מפתח

• פתרון VoIP מאפשר לעסקים לבצע ולקבל שיחות דרך האינטרנט, ללא צורך להתקין מרכזיית טלפון פיזית במקום.
• זה מציע גמישות רבה יותר בארגון התקשורת : צוותים יכולים להשתמש במספר המקצועי שלהם ממחשב, טלפון IP או אפליקציה סלולרית.
• פתרונות VoIP מודרניים כוללים לעתים קרובות תכונות ניהול שיחות כגון מערכת טלפון בענן, ניתוב שיחות, סטטיסטיקות פעילות או שילוב CRM.
• הם מתאימים במיוחד לצוותי מכירות, מחלקות שירות לקוחות וחברות מרובות אתרים שצריכות לנהל כמות גדולה של שיחות נכנסות או יוצאות.
• חלק מהפלטפורמות, כמו Kavkom , מציעות טלפוניה עסקית מבוססת ענן לחלוטין , שניתן להפעילה במהירות וללא התחייבות , עם תכונות שנועדו לבנות את ניהול השיחות עבור צוותים.

מהו פתרון VoIP?

פתרון VoIP הוא מערכת טלפוניה המאפשרת לך לבצע ולקבל שיחות דרך האינטרנט במקום רשת הטלפונים המסורתית. המונח VoIP הוא ראשי תיבות של Voice over IP (Voice over Internet Protocol). בפועל, הקול מומר לנתונים דיגיטליים ולאחר מכן משודר דרך האינטרנט לפני שהוא מומר בחזרה לאות שמע בצד הנמען.

עבור המשתמש, המערכת נשארת פשוטה לשימוש. שיחות מתבצעות מממשק תוכנה, המכונה לעתים קרובות טלפון סלולרי או טלפון אינטרנטי, או מטלפון IP המחובר לאינטרנט. לכן, צוותים יכולים להשתמש במספר עסקי מבלי להסתמך על קו טלפון פיזי .

בהקשר מקצועי, פתרון VoIP הוא מעבר לביצוע שיחות בלבד. הוא כולל בדרך כלל מספר כלי ניהול תקשורת: מערכת טלפונים מבוססת ענן, ניתוב שיחות , הקלטת שיחות, סטטיסטיקות פעילות ואפילו שילוב CRM. המטרה היא לרכז את ניהול השיחות ולייעל את זרימות העבודה של הצוות.

VoIP לעומת טלפוניה מסורתית

ההבדל העיקרי בין VoIP לטלפוניה מסורתית נוגע לתשתית.

במערכת טלפונים מסורתית, החברה משתמשת בקווי טלפון המחוברים למרכזייה פיזית המותקנת במקום. כל שינוי במערכת (הוספת שלוחה, הגדרת העברת שיחות, פתיחת קו חדש) דורש לעתים קרובות התערבות טכנית.

פתרון VoIP עובד אחרת. מערכת הטלפון ממוקמת בענן. משתמשים פשוט מתחברים לפלטפורמה דרך האינטרנט כדי לבצע או לקבל שיחות. ניתן לשנות הגדרות מממשק ניהול, מבלי להידרש להתערבות טכנית באתר.

מודל זה מספק גמישות רבה יותר לחברות שרוצות להתאים במהירות את הארגון שלהן, לפרוס קווי עבודה חדשים או לצייד צוותים שעובדים מרחוק.

איך עובד פתרון VoIP?

העיקרון של פתרון VoIP הוא די פשוט.
כאשר משתמש מבצע שיחה, קולו נקלט על ידי המיקרופון של המכשיר שלו. קול זה מומר לאחר מכן לנתונים דיגיטליים ונשלח דרך האינטרנט לנמען.

עם ההגעה, נתונים אלה מומרים בחזרה לאות שמע כך שהצד השני יוכל לשמוע את השיחה.
כל התהליך הזה מתרחש במילישניות. עבור המשתמש, השיחה מתפקדת כמו שיחת טלפון רגילה.

בסביבה עסקית, מערכת זו מסתמכת בדרך כלל על פלטפורמת טלפוניה המאוחסנת בענן. משתמשים מתחברים לפלטפורמה זו באמצעות דפדפן אינטרנט, אפליקציה או טלפון IP תואם.

הרכיבים המרכיבים פתרון VoIP

פתרון VoIP מקצועי מסתמך על מספר רכיבים המאפשרים ניהול שיחות וארגון התקשורת של החברה.

מספרי טלפון וירטואליים

פתרונות VoIP מקצים מספרי טלפון עסקיים שאינם משויכים לקו פיזי.
ניתן להשתמש במספרים אלה ממכשירים שונים, כל עוד המשתמש מחובר לאינטרנט.

חברה יכולה גם לשמור על המספרים הקיימים שלה באמצעות ניידות.

מערכת טלפונים מבוססת ענן

מרכזיית הטלפון היא המערכת שמארגנת את ניהול השיחות.

בפתרון VoIP מודרני, תקן זה מאוחסן בענן. הוא מאפשר, בין היתר:

• יצירת תפריט קולי (IVR)
• שיחות ישירות לשירותים שונים
• ניהול תורים
• הגדרת כללים לפי לוחות זמנים

הכל מוגדר דרך ממשק ניהול מקוון.

אפליקציות טלפון (Softphone או Webphone)

משתמשים מבצעים את שיחותיהם באמצעות ממשק תוכנה הנקרא טלפון סלולרי. ממשק זה יכול ללבוש צורות שונות:

• יישום אינטרנט נגיש מדפדפן
• תוכנה המותקנת על המחשב
• אפליקציה לנייד

המשתמש יכול למצוא את הפונקציות הקלאסיות של טלפון: חיוג למספר, העברת שיחה להמתנה, העברת שיחה או צפייה בהיסטוריית השיחות.

ניהול וניתוח שיחות

רוב פתרונות ה-VoIP כוללים גם כלים לניטור וניתוח פעילות טלפון.

ראשי צוותים יכולים, לדוגמה, להתייעץ עם:

• נפח השיחות
• שיעור הנשירה
• משך השיחות הממוצע
• זמינות הסוכן

נתונים אלה מאפשרים ניהול טוב יותר של פעילות הצוות, במיוחד במחלקות מכירות או במרכזי קשרי לקוחות.

מדוע עסקים מאמצים פתרונות VoIP

בעוד שטלפוניית VoIP התבססה בעסקים, היא לא רק תחליף את הטלפוניה המסורתית.
זה בעיקר מגיב לאבולוציה בשיטות עבודה. צוותים ניידים יותר, ארגונים משתנים מהר יותר, וחברות זקוקות לכלי תקשורת גמישים יותר.

פתרון VoIP מאפשר לך לנהל שיחות עסקיות מפלטפורמה מרכזית הנגישה דרך האינטרנט. זה מאפשר לחברות לפרוס את מערכת הטלפון שלהן במהירות, ללא תשתית מסורבלת או התקנה טכנית באתר.

אבל היתרונות של VoIP לא עוצרים שם. הוא גם מספק תכונות שמקלות על עבודת צוות וניהול עסקי.

הפחתת עלויות הטלפון

עם מערכת טלפונים מסורתית, חברות צריכות לנהל מספר אלמנטים: קווי טלפון, מרכזיה פיזית, תחזוקה ולעיתים התערבויות טכניות עבור כל שינוי.

פתרון VoIP מסתמך על תשתית ענן. החברה משתמשת בפלטפורמת תוכנה לניהול השיחות שלה. גישה זו מפחיתה לעיתים קרובות את העלויות הכרוכות בהתקנה ותחזוקה של מערכת הטלפון.

התמחור גם גמיש יותר בהתאם לספק. פתרונות מסוימים, לדוגמה, מציעים מנויים ללא התחייבות או חיוב מבוסס שימוש.

גמישות ועבודה מרחוק

VoIP מאפשר לצוותים להשתמש במספר העסקי שלהם ממכשירים וממיקומים שונים.

איש מכירות יכול לבצע שיחות מהמחשב שלו במשרד, ולאחר מכן להמשיך להשתמש באותה מערכת מהבית או בזמן נסיעה. השיחות נשארות מקושרות למספר העסקי של החברה.

גמישות זו מקלה על ארגון העבודה, במיוחד עבור צוותים היברידיים או חברות עם מספר מיקומים.

ריכוזיות התקשורת

פתרון VoIP מאפשר איחוד ניהול שיחות לפלטפורמה אחת.

לכן, חברות יכולות:

• לארגן את קליטת השיחות הנכנסות
• פיזור שיחות בין שירותים שונים
• ניטור פעילות הצוות
• שמור את היסטוריית התקשורת

ריכוזיות זו מפשטת את ניהול התקשורת ומאפשרת נראות טובה יותר של פעילות הטלפון.

ניהול צוות טוב יותר

בצוותי מכירות או במרכזי קשרי לקוחות, שיחות טלפון מייצגות חלק משמעותי מהפעילות.

פתרונות VoIP מודרניים כוללים לעתים קרובות כלי ניטור המאפשרים מעקב בזמן אמת אחר הפעילות: מספר השיחות שבוצעו, זמן תקשורת, שיעור תגובה או זמינות נציג.

מידע זה מאפשר למנהלים לזהות ביתר קלות תחומים לשיפור ולתמוך בצוותים בהתקדמותם.

אינטגרציה עם כלי עסקיים

ניתן לחבר טלפוניית VoIP גם לכלים אחרים המשמשים את החברה, כולל מערכות CRM.

כאשר לקוח מתקשר, הרשומה שלו יכולה להופיע אוטומטית על מסך הנציג. לאחר מכן ניתן לשמור מידע הקשור לשיחה בהיסטוריית אנשי הקשר.

שילוב זה מאפשר ניטור טוב יותר של אינטראקציות עם לקוחות ומונעת משימות ידניות כגון הזנת מידע לאחר כל שיחה.

פתרון VoIP לעומת טלפוניה מסורתית: מהם ההבדלים?

במשך זמן רב, עסקים השתמשו במערכות טלפון המבוססות על קווים פיזיים ומרכזיות שהותקנו במקום. מודל זה עדיין עובד בארגונים מסוימים, אך הוא הופך בהדרגה לפחות מתאים לדרכי עבודה חדשות.

פתרון VoIP פועל על פי עיקרון שונה. טלפוניה מועברת דרך האינטרנט, ומערכת הטלפון בדרך כלל מאוחסנת בענן. משתמשים פשוט מתחברים לפלטפורמה כדי לבצע או לקבל שיחות.

הבדל זה בתשתית משנה מספר היבטים של אופן פעולת הטלפוניה העסקית.

תַשׁתִית

במערכת טלפונים מסורתית, החברה חייבת להתקין מרכזיה פיזית (הנקראת לעתים קרובות PABX) ולנהל קווי טלפון ייעודיים.

עם פתרון VoIP, מערכת הטלפון מאוחסנת בענן. משתמשים ניגשים לפלטפורמה דרך האינטרנט, ללא צורך בהתקנה של ציוד טלפון באתר.

גישה זו מקלה על פריסת מערכת טלפונים ושינוי תצורתה ללא התערבות טכנית במקום.

גְמִישׁוּת

מערכות טלפון מסורתיות הן לרוב נוקשות יותר. הוספת שלוחה חדשה או שינוי תצורת המרכזייה עשויים לדרוש התערבות טכנית.

עם פתרון VoIP, שינויים אלה בדרך כלל ניתנים לביצוע ישירות מממשק הניהול של הפלטפורמה. זה מאפשר לעסקים להוסיף משתמשים חדשים או להתאים את הארגון שלהם מהר יותר.

גמישות זו שימושית במיוחד עבור חברות שיש להן מספר אתרים או המשתמשות בעבודה מרחוק.

מדרגיות

פתרונות VoIP נועדו להתאים את עצמם לעסק.

כאשר צוות גדל, ניתן להוסיף משתמשים חדשים תוך דקות. לעומת זאת, ארגונים מסוימים עשויים גם להפחית את מספר השורות בהתאם לפעילות שלהם.

מודל זה מתאים לרוב יותר לחברות שמתפתחות במהירות או המעוניינות לשמור על גמישות מסוימת בארגון שלהן.

השוואה מהירה

הנה ההבדלים העיקריים בין פתרון VoIP למערכת טלפון מסורתית המשמשת בעסקים.

טלפוניה מסורתית	פתרון VoIP
התקנה סטנדרטית באתר	מערכת טלפונים מבוססת ענן
קווי טלפון פיזיים	שיחות אינטרנט
תצורה טכנית	תצורה דרך ממשק
הוספת משתמשים מורכבת יותר	הוספת משתמשים במהירות

כיום, חברות רבות פונות לפתרונות VoIP כדי ליהנות ממערכת טלפון גמישה וקלה יותר לניהול.

תכונות עיקריות של פתרון VoIP מודרני

פתרון VoIP אינו מוגבל להחלפת קו טלפון מסורתי.
ברוב החברות, הוא הופך לכלי ניהול תקשורת המשמש מדי יום צוותי מכירות, תמיכת לקוחות או שירותי אדמיניסטרציה.

לכן, פלטפורמות טלפוניה בענן מציעות מספר תכונות המאפשרות לך לארגן שיחות, לשפר את הפרודוקטיביות של הצוות ולעקוב אחר פעילות.

הנה התכונות העיקריות הנמצאות בפתרון VoIP מקצועי.

מערכת טלפונים מבוססת ענן

מרכזיית הטלפון היא לב המערכת.
בפתרון VoIP, הוא מאוחסן בענן ולא על ציוד המותקן בשטח החברה.

תקן זה מאפשר לך לנהל את קליטת השיחות הנכנסות ולארגן את פיזורן. לדוגמה, חברה יכולה להגדיר:

• תפריט קבלת פנים קולי
• העברת שיחות לשירותים שונים
• תורים
• כללים לפי שעות הפתיחה

המערכת כולה מוגדרת דרך ממשק מקוון, ללא כל התערבות טכנית באתר.

ניתוב שיחות חכם

ניתוב שיחות מאפשר ניתוב אוטומטי של שיחות לאדם או לצוות הנכון.

בהתאם לתצורה, ניתן לנתב שיחה על סמך מספר קריטריונים:

• זמינות הסוכן
• השירות הנוגע בדבר
• שפת המתקשר
• סדר עדיפויות

ארגון זה מסייע בהפחתת זמני ההמתנה ובשיפור ניהול השיחות הנכנסות.

מספרי עסק וירטואליים

פתרונות VoIP מאפשרים הקצאה של מספרי טלפון עסקיים הפועלים דרך האינטרנט.

ניתן להשתמש במספרים אלה ממכשירים שונים. לדוגמה, משתמש יכול לקבל שיחה במחשב המשרדי שלו ולאחר מכן להמשיך את השיחה מאפליקציית המובייל שלו.

חברות יכולות גם להשיג מספרים במדינות שונות כדי להקל על חילופי הטלפונים שלהן עם לקוחות או שותפים בינלאומיים.

הקלטת שיחה

הקלטת שיחות משמשת לעתים קרובות בצוותי מכירות או במחלקות שירות לקוחות.

זה מאפשר, בפרט, את:

• לנתח אינטראקציות מסוימות
• הכשרת עובדים חדשים
• לבדוק את איכות האינטראקציות עם הלקוחות

הקלטות נשמרות בדרך כלל בענן ונגישות מפלטפורמת הטלפוניה.

סטטיסטיקה וניטור פעילות

פתרונות VoIP מודרניים מציעים לוחות מחוונים המאפשרים לך לנטר פעילות טלפון.

ראשי צוותים יכולים לצפות באינדיקטורים שונים, לדוגמה:

• מספר השיחות הנכנסות והיוצאות
• שיעור הנשירה
• משך שיחה ממוצע
• פעילות המשתמש

נתונים אלה מאפשרים הבנה טובה יותר של פעילות הצוות וזיהוי תקופות של עומס עבודה גבוה.

כלים לקמפיינים של שיחות

חלק מפתרונות ה-VoIP כוללים גם תכונות ייעודיות לצוותי מכירות.

לדוגמה, ישנם כלי חיוג אוטומטיים המאפשרים לכם להפעיל קמפיינים של שיחות יוצאות מרשימת אנשי קשר. כלים אלה יכולים לעזור לצוותים לבצע שיחות בצורה יעילה יותר ולצמצם את הזמן המושקע בין שיחות.

תכונות אלו משמשות במיוחד בפעילויות איתור לקוחות פוטנציאליים או במרכזי קשרי לקוחות.

למי מתאים פתרון VoIP?

ניתן להשתמש בפתרון VoIP בהקשרים מקצועיים רבים. ברגע שחברה מנהלת כמות קבועה של שיחות, טלפוניה בענן יכולה לפשט את ארגון התקשורת ולשפר את ניטור הפעילות.

השימוש משתנה בהתאם לגודל החברה ולאופי האינטראקציות עם לקוחות. חלק מהמגזרים משתמשים בעיקר ב-VoIP לניהול שיחות נכנסות, בעוד שאחרים מסתמכים על טלפוניה לניהול קמפיינים של שיחות יוצאות.

הנה סוגי העסקים שעבורם פתרון VoIP מתאים במיוחד.

צוותי מכירות

בצוותי מכירות, הטלפון נותר כלי מרכזי לאיתור לקוחות פוטנציאליים, מעקב אחר לקוחות פוטנציאליים או תקשורת עם לקוחות.

פתרון VoIP מאפשר לאנשי מכירות לבצע שיחות מממשק יחיד ולגשת למידע מגוון במהלך השיחה, כגון היסטוריית חילופי שיחות או הערות הקשורות לאיש קשר.

מנהלי מכירות יכולים גם לנטר את פעילות הצוות באמצעות סטטיסטיקות שיחות ולוחות מחוונים. זה מספק תמונה מדויקת יותר של נפח השיחות, משך השיחות ושיעור התגובה.

שירות לקוחות ויחסי לקוחות

צוותי תמיכת לקוחות או קשרי לקוחות מקבלים לעתים קרובות כמות גדולה של שיחות נכנסות.

פתרון VoIP מאפשר לך לארגן את קליטת השיחות הללו באמצעות פונקציות שונות: תפריט קולי, חלוקת שיחות בין נציגים, תורים או אפילו ניתוב מחדש לשירות אחר במידת הצורך.

מנהלים יכולים גם לנתח שיחות מסוימות או להתייעץ עם סטטיסטיקות פעילות כדי לזהות תחומים לשיפור בטיפול בבקשות לקוחות.

עסקים קטנים ובינוניים ועסקים צומחים

עבור עסק קטן, טלפוניית VoIP מאפשרת להקים מערכת טלפונים מקצועית מבלי לפרוס תשתית טכנית באתר.

חברות יכולות לצייד את הצוותים שלהן במהירות ולהתאים את התצורה ככל שהן גדלות. הוספת משתמש, יצירת שירות חדש או שינוי כללי ניתוב שיחות, כל אלה ניתנים לביצוע ישירות מהפלטפורמה.

גמישות זו שימושית במיוחד עבור מבנים המתפתחים במהירות.

חברות מרובות אתרים

חברות עם מספר משרדים צריכות לעתים קרובות לנהל את התקשורת בין מחלקות או אתרים שונים.

פתרון VoIP מאפשר ריכוז הטלפוניה בפלטפורמה אחת. לאחר מכן, צוותים יכולים להשתמש באותה מערכת, ללא קשר למיקומם.

ניתן להפנות שיחות למחלקה הנכונה, גם אם העובדים עובדים במשרדים שונים או מרחוק.

כיצד לבחור את פתרון ה-VoIP המתאים לעסק שלך

לא כל פתרונות ה-VoIP מציעים את אותן תכונות או את אותה רמת קלות שימוש. לפני בחירת פלטפורמה, כדאי לזהות את הצרכים בפועל של החברה וכיצד צוותים משתמשים בטלפון על בסיס יומי.

לצוות מכירות שמבצע מאות שיחות ביום יהיו ציפיות שונות מאשר למחלקת שירות לקוחות שמטפלת בעיקר בשיחות נכנסות. לכן, בחירת פתרון VoIP חייבת לקחת בחשבון את מבנה החברה, נפח השיחות והמערכות הקיימות.

להלן הקריטריונים העיקריים שיש לנתח לפני בחירת פתרון.

קלות פריסה

חלק מפתרונות הטלפוניה עדיין דורשים התקנות טכניות מורכבות או תצורות ארוכות טווח.

פלטפורמות טלפוניה מבוססות ענן הן בדרך כלל פשוטות יותר לפריסה. משתמשים יכולים ליצור חשבונות, להגדיר את המספרים שלהם ולהתחיל לבצע שיחות מממשק אינטרנט.

עבור חברה, פשטות זו מאפשרת לצוותים להצטייד במהירות ולמנוע התערבויות טכניות באתר.

תכונות המותאמות לצוותים

התכונות המוצעות על ידי פתרון VoIP חייבות להתאים לשימושים של הצוותים.

בהקשר מסחרי או קשרי לקוחות, פונקציות מסוימות שימושיות במיוחד:

• ניהול שיחות נכנסות ויוצאות
• ניתוב שיחות אוטומטי
• הקלטת שיחות
• סטטיסטיקות פעילות
• כלים לקמפיינים של שיחות

פונקציות אלו מסייעות בבניית פעילות הטלפון ומקלות על ניטור הביצועים.

אינטגרציות עם כלים קיימים

טלפוניה משמשת לעתים קרובות במקביל לכלים אחרים, ובמיוחד מערכות CRM.

פתרון VoIP המציע אינטגרציות עם כלים אלה מאפשר לקשר שיחות למידע על לקוחות. לדוגמה, פרטי איש קשר יכולים להיות מוצגים אוטומטית כאשר שיחה נכנסת.

חיבור זה מבטל משימות ידניות ומאפשר לצוותים לאחזר במהירות את היסטוריית החילופים עם לקוח או לקוח פוטנציאלי.

גמישות ההצעה

מודלי התמחור עשויים להשתנות בהתאם לספק פתרון ה-VoIP.

חלק מהפלטפורמות פועלות על בסיס חוזים ארוכי טווח, בעוד שאחרות מציעות אפשרויות גמישות יותר. עבור חברה, היכולת להוסיף או להסיר משתמשים בקלות יכולה להיות יתרון, במיוחד ככל שצוותים מתפתחים.

גמישות ההצעה מאפשרת גם להתאים את מערכת הטלפון לתקופות של פעילות גבוהה או נמוכה יותר.

איכות התמיכה

טלפוניה נותרה כלי קריטי עבור עסקים רבים. במקרה של בעיה טכנית, חשוב להיות מסוגלים ליצור קשר במהירות עם תמיכה מוסמכת.

לפני בחירת פתרון VoIP, לכן כדאי לבדוק את תנאי התמיכה המוצעים: זמינות תמיכה, תיעוד, סיוע במהלך התצורה או תמיכה במקרה של התפתחות המערכת.

תמיכה רספונסיבית יכולה לעשות את כל ההבדל בשימוש היומיומי בפלטפורמה.

דוגמה לפתרון VoIP לעסקים: Kavkom

מבין פתרונות הטלפוניה של VoIP בהם משתמשים עסקים, חלק מהפלטפורמות נועדו לענות על צרכים תפעוליים מאוד. זהו המקרה עם Kavkom, פתרון טלפוניה ארגוני מבוסס ענן לחלוטין המאפשר לצוותים לנהל את שיחותיהם מפלטפורמה מרכזית הנגישה דרך האינטרנט.

הפתרון פועל ללא צורך בהתקנת תשתית טלפונית מקומית. משתמשים יכולים לבצע ולקבל שיחות מדפדפן אינטרנט, מאפליקציה או מטלפון IP תואם. גישה זו מאפשרת פריסה מהירה של מערכת טלפוניה מקצועית ומציידת צוותים הפרוסים על פני מספר מיקומים או עובדים מרחוק.

קווקום מכוונת בעיקר לחברות המשתמשות בטלפון ככלי עבודה יומיומי, כולל צוותי מכירות, מחלקות שירות לקוחות או מרכזי קשרי לקוחות.

טלפוניה מבוססת ענן המיועדת לצוותים תפעוליים

פלטפורמת Kavkom מאגדת מספר פונקציות המאפשרות מבנה ניהול שיחות בתוך חברה.

צוותים יכולים, בפרט, להשתמש ב:

• מערכת טלפונים מבוססת ענן לארגון שיחות נכנסות
• מספרי עסק לשימוש ממכשירים שונים
• כלי ניטור למעקב אחר פעילות הצוות
• הקלטת שיחות לצורך ניתוח או אימון

תכונות אלו מאפשרות למנהלי צוותים לנטר את פעילות הטלפון ולזהות ביתר קלות תחומים לשיפור.

כלים המותאמים לצוותי מכירות

חלק מהתכונות שימושיות במיוחד בצוותים שמבצעים כמות גדולה של שיחות יוצאות.

לדוגמה, Kavkom מציעה כלים המאפשרים לך להשיק קמפיינים של שיחות מרשימת אנשי קשר ולבצע שיחות מעקב בקלות רבה יותר. לאחר מכן, מנהלים יכולים לנטר את פעילות הצוות באמצעות סטטיסטיקות שיחות ולוחות מחוונים.

כלים אלה משמשים לעתים קרובות בצוותי איתור לקוחות פוטנציאליים או במרכזי קשרי לקוחות המנהלים קמפיינים של שיחות טלפון.

פתרון גמיש לעסקים

פתרון Kavkom פועל ללא התחייבות וניתן להפעילו במהירות. חברות יכולות להוסיף או להסיר משתמשים ככל שהצוותים שלהן מתפתחים.

ניתן גם להתאים את החיוב לשימוש, מה שמאפשר לעסקים להתאים את קווי הטלפון שלהם בהתאם לפעילות שלהם.

סוג זה של פעולה יכול להיות אטרקטיבי עבור ארגונים המעוניינים לשמור על גמישות מסוימת בניהול הטלפוניה שלהם.

שאלות נפוצות: פתרון VoIP

מהו פתרון VoIP?

פתרון VoIP הוא מערכת טלפון המאפשרת לך לבצע ולקבל שיחות דרך האינטרנט. הקול מומר לנתונים דיגיטליים ולאחר מכן משודר דרך רשת האינטרנט לפני שהוא מומר בחזרה לאות שמע בצד הנמען.

בסביבה עסקית, פתרון VoIP כולל בדרך כלל מספר כלים: מערכת טלפונים מבוססת ענן, ניהול שיחות נכנסות ויוצאות, סטטיסטיקות פעילות ואינטגרציה עם מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM). המטרה היא לרכז את ניהול התקשורת ולייעל את פעולות הצוות.

מה ההבדל בין VoIP לטלפוניה מסורתית?

טלפוניה מסורתית מסתמכת על קווי טלפון פיזיים המחוברים למרכזייה המותקנת בשטח החברה.

עם VoIP, שיחות מתבצעות דרך האינטרנט. מערכת הטלפון בדרך כלל מאוחסנת בענן, והמשתמשים מתחברים לפלטפורמה כדי לנהל את השיחות שלהם. גישה זו מקלה על שינוי תצורת המערכת ועל קליטת משתמשים חדשים במהירות.

האם פתרון VoIP דורש חומרה?

לֹא. ניתן להשתמש ברוב פתרונות ה-VoIP ישירות ממחשב או סמארטפון באמצעות אפליקציה או טלפון תוכנה.

חלק מהחברות משתמשות גם בטלפוני IP תואמי VoIP, אך ציוד זה נותר אופציונלי. במערכת טלפוניה מבוססת ענן, מערכת הטלפון מתארחת באינטרנט ואינה דורשת ציוד מקומי.

האם ניתן להשתמש ב-VoIP לעבודה מרחוק?

כן. פתרון VoIP מאפשר לעובדים להשתמש במספר העסקי שלהם מכל מקום עם חיבור לאינטרנט.

ניתן לבצע שיחות ממחשב, מאפליקציה סלולרית או מטלפון IP. זה מאפשר לצוותים לתחזק את אותה מערכת טלפונים בין אם הם עובדים במשרד, בבית או בדרכים.

האם פתרון VoIP מתאים למרכזי קשרי לקוחות?

כן. מרכזי קשר עם לקוחות משתמשים לעתים קרובות בפתרונות VoIP כדי לנהל כמות גדולה של שיחות נכנסות ויוצאות.

פלטפורמות אלו מאפשרות ארגון של חלוקת שיחות בין סוכנים, מעקב אחר פעילות בזמן אמת, הקלטת שיחות מסוימות וניתוח סטטיסטיקות שיחות. תכונות אלו מקלות על ניהול התקשורת והנהגת הצוות.

כמה עולה פתרון VoIP לעסק?

עלות פתרון VoIP תלויה בדרך כלל במספר המשתמשים ובתכונות הכלולות בפלטפורמה.

חלק מהפתרונות מציעים מנויים חודשיים לכל משתמש. אחרים מציעים תוכניות גמישות יותר עם תכונות מובנות עבור צוותי מכירות או שירות לקוחות. לפני בחירת פתרון, כדאי להשוות תכונות, תנאי חוזה וקלות פריסה.

סיכום

פתרונות VoIP הפכו בהדרגה למערכת טלפוניה סטנדרטית בעסקים. באמצעות שימוש באינטרנט במקום ברשת הטלפונים המסורתית, ארגונים יכולים לפרוס את הטלפוניה שלהם מהר יותר ולרכז את ניהול השיחות בפלטפורמה אחת.

פתרון VoIP מאפשר לכם גם ללכת מעבר לשיחות פשוטות. עסקים יכולים לארגן קליטת שיחות, לנטר פעילות צוות, להקליט שיחות מסוימות ולחבר את הטלפוניה לכלי העסק שלהם כמו מערכות CRM. גישה זו מקלה על עבודתם של צוותי מכירות, תמיכת לקוחות או מחלקות המטפלות בכמות גדולה של שיחות.

לפני בחירת פתרון, כדאי לזהות את הצרכים בפועל של החברה וכיצד הצוותים משתמשים בו. פלטפורמות מסוימות, כמו Kavkom, מציעות טלפוניה עסקית מבוססת ענן לחלוטין, שניתן להשתמש בה ללא תשתית טלפון מקומית, עם תכונות המותאמות לצוותים תפעוליים ותצורה גמישה שתתאים לשינויים ארגוניים.