מבחינה מעשית, הצוותים שלכם יכולים לבצע ולקבל שיחות ממחשב, סמארטפון או טלפון IP, תוך שמירה על מספר עסקי.
אבל שאלה אחת עולה לעתים קרובות: איך משיגים מספר VoIP לעסק שלכם?
כמה זה עולה?
ואיך מגדירים את זה נכון עבור צוות מכירות או מחלקת שירות לקוחות?
במדריך זה תגלו:
- מה זה בעצם מספר VoIP
- איך להשיג אחד במהירות
- כיצד לשלב זאת בכלים העסקיים שלך
- וכיצד לבחור את הפתרון המתאים ביותר לארגון שלך.
חלק מפלטפורמות הענן, כמו Kavkom , מאפשרות לכם כעת להפעיל מספר VoIP מקצועי תוך דקות, ללא חומרה וללא התקנה מורכבת.
נקודות מפתח:
- מספר VoIP פועל דרך האינטרנט , ללא צורך בקו טלפון קווי או ציוד כבד. הוא מאפשר לך לבצע ולקבל שיחות מכל מקום, באיכות HD ובממשק פשוט.
- היתרונות לעסק שלך מוחשיים : עלויות מופחתות של עד 50%, גמישות מוחלטת ואינטגרציה חלקה עם כלי העסק שלך (CRM, תמיכה וכו').
- ההגירה מתבצעת ב-5 שלבים : הערכת צרכים, בחירת ספק, ניידות מספרים, הגדרת פתרון, לאחר מכן בדיקות והדרכה.
- שילוב עם כלי עסקיים הוא המפתח להגברת הפרודוקטיביות: רישומי לקוחות שחוזרים לשיחה, תזכורות אוטומטיות, ניטור בזמן אמת וכו'.
- קווקום בולטת בפשטותה : הפעלה מהירה, שילוב CRM, תמיכה אנושית וחבילות ללא התחייבות, המותאמות לעסקים קטנים ובינוניים ולמוקדי שירות טלפוניים.
מהו מספר VoIP?
מספר VoIP הוא מספר טלפון שפועל דרך האינטרנט ולא דרך רשת הטלפונים המסורתית.
הקול מומר לנתונים דיגיטליים ומועבר דרך רשת IP (פרוטוקול אינטרנט).
זה מאפשר לך לבצע ולקבל שיחות ממכשירים מחוברים שונים.
לדוגמה:
- מחשב
- סמארטפון
- טלפון סלולרי (אפליקציית שיחות מחשב)
- או טלפון IP תואם.
בניגוד למערכות טלפון מסורתיות, מספר VoIP אינו מקושר לקו פיזי .
זה נשאר נגיש בכל מקום, כל עוד יש חיבור לאינטרנט.
עקרונות בסיסיים
מספר VoIP פועל על פי עיקרון פשוט.
כאשר מתבצעת שיחה:
- הקול מומר לנתונים דיגיטליים
- נתונים אלה מועברים דרך האינטרנט.
- פלטפורמת ה-VoIP מפנה אותם לנמען.
מערכת זו מאפשרת הוספה קלה של תכונות מתקדמות:
- ניתוב שיחות חכם
- הקלטת שיחות
- פיקוח צוות
- אינטגרציה עם מערכת CRM.
כלים אלה שימושיים במיוחד עבור צוותי מכירות או מחלקות שירות לקוחות שצריכות לנהל כמות גדולה של שיחות.
הבדלים עם טלפוניה מסורתית
| טלפוניה מסורתית | מספר VoIP |
|---|---|
| משתמש ברשת הטלפון המסורתית | עובד דרך האינטרנט |
| נדרשת התקנה פיזית | פתרון ענן |
| הפריסה לרוב ארוכה | הפעלה מהירה |
| נוּקשֶׁה | נגיש ממכשירים מרובים |
| אינטגרציות מוגבלות | שילוב אפשרי עם CRM וכלי עסקיים |
לסיכום, מספר VoIP מציע את אותם שימושים כמו מספר מסורתי, אך עם גמישות רבה יותר עבור עסקים.
צוותים יכולים לעבוד ממיקומים שונים תוך שמירה על מספר עסקי יחיד.
מהם היתרונות של טלפוניית VoIP לעסק שלך?
אימוץ מספר VoIP משנה את האופן שבו חברה מנהלת את שיחות העסק שלה.
במקום להסתמך על תשתית טלפון פיזית, שיחות מתבצעות דרך האינטרנט.
זה הופך את הטלפוניה לגמישה יותר וקלה יותר לפריסה. עבור צוותי מכירות, מחלקות שירות לקוחות או מרכזי קשר פנימיים, היתרונות מוחשיים מאוד.
הפחתת עלויות תקשורת
VoIP לעיתים קרובות מסייע בהפחתת עלויות טלפוניה.
בשביל מה?
מכיוון שהחברה כבר לא צריכה:
- להתקין מערכת טלפונים באתר
- לתחזק תשתית מורכבת
- להכפיל את קווי הטלפון.
רוב הפתרונות פועלים ישירות בענן.
במקרים מסוימים, חברות רואות חיסכון משמעותי בעלויות התקשורת שלהן, במיוחד עבור שיחות בינלאומיות או ארגונים מרובי אתרים .
גמישות רבה יותר עבור צוותים
עם מספר VoIP , העובדים אינם קשורים עוד לקו טלפון פיזי.
הם יכולים לענות לשיחות מ:
- המחשב שלהם
- סמארטפון
- טלפון סלולרי
- או טלפון IP.
זה מאפשר עבודה מרחוק, צוותים מבוזרים או חברות עם מספר מיקומים.
לְדוּגמָה. איש מכירות יכול להתקשר ללקוח פוטנציאלי מהמחשב שלו במשרד, ואז לענות ללקוח מהסמארטפון שלו תוך כדי תנועה, והכל תוך שימוש באותו מספר עסקי.
תכונות מתקדמות לניהול שיחות
VoIP אינו מוגבל לביצוע שיחות.
פלטפורמות מודרניות מאפשרות גם ניהול מדויק הרבה יותר של פעילות טלפונית.
לדוגמה:
- ניתוב שיחות חכם
- תורים
- הקלטת שיחות
- סטטיסטיקות שיחות
- פיקוח צוות.
תכונות אלו שימושיות במיוחד לניהול הפעילות של מחלקת שירות לקוחות או צוות מכירות.
חלק מפתרונות הטלפוניה העסקית הייעודיים, כמו Kavkom , משלבים כלים אלה ישירות בפלטפורמת הענן שלהם כדי להקל על ניהול השיחות היומיומי.
אינטגרציה עם כלי עסקיים
יתרון חשוב נוסף של VoIP הוא האינטגרציה שלו עם התוכנה בה משתמשת החברה.
ניתן לחבר את הטלפוניה למערכת CRM (ניהול קשרי לקוחות) או לכלים פנימיים אחרים.
זה מאפשר, למשל:
- להציג אוטומטית את תיק הלקוח כשהוא מתקשר
- כדי להקליט שיחות בהיסטוריית ה-CRM
- כדי להפעיל שיחה בלחיצה אחת מרשומת איש קשר.
חלק מהפלטפורמות אף מציעות אינטגרציות מקוריות עם מערכות ה-CRM העיקריות בשוק.
לדוגמה, Kavkom מאפשרת לך לחבר טלפוניה לכלים כמו HubSpot, Salesforce או Zoho על מנת לסנכרן באופן אוטומטי שיחות ומידע על לקוחות.
הסוגים השונים של מספרי VoIP
לא כל מספרי ה-VoIP משמשים לאותה מטרה.
בהתאם לצורכי החברה, ניתן לבחור סוגים שונים של מספרים.
חלקם מאפשרים לך ליצור נוכחות מקומית, אחרים מקלים על התרחבות בינלאומית או ניהול שיחות של צוות.
הנה הסוגים העיקריים של מספרי VoIP בהם משתמשים עסקים .
1. מספר VoIP מקומי (מספר גיאוגרפי)
מספר VoIP מקומי , המכונה גם מספר גיאוגרפי , משויך לעיר או לאזור.
לדוגמה:
- 01 לפריז
- 04 לדרום-מזרח
- 05 לדרום-מערב.
עבור חברה, מספר מסוג זה מסייע לשמור על נוכחות מקומית אמינה בקרב לקוחות.
2. מספר VoIP בינלאומי
מספר VoIP בינלאומי מאפשר לעסק להשיג מספר במדינה אחרת, גם ללא משרד פיזי שם.
זה שימושי במיוחד עבור:
- חברות שמתרחבות לחו"ל
- שירותי סחר בינלאומיים
- חברות SaaS.
לְדוּגמָה.
חברה צרפתית יכולה להשיג מספר טלפון ספרדי או בריטי כדי שלקוחותיה המקומיים יוכלו להתקשר בתעריף הארצי .
חלק מפתרונות הטלפוניה בענן מאפשרים לך ליצור את המספרים האלה בעשרות מדינות ולרכז את כל השיחות בפלטפורמה אחת.
3. מספר VoIP וירטואלי
מספר ה-VoIP הווירטואלי הוא הפורמט הנפוץ ביותר.
בניגוד למספר המשויך לקו טלפון פיזי, מספר זה פועל רק דרך האינטרנט.
משמעות הדבר היא שניתן לקבל שיחות:
- במחשב
- בסמארטפון
- בטלפון סלולרי
- או בטלפון IP.
מספר מסוג זה מתאים במיוחד לצוותים העובדים מרחוק או לחברות המעוניינות לרכז את שיחותיהן בפלטפורמת ענן.
לדוגמה, פתרונות מסוימים כמו Kavkom מאפשרים הקצאת מספרים וירטואליים לכל עובד או מחלקה על מנת לבנות את ניהול השיחות.
4. מספר VoIP לעסקים
לבסוף, חברות מסוימות משתמשות במספרי VoIP עסקיים מרובים כדי לארגן את התקשורת שלהן.
לדוגמה:
- מספר עבור מחלקת המכירות
- מספר תמיכת לקוחות
- מספר למרכזייה.
ניתן לחבר מספרים אלה למערכת טלפונים מבוססת ענן (מרכזיית ענן) המאפשרת ניהול של:
- ניתוב שיחות
- התורים
- העברות לקבוצות.
סוג זה של ארגון נפוץ במיוחד בחברות המטפלות בכמות גדולה של שיחות.
פלטפורמות המתמחות בטלפוניה עסקית, כמו Kavkom , מאפשרות לך להגדיר את המספרים הללו ולנהל את כל השיחות מממשק יחיד.
כיצד לבחור את ספק מספר ה-VoIP הנכון?
מעבר ל-VoIP הוא דבר טוב. בחירת הספק הנכון היא טובה יותר. איכות השירות, תקשורת מאובטחת ותמיכת לקוחות עושים את כל ההבדל באימוץ מוצלח.
בחירת הספק הנכון היא לעתים קרובות החלק החשוב ביותר.
לא כל הפתרונות עונים על אותם צרכים.
חלק מהפלטפורמות מיועדות כתשתיות טכניות עבור מפתחים, בעוד שאחרות מיועדות לצוותי מכירות, שירות לקוחות או מרכזי קשר פנימיים.
לפני בחירת פתרון, יש לבחון מספר קריטריונים.
איכות שיחה
הציפייה הראשונה נוגעת לאיכות השמע .
פתרון VoIP טוב חייב להבטיח:
- שיחות ברורות
- השהייה נמוכה
- יציבות טובה, אפילו עם מספר שיחות בו זמנית.
האיכות תלויה הן בתשתית של הספק והן בחיבור האינטרנט בו משתמשת החברה.
קלות פריסה
קריטריון חשוב נוסף נוגע לקלות היישום . חלק מהפתרונות דורשים תצורה טכנית מורכבת או התערבות של ספק שירות.
לעומת זאת, פלטפורמות ענן מודרניות מאפשרות לעתים קרובות להפעיל מספר VoIP ולקבוע את תצורת המשתמשים ישירות מממשק אינטרנט.
במקרים מסוימים, העסק יכול להתחיל לפעול תוך דקות.
לדוגמה, פתרון כמו Kavkom מאפשר לך להפעיל מספרי VoIP מקצועיים ללא חומרה ולפרוס במהירות טלפוניה עבור צוות.
תכונות ניהול שיחות
בהתאם לפעילות החברה, תכונות מסוימות עשויות להיות חיוניות.
לדוגמה:
- ניתוב שיחות חכם
- תורים
- הקלטת שיחות
- סטטיסטיקות שיחות
- פיקוח צוות.
תכונות אלו מאפשרות ניהול טוב יותר של פעילות טלפונית, במיוחד בצוותי מכירות או במחלקות שירות לקוחות.
אינטגרציה עם כלי עסקיים
עבור עסקים רבים, טלפוניה צריכה להיות מחוברת לכלים קיימים.
זה עשוי לכלול:
- מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM)
- תוכנת תמיכת לקוחות
- כלי פנימי.
האינטגרציה מאפשרת, למשל, להציג אוטומטית את הרשומה של הלקוח כשהוא מתקשר או לתעד שיחות בהיסטוריית השיחות של מערכת ה-CRM.
חלק מהפלטפורמות מציעות אינטגרציות מקוריות עם מערכות ה-CRM העיקריות בשוק. לדוגמה, Kavkom מציעה אינטגרציות עם HubSpot, Salesforce או Zoho כדי לחבר את הטלפוניה לכלי העסק של החברה.
גמישות חוזית
מבני התמחור יכולים גם להשתנות בהתאם לספקים.
חלק מהפתרונות דורשים:
- חוזים ארוכי טווח
- מספר מינימלי של רישיונות
- דמי התקנה.
פלטפורמות אחרות מציעות מודלים גמישים יותר.
לדוגמה, קווקום פועלת ללא התחייבות ועם חיוב יחסי, מה שמאפשר להתאים את מספר הקווים בהתאם לפעילות החברה.
איך משיגים מספר VoIP ומגדירים אותו?
מעבר לטלפוניית VoIP הוא הזדמנות אסטרטגית. אבל כדי להצליח במעבר הזה, חיוני… הגדרת מספר VoIP בחברה היא כיום הרבה יותר פשוטה ממערכת טלפון מסורתית.
רוב הפתרונות פועלים לחלוטין בענן. משמעות הדבר היא שבדרך כלל אין צורך להתקין חומרה, וגם לא לפרוס תשתית טלפונית מורכבת .
ברוב המקרים, ההתקנה כוללת מספר שלבים פשוטים.
הערכת הצרכים שלך
לפני יצירת מספר VoIP, כדאי לנתח כיצד החברה מנהלת את השיחות שלה.
מספר שאלות יכולות לעזור להבהיר את הצרכים:
- כמה עובדים ישתמשו בטלפון?
- מה כמות השיחות הצפויה?
- האם החברה צריכה מרכזיית טלפון?
- האם יש לחבר את הטלפוניה למערכת CRM?
שלב זה מאפשר לך לבחור פתרון המתאים לפעילות.
לדוגמה, צוות מכירות שמחפש לקוחות פוטנציאליים יזדקק לעיתים קרובות לכלים שונים מאשר מחלקת שירות לקוחות שמקבלת בעיקר שיחות נכנסות.
בחירת ספק טלפון VoIP
לאחר זיהוי הצרכים, השלב הבא הוא בחירת פלטפורמת טלפוניה VoIP.
חלק מהפתרונות מציעים תשתית טכנית המיועדת למפתחים.
פלטפורמות אחרות מיועדות לצוותים עסקיים שרוצים פתרון מוכן לשימוש.
לדוגמה, Kavkom מציעה פלטפורמת טלפוניה VoIP בענן המאפשרת להפעיל מספרי טלפון עסקיים, לנהל שיחות ולנטר פעילות טלפון מממשק יחיד.
קבלת מספר VoIP או העברה
לאחר ההרשמה, ניתן להזמין מספר חדש או להעביר מספר קיים.
מועד אחרון רגולטורי בצרפת :
- מספר טלפון קווי : ניידות תוך 7 ימי עסקים , עם הפסקה מקסימלית של 4 שעות
- מספר נייד : ניידות תוך יום עסקים אחד , גם עם סגירה מקסימלית של 4 שעות
מקור: arcep.fr
כדי להשלים שלב זה בהצלחה:
- בדוק את המידע המנהלי המשויך למספר שלך
- תיאום ניידות עם הספק הישן והחדש שלך
- הודע לצוותים שלך כדי לצפות להפסקות זמניות
הגדר את פלטפורמת הטלפון
לאחר הפעלת המספר, יש להגדיר את פלטפורמת ה-VoIP.
זה עשוי לכלול:
- יצירת משתמש
- תצורת ניתוב שיחות
- הטמעת מערכת מענה קולי אינטראקטיבי (IVR)
- יצירת תורים.
פתרונות ענן מודרניים מציעים בדרך כלל ממשק פשוט לניהול הגדרות אלו.
לדוגמה, פלטפורמות מסוימות כמו Kavkom מאפשרות לך להגדיר משתמשים, להעביר שיחות וכללי ניתוב ישירות מממשק אינטרנט.
חיבור טלפוניה לכלי החברה
השלב האחרון כרוך לעיתים קרובות בחיבור הטלפוניה לכלים בהם משתמשות הצוותים.
זה עשוי לכלול:
- מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM)
- תוכנת תמיכת לקוחות
- או כלי פנימי.
המטרה היא לרכז מידע הקשור לשיחות ולשפר את המעקב אחר אינטראקציות עם הלקוחות.
בחלק מהפתרונות, אינטגרציות CRM מאפשרות, למשל, תצוגה אוטומטית של רשומת איש קשר כאשר מתקבלת שיחה.
טיפים לשילוב מוצלח של שירות ה-VoIP שלך
הגדרת מספר VoIP אינה רק הפעלת מספר וביצוע שיחות.
כדי שטלפוניה תהפוך באמת שימושית לחברה, היא חייבת להיות משולבת היטב עם כלים ותהליכים פנימיים.
אינטגרציה מוצלחת מסתמכת בדרך כלל על שני אלמנטים: חיבור לכלי עסקיים ואימוץ על ידי צוותים.
אינטגרציה עם כלי עסקיים (CRM, API וכו')
פתרון VoIP יעיל חייב להשתלב בצורה חלקה עם סביבת התוכנה שלך. זה עוזר להפוך זרימות עבודה לאוטומטיות, לחסוך זמן ולשפר את חוויית הלקוח.
שיטות עבודה מומלצות:
- חבר את מערכת ה-VoIP שלך למערכת ה-CRM שלך כדי להעלות רשומות לקוחות באופן אוטומטי במהלך שיחות.
- השתמשו בממשקי API פתוחים כדי לסנכרן טלפוניה עם הכלים הפנימיים או מרכז התמיכה שלכם.
- שלבו VoIP בפתרונות שיתוף הפעולה שלכם (Slack, Teams וכו') לחילופי מידע חלקים בין צוותים.
קווקום מאפשרת אינטגרציה זו הודות ל:
- אינטגרציה מקורית של CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho וכו')
- ממשק API פתוח לחיבור הפלטפורמה לכל הכלים שלך
- ממשק פשוט , שנועד לפעול תוך דקות ספורות
הדרכה ותמיכה למשתמשים
אינטגרציה מוצלחת תלויה גם בצוותים מאומנים היטב ונתמכים היטב.
עצות רלוונטיות:
- ארגנו הדרכה קצרה, המתמקדת בתפקידים (תמיכה, מכירות וכו')
- ספקו הדרכות או מדריכים שלב אחר שלב
- יצירת קשר פנימי שיוכל לעזור למשתמשים
ומעל הכל, בחרו ספק המציע תמיכה אנושית אישית . במקרה של חסימה, עדיף ליצור קשר ישיר על פני טופס אוטומטי.
קווקום מספקת תמיכה אנושית , עם צוות מסור, קשוב וזמין, כדי להבטיח אימוץ מהיר וחלק.
על ידי שילוב של אינטגרציה חלקה והדרכה ממוקדת , אתם נותנים לצדכם את כל הסיכויים להצלחה במעבר שלכם ל-VoIP ולשיפור הביצועים שלכם.
הסתמכות על תמיכה רספונסיבית
לבסוף, בחירת הספק יכולה גם היא להשפיע על הצלחת האינטגרציה.
תמיכה טכנית מהירה מאפשרת פתרון מהיר של כל בעיית תצורה או שימוש.
חלק מהפתרונות מדגישים תמיכה אנושית במהלך היישום.
קווקום מציעה תמיכה טכנית וסיוע נגישים במהלך הגדרת מערכות הטלפוניה כדי לסייע לעסקים לפרוס במהירות את הפתרון שלהם.
שאלות נפוצות – שאלות נפוצות
כיצד להשתמש במספר VoIP?
מספרי VoIP משמשים דרך האינטרנט. כל מה שצריך זה מחשב, סמארטפון או טלפון IP מחובר. ניתן לבצע שיחות דרך ממשק אינטרנט, אפליקציה או טלפון תוכנה. המספר נגיש מכל מקום, אפילו בדרכים.
מהו פתרון ה-VoIP הטוב ביותר לעסקים?
הפתרון הטוב ביותר תלוי בצרכים שלכם, אבל Kavkom בולט בזכות ההתקנה הקלה שלו, שילוב CRM מובנה, גמישות ללא התחייבות ותמיכה אנושית מהירה. זהו פתרון אידיאלי למוקדי שירות, צוותי מכירות ועסקים המחפשים ביצועים.
מהם שלושת היתרונות העיקריים של מספרי VoIP?
מספר VoIP מציע מספר יתרונות לעסקים.
הראשון נוגע לחיסכון שנוצר בעלויות תקשורת, במיוחד עבור שיחות בינלאומיות או ארגונים מרובי אתרים.
היתרון השני הוא גמישות: עובדים יכולים להשתמש במספר העבודה שלהם ממגוון מכשירים המחוברים לאינטרנט. לבסוף, פתרונות VoIP מאפשרים הוספת תכונות מתקדמות כגון הקלטת שיחות, ניטור ושילוב CRM.
האם ניתן להשתמש במספר VoIP בחו"ל?
כן. ניתן להשתמש במספר VoIP מכל מקום, כל עוד קיים חיבור אינטרנט זמין. זה מאפשר לעובדים לענות לשיחות עסקיות גם בזמן עבודה מרחוק או נסיעה. לדוגמה, איש מכירות יכול להתקשר ללקוח מחו"ל תוך שימוש באותו מספר עסקי בו הוא משתמש במשרד.
כמה עולה מספר VoIP?
עלות מספר VoIP תלויה בספק ובתכונות הכלולות בהצעה. חלק מהפתרונות מספקים פשוט מספר לקבלת שיחות, בעוד שאחרים כוללים תכונות ניהול שיחות מתקדמות יותר.
סיכום
אימוץ מספר VoIP ופתרון טלפוניה בענן הוא הרבה יותר משינוי טכני: זהו צעד מפתח במודרניזציה של התקשורת של החברה שלכם.
על ידי הפחתת עלויות, שיפור הגמישות ופישוט האינטגרציה עם כלי עסקיים, VoIP מבסס את עצמו כפתרון יעיל וניתן להרחבה, המתאים באופן מושלם למציאות של מרכזי שירות, צוותי מכירות או עסקים קטנים ובינוניים הגדלים. אבל הגירה מוצלחת תלויה גם בבחירת פתרון שמתאים לארגון שלך.
פלטפורמות כמו Kavkom מאפשרות לכם כעת להפעיל מספר VoIP מקצועי תוך דקות, ללא כל ציוד, עם שילוב CRM וניהול שיחות מלא מהענן. עבור צוותי מכירות, מחלקות שירות לקוחות או מוקדי שירות פנימיים, זה מאפשר טלפוניה מרכזית וניהול עסקי טוב יותר.
