זה לעתים קרובות פשוט ככה. שיחה אחת שלא נענתה יכולה להספיק כדי לפגוע בתדמית של חברה . בעיני הלקוח, זהו סימן לארגון עמוס וקשה להגיע אליו.
ההשלכות חורגות מעבר לתדמית. כל שיחה שהוחמצה יכולה להתבטא בהפסד של הזדמנות עסקית . ועבור הצוותים, הלחץ גובר כאשר הם צריכים להתקשר בדחיפות לאנשי קשר לא מרוצים .
במאמר זה, תלמדו כיצד להפעיל , לבדוק ולהתאים את העברת השיחות שלכם , כך שכל איש קשר ימצא תמיד אוזן פנויה .
נקודות מפתח:
- העברת שיחות היא כלי פשוט המאפשר לך לנתב אוטומטית את השיחות הנכנסות שלך כדי למנוע אובדן אנשי קשר חשובים.
- קיימים סוגים שונים של העברות (ללא תנאי, אם תפוס, אם לא ניתן להשיג, אם אין מענה) וכל אחת מהן עונה על צורך ספציפי בזמינות.
- ההפעלה משתנה בהתאם למדיום : טלפון קווי, נייד, VoIP או פתרונות ענן, אך ההיגיון תמיד נשאר זהה.
- אימוץ כמה הרגלים מעשיים , כגון התאמת ההגדרות בהתאם לתקופה או תכנון קו גיבוי, מסייע לשמור על המשכיות התקשורת שלכם.
מהי העברת שיחות?
העברת שיחות היא פונקציה פשוטה : היא מפנה אוטומטית שיחה נכנסת למספר טלפון אחר .
זה יכול להיות לטלפון נייד אישי, לקו של עמית, או אפילו לשירות חיצוני. המטרה תמיד זהה: להישאר זמין , בכל מקום שאתה נמצא.
עם זאת, שימו לב להבדל. העברה מפנה שיחה לקו פעיל אחר . העברת שיחות, לעומת זאת, יכולה לכלול הודעה קולית : השיחה אינה נענית על ידי אדם, אלא נשמרת לצורך התקשרות חוזרת מאוחרת יותר.
מקרי שימוש קונקרטיים
- אתה יוצא לנסיעת עסקים : שיחות מהמשרד יגיעו לאחר מכן לטלפון הנייד שלך.
- אתה בחופשה : הקו מופנה לעמית מהימן.
- הצוות שלך מקבל יותר מדי שיחות : הזרימה מחולקת אוטומטית על פני מספר קווים.
- אתה עובד מרחוק : המספר המקצועי שלך ממשיך לעקוב אחריך.
הסוגים השונים של העברת שיחות
לא כל ההעברות זהות. בהתאם למצב, ניתן לבחור את הסוג המתאים ביותר.
העברה ללא תנאי
זוהי הדרך הפשוטה ביותר: כל השיחות מועברות אוטומטית למספר אחר . הקו המקורי אפילו לא מצלצל.
העברה אם עסוק
זה מופעל רק כאשר הקו כבר בשימוש. המתקשר לא שומע צליל תפוס, אלא מופנה למספר זמין .
העברה אם לא ניתן להשיג
העברת שיחות מופעלת כאשר הטלפון כבוי או מחוץ לכיסוי הרשת. אידיאלי לאזורים עם קליטה גרועה או במקרה של הפסקת חשמל זמנית.
העברה אם אין תגובה
אם אף אחד לא עונה לאחר זמן מסוים , השיחה מועברת לקו אחר . זה שימושי כדי למנוע מהמתקשר לנתק לאחר מספר צלצולים.
איזו העברה לאיזה צורך?
| סוג העברה | מתי להשתמש בו? | יתרון עיקרי | גבול שיש להיות מודעים אליו |
|---|---|---|---|
| בְּלִי תְנָאִים | היעדרות ממושכת, עבודה מרחוק במשרה מלאה | פשטות, ללא שיחות שלא נענו | שליטה רבה יותר על שיחות ישירות |
| כל כך עסוק | קו מבוקש מאוד | הימנעו מטון עסוק | עלול להרוות את מספר היעד |
| אם בלתי ניתן להשגה | אזורים ללא קליטה ברשת, הטלפון כבוי | שומר על זמינות | תלוי בכיסוי הרשת |
| אם אין תגובה | הצפה מדי פעם, שיחות שלא נענו | מציע "הזדמנות שנייה" | דורש השהייה הניתנת להגדרה |
כיצד ניתן להפעיל ולבטל העברת שיחות?
העיקרון פשוט : כל סוג של מכשיר או פתרון מציע את הנתיב שלו. הנה האפשרויות הנפוצות ביותר.
טלפון קווי
בקו קווי או בקו של מפעיל, העברת שיחות מוגדרת ישירות דרך תפריט השפופרת או באמצעות הרצפים שמספק המפעיל. השלבים משתנים מעט בהתאם לספק , אך התוצאה זהה: השיחות שלך מנותבות אוטומטית.
נייד (אנדרואיד ואייפון)
אנדרואיד : עבור לאפליקציית הטלפון, פתח את הגדרות השיחה , לאחר מכן בחר בתפריט העברת שיחות . לאחר מכן תבחר את סוג ההעברה (תמיד, אם תפוס, אם לא ניתן להשיג, אם אין מענה) ואת מספר היעד.
אייפון : פתח את ההגדרות> טֵלֵפוֹן> העברת שיחות . הפעל את האפשרות והזן את המספר הרצוי. בהתאם למפעיל, תפריט זה מאפשר רק העברה ללא תנאי; עבור העברה מותנית, תצטרך ליצור קשר עם שירות המפעיל שלך.
VoIP / IPBX
עם טלפון תוכנה, טלפון אינטרנטי או טלפון IP פיזי, התצורה מתבצעת ישירות בממשק . אתה מגדיר את סוג העברת השיחות ואת מספר היעד . חלק מהפתרונות מציעים גם צלצול סימולטני : הקו שלך וקו אחר מצלצלים בו זמנית, לתוספת אבטחה.
פתרונות ענן
עם פתרון טלפוניה מבוסס ענן , ההתקנה הופכת לקלה להפליא . הכל נעשה דרך ממשק מקוון יחיד. אין צורך להקליד קודים מסובכים או להתקין חומרה כלשהי. בכמה לחיצות בלבד, אתם מחליטים כיצד לנתב את השיחות שלכם , מהמחשב או מהמכשיר הנייד שלכם.
דוגמה: פלטפורמה כמו Kavkom מרכזת את ההגדרות שלך. אתה בוחר מתי ולמי להעביר את השיחות שלך , והכל מממשק קל לשימוש.
והיתרונות לא עוצרים שם. פתרונות אלה משלבים תכונות מתקדמות מעבר להעברה פשוטה. הדוגמה הברורה ביותר? העברה בסיוע .
דמיינו: לקוח מתקשר, אך עליכם להעביר אותו לעמית. לפני העברת השיחה, תוכלו לתת לו קצת מידע רקע באופן פרטי . כאשר העמית עונה לשיחה, השיחה מתחדשת באופן טבעי , ללא הפרעה או חזרה מצד הלקוח.
פרט קטן זה עושה הבדל גדול: הוא מייעל את שיתוף הפעולה הפנימי ומשפר את החוויה עבור אנשי הקשר שלכם.
צעדים מעשיים להגדרה ובדיקה של ההעברה שלך (שיטה אוניברסלית)
הגדרת העברת שיחות היא פחות מרתיעה ממה שזה נראה. המפתח הוא להתקדם ברוגע , צעד אחר צעד, ולבדוק בכל פעם שהכל עובד. חשבו על תהליך זה כתהליך כוונון עדין קטן שיחסוך לכם הרבה צרות בהמשך.
שלב 1: אימות הפעלת השירות
ראשית, ודא שהתכונה כלולה בתוכנית שלך. חלק מהספקים מציעים העברת שיחות כברירת מחדל, בעוד שאחרים דורשים הפעלה מוקדמת. באשר לסמארטפונים, רובם כוללים הגדרה זו בתפריטים שלהם , אך הזמינות עשויה להשתנות בהתאם לדגם או לעדכוני התוכנה .
עם שירותי VoIP או שירותי ענן, התהליך פשוט אף יותר: השירות בדרך כלל מופעל כברירת מחדל . כל שעליכם לעשות הוא להתחבר לממשק האינטרנט או לאפליקציה. בצעו את שלב האימות הראשוני הזה; זה מונע מכם לחפש בעיה טכנית שאינה קיימת.
שלב 2: בחירת סוג ההעברה
האם אתה רוצה שכל השיחות שלך יופנו ללא יוצא מן הכלל? או שאתה מעדיף שהפניה תתרחש רק במקרים ספציפיים מסוימים? עכשיו זה הזמן להחליט.
- חיוני : אידיאלי אם אתם יוצאים לחופשה או אם אתם עובדים 100% מרחוק.
- אם עסוק : שימושי כאשר אתה כבר מחובר לעתים קרובות ולא רוצה שהמתקשרים שלך יחכו.
- אם לא ניתן להשיג : מרגיע אם אתה יודע שכיסוי הרשת שלך אינו ודאי.
- אם אין מענה : תכונה שימושית למניעת ניתוק השיחה לאחר מספר צלצולים.
לכן, בחירת סוג ההעברה תלויה ישירות בהקשר המקצועי שלך ובלוח הזמנים שלך.
שלב 3: הזן את מספר היעד
זהו ליבת ההגדרה . ציין את המספר שאליו יש להעביר את השיחות שלך. זה יכול להיות הטלפון הנייד האישי שלך, שלוחה זמינה של עמית, מספר מרכזיה או אפילו הודעה קולית.
טיפ: תמיד בחרו קו שעובד בפועל . העברת שיחה לתא קולי מלא או למספר שכמעט ולא מנוטר רק מעבירה את הבעיה במקום לפתור אותה. עדיף לבדוק שהמספר שבחרתם מוכן לקבל שיחות.
שלב 4: ביצוע שיחת ניסיון
לעולם אל תדלגו על שלב זה . מטלפון אחר, התקשרו למספר המקורי ובדקו מה קורה. האם השיחה מצלצלת כראוי בקו היעד? האם ההעברה חלקה, או שיש עיכוב מעצבן?
אם אתם עובדים בצוות, בקשו מעמית לעבודה כדי למלא את תפקיד המתקשר . זה ייתן לכם משוב מיידי על איכות חוויית הלקוח . שיחת ניסיון זו אורכת רק כמה שניות, אך היא מספקת תמונה ברורה של מה שאיש הקשר שלכם חווה בפועל .
שלב 5: התאם במידת הצורך
אם תוצאות הבדיקה אינן עומדות בציפיות שלך, חזור להגדרות ובצע תיקונים . באפשרותך לשנות את סוג ההעברה , לוודא שמספר היעד נכון, או להתאים את הזמן לפני הפעלת ההעברה.
ואם, למרות ניסיונותיכם, ההעברה עדיין לא מצליחה להפעיל כראוי, אל תהססו לפנות לתמיכה של ספק השירות שלכם או של פתרון הענן שלכם . הסיוע שלהם יכול לפתור את הבעיה במהירות ולחסוך לכם זמן .
תהליך אוניברסלי זה נשאר תקף בין אם אתם משתמשים בטלפון קווי, בטלפון חכם או בפתרון ענן. חשבו על זה כעל טקס קטן: בדיקה, הגדרה, בדיקה, כוונון . לאחר אימוץ התהליך, הוא הופך לערובה הטובה ביותר להבטיח שאף שיחה לא נותרת ליד המקרה .
טיפ מהיר
בצע תמיד שיחת בדיקה לאחר ביצוע שינוי . זוהי הדרך האמינה ביותר להבטיח שההעברה תפעל כצפוי.
טיפים להבטחת המשכיות השיחות שלכם
העברה שתצורתה מוגדרת היטב יעילה. אבל כדי להבטיח שהיא תישאר שימושית לאורך זמן, כמה הרגלים פשוטים עושים את כל ההבדל.
- בדוק את ההגדרות שלך באופן קבוע. עדכון תוכנה יכול לפעמים לאפס את ההגדרות שלך.
- התאם בהתאם לתקופה. חגים, עבודה מרחוק או תקופות שיא של פעילות אינן מחייבות את אותם כללי פיטורים.
- עקוב אחר העלויות. ייתכן שחלק מההעברות הבינלאומיות יחויבו על ידי המפעיל.
- קבעו נהלי חירום. צלצול או ניתוב מחדש לעמית בו זמנית מסייעים במניעת מבוי סתום.
בקיצור: ההרגלים הנכונים כדי לוודא שלא תפספסו כלום
- בדוק את ההגדרות שלך באופן קבוע.
- התאם בהתאם ללוח הזמנים שלך.
- צפה את העלויות הפוטנציאליות.
- תכנן קו גיבוי.
שאלות נפוצות – שאלות נפוצות על העברת שיחות
כיצד ניתן להפעיל ולבטל העברת שיחות?
בנייד, דרך הגדרות אנדרואיד או אייפון. בטלפון קווי, דרך רצפי ספק. דרך VoIP או ענן, מממשק מקוון.
איך אני מעביר שיחות מהטלפון הנייד שלי למספר אחר?
על ידי הגדרת ההעברה ישירות בהגדרות המכשיר או דרך אזור הלקוחות של המפעיל שלך.
מה ההבדל בין העברה ללא תנאי להעברה מותנית?
אפשרות ההעברה ללא תנאי מפנה מחדש את כל השיחות ללא יוצא מן הכלל. אפשרות ההעברה המותנית מופעלת רק במקרים מסוימים (עסוק, לא ניתן להשיג, אין מענה).
איך אני יודע אם ההעברה שלי פעילה?
בדיקה פשוטה: התקשרו למספר שלכם מקו אחר. אם השיחה מופנית מחדש, העברת השיחות פועלת כראוי.
האם העברת שיחות כרוכה בתשלום?
זה בדרך כלל כלול בתוכניות לאומיות. עם זאת, שיחות המועברות למדינות זרות עשויות להיות מחויבות בתעריף הרלוונטי.
סיכום
מערכת העברת שיחות שתצורתה נכונה מגנה על העסק שלך מפני שיחות שלא נענו. היא תומכת בתדמית מקצועית, מפחיתה לחץ על הצוותים שלך ומשפרת את זמן הפעילות הכולל.
כדי להגיע רחוק יותר, פתרונות ענן מפשטים את הניהול. בעזרת פלטפורמה כמו Kavkom , תוכלו לנהל את ההפניות שלכם בכמה לחיצות בלבד, ללא קודים מסובכים או חומרה נוספת.
ההעברה אינה רק פונקציה טכנית. זהו כלי המשכיות שכאשר נעשה בו שימוש נכון, הופך כל שיחה להזדמנות.
