כאן נכנסות לתמונה אפליקציות להעברת שיחות . כלים אלה מפזרים אוטומטית ניתוב מחדש של שיחות נכנסות, מפזרים תקשורת בין משתפי פעולה מרובים ומבטיחים המשכיות שירות, גם כאשר צוותים עובדים מרחוק או במספר מיקומים.
רוב היישומים הללו משולבים בפתרונות טלפוניה מבוססי ענן של VoIP . הם מאפשרים לך לנהל שיחות מדפדפן, אפליקציה סלולרית או טלפון תוכנה, מבלי להתקין חומרה כלשהי. במדריך זה, נראה כיצד יישומים אלה פועלים, כיצד להגדיר העברת שיחות, ואילו פתרונות יכולים לענות על צרכי העסק.
נקודות מפתח:
- העברת שיחות היא כלי מפתח כדי לא לפספס שיחה : היא מפנה אוטומטית שיחות נכנסות למספר או שירות אחר בהתאם לכללים שלך (זמנים, זמינות, צוותים וכו').
- התצורה מתבצעת בשלושה שלבים : הכנה (תרחישים, צוותים), תצורה (סוגי העברות, משבצות זמן), לאחר מכן התאמה אישית (הודעות קוליות, בדיקות, אוטומציות CRM).
- אבטחה ואמינות הן חיוניות : תקשורת מוצפנת, תאימות לתקנות ה-GDPR ותמיכה אנושית רספונסיבית הן חיוניות לפתרון מקצועי.
- אפליקציות כמו Kavkom הופכות את ההתקנה הזו לקלה יותר: Kavkom היא פלטפורמת טלפוניה עסקית מבוססת ענן לחלוטין, נגישה דרך אפליקציות אינטרנט, טלפון תוכנה ואפליקציות מובייל.
מהי אפליקציית העברת שיחות?
אפליקציית העברת שיחות היא כלי המאפשר לך לנהל באופן אוטומטי את ניתוב השיחות הנכנסות.
בטלפון מסורתי, העברת שיחות מוגבלת לעיתים קרובות לכמה הגדרות פשוטות. לדוגמה, ניתן לנתב שיחות למספר אחר אם הקו תפוס או אם אף אחד לא עונה.
אפליקציית העברת שיחות הולכת הרבה יותר רחוק. היא מאפשרת לך ליצור כללי ניתוב מתקדמים יותר כדי לארגן את התקשורת של הצוות.
לדוגמה, חברה עשויה:
- העברת שיחה לעמית זמין
- להפנות שיחות לשירות ספציפי
- לשלוח שיחות לטלפון נייד כאשר המשרד סגור
- פיזור שיחות בין מספר נציגים
רוב היישומים הללו משולבים בפתרונות טלפוניה מבוססי ענן של VoIP . כל ניהול השיחות מתבצע באמצעות ממשק מקוון, הנגיש ממחשב או סמארטפון.
פלטפורמות כמו Kavkom פועלות בדיוק על פי עיקרון זה. ניהול הטלפוניה מתבצע בענן, מה שמאפשר הגדרת העברת שיחות מממשק אינטרנט , טלפון תוכנה או אפליקציה סלולרית, ללא צורך בהתקנת חומרה באתר.
תכונות עיקריות:
- העברה מותנית (אם הקו תפוס, אין מענה וכו')
- העברה מיידית
- העברה לטלפון נייד, לעמית או לשירות ייעודי
- הגדרה לפי משבצות זמן או כללים מותאמים אישית
יתרונות קונקרטיים:
- פרודוקטיביות משופרת : פחות זמן מבוזבז, שיחות מבוזרות טוב יותר
- שירות לקוחות משופר : יותר שיחות נענו, פחות שיחות חוזרות שלא נענו
- ניידות מובטחת : עובדים יכולים להגיב גם מחוץ למשרד
ללא פתרון העברה:
- שיחות שהוחמצו = הזדמנויות שהוחמצו
- חיפוש יתר של קבוצות מסוימות
- חוויית לקוח לא עקבית
לסיכום: אפליקציית העברת שיחות מאפשרת לך לארגן ולאוטומטי את ניהול התקשורת של החברה. בשילוב עם פתרון טלפוניה בענן, היא מקלה על חלוקת השיחות ומשפרת את תגובת הצוות.
למה להשתמש באפליקציית העברת שיחות בעסק?
בארגון קטן, ניתן להגדיר העברת שיחות ישירות בטלפון. אך כאשר מספר עובדים צריכים לנהל שיחות, שיטה זו מגיעה במהירות לגבולותיה.
אפליקציית העברת שיחות מאפשרת ניהול תקשורת מרכזי וניתוב אוטומטי של שיחות נכנסות. לאחר מכן, עסקים יכולים לארגן את השיחות בהתאם לצוותים, ללוחות הזמנים או לזמינות העובדים שלהם.
יישומים אלה משולבים בדרך כלל בפתרונות טלפוניה מבוססי ענן של VoIP . ניהול השיחות מתבצע באמצעות ממשק מקוון המאפשר הגדרה קלה של כללי העברת שיחות.
לדוגמה, חברה עשויה:
- להפנות שיחות לשירות ספציפי
- העברת שיחות לטלפון נייד מחוץ לשעות הפעילות
- פיזור שיחות באופן אוטומטי בין מספר סוכנים
- ניטור פעילות הטלפון מלוח המחוונים
חלק מהפלטפורמות הולכות אף רחוק יותר על ידי שילוב ישיר עם כלי עסקיים.
שילוב CRM:
כאשר אפליקציית העברת שיחות מחוברת למערכת CRM, ניתן לשייך שיחות באופן אוטומטי לרשומות לקוחות. לאחר מכן, לצוותים יש גישה להיסטוריית האינטראקציות ברגע שמתקבלת שיחה.
סנכרון זה מאפשר מעקב אחר מכירות ומשפר את איכות האינטראקציות עם לקוחות.
פתרון כמו Kavkom פועל על עיקרון זה. הפלטפורמה מאפשרת לך לנהל שיחות, להגדיר העברות ולסנכרן אינטראקציות עם מערכות ה-CRM הנפוצות ביותר, ישירות מממשק ענן נגיש במחשבים או במכשירים ניידים.
כיצד להגדיר העברת שיחות באמצעות אפליקציית VoIP
הגדרת העברת שיחות באמצעות אפליקציית טלפון VoIP היא בדרך כלל הרבה יותר פשוטה מאשר בטלפון מסורתי. ההגדרות מוגדרות ישירות דרך ממשק מקוון, הנגיש ממחשב או מאפליקציה לנייד.
הנה השלבים הנפוצים ביותר להגדרת העברת שיחות באמצעות אפליקציה.
שלב 1: הכנה והתקנה
לפני הגדרת ההעברה, כדאי להגדיר כיצד יש לחלק את השיחות בתוך החברה.
לדוגמה:
- אילו שירותים צריכים לקבל את השיחות
- אילו משתפי פעולה יכולים לקבל תקשורת
- אילו משבצות זמן יש לקחת בחשבון
לדוגמה, צוות מכירות יכול לקבל שיחות נכנסות במהלך היום, בעוד שמרכזיה או טלפון נייד יכולים לקחת פיקוד מחוץ לשעות הפעילות.
הגדרה זו מאפשרת קונפיגורציה עקבית של העברות. הפריסה אורכת דקות ספורות בלבד, עם תמיכה אנושית בכל שלב.
שלב 2: הגדרת הגדרות העברת שיחות
לאחר הגדרת הארגון, היישום מאפשר לך להגדיר את כללי ההפניה .
האפשרויות הנפוצות ביותר הן:
- העברה לשותף פעולה זמין
- הפניה לקבוצת סוכנים
- ניתוב לטלפון נייד מחוץ לשעות הפעילות
- העברה לאחר מספר צלצולים
חלק מהפלטפורמות מאפשרות גם יצירת תרחישים מתקדמים יותר, למשל בהתבסס על זמינות הסוכן או סוג השיחה.
שלב 3: התאמה אישית ובדיקה של האפליקציה
לאחר שהתצורה הושלמה, מומלץ לבצע מספר שיחות ניסיון .
זה מאפשר לנו לאמת:
- שהשיחות יגיעו לקו הנכון
- שזמני ההעברה מתאימים
- שהחוויה תהיה חלקה עבור המתקשר
בדיקות אלו חשובות כדי למנוע ניתוב מחדש של שיחה לקו לא זמין או לתא קולי מלא.
ודא את האמינות והאבטחה של העברת השיחות שלך
שיחות עסקיות יכולות להכיל מידע רגיש . פתרונות טלפוניה מבוססי ענן של VoIP משלבים בדרך כלל מנגנוני אבטחה להגנה על התקשורת.
הגנות אלו כוללות, למשל:
- הצפנת שיחות
- ניהול גישת משתמשים
- אחסון מאובטח של רשומות
- עמידה בכללי הגנת המידע
אלמנטים אלה מאפשרים לחברות לנהל את התקשורת שלהן תוך כיבוד חובות רגולטוריות.
אבטחת תקשורת
שיחות עסקיות יכולות להכיל מידע רגיש . פתרונות טלפוניה מבוססי ענן של VoIP משלבים בדרך כלל מנגנוני אבטחה להגנה על התקשורת.
הגנות אלו כוללות, למשל:
- הצפנת שיחות
- ניהול גישת משתמשים
- אחסון מאובטח של רשומות
- עמידה בכללי הגנת המידע
אלמנטים אלה מאפשרים לחברות לנהל את התקשורת שלהן תוך כיבוד חובות רגולטוריות.
המשכיות השירות
אפליקציית העברת שיחות טובה חייבת גם להבטיח המשכיות השירות.
משמעות הדבר היא שחייבת להיות אפשרות לנתב מחדש שיחות גם אם:
- עמית כבר מחובר
- משרה אינה זמינה
- קבוצה אחת נעדרת
פתרונות טלפוניה בענן מאפשרים לך להגדיר תרחישי גיבוי. לדוגמה, ניתן להפנות שיחה באופן אוטומטי לנציג אחר או לטלפון נייד אם אף אחד לא עונה.
ניטור שיחות
חלק מהפלטפורמות מאפשרות גם לעקוב אחר פעילות הטלפון בזמן אמת.
לדוגמה, מנהלים יכולים לראות:
- מספר השיחות המתבצעות
- סוכנים זמינים
- שיחות שלא נענו
נראות זו מאפשרת התאמות מהירות בכללי העברת השיחות אם נפח השיחות עולה. בעזרת פתרון כמו Kavkom, עסקים יכולים להגדיר את העברת השיחות שלהם מממשק ענן מאובטח. התקשורת מוצפנת, וניתן להתאים את כללי הניתוב מחדש בכל עת מלוח המחוונים.
השוואה בין אפליקציות קיימות להעברת שיחות
עם כל כך הרבה אפליקציות להעברת שיחות הזמינות ב-Google Play וב-App Store, קשה לעשות את הבחירה הנכונה. כדי להעריך ביעילות פתרון, יש לקחת בחשבון מספר קריטריונים.
קריטריונים שיש להקפיד עליהם
בעת הערכת אפליקציית העברת שיחות, מספר גורמים יכולים להשפיע:
- קלות ההתקנה
- איכות ממשק המשתמש
- תאימות למובייל (אנדרואיד ו-iOS)
- שילוב CRM
- תכונות ניטור שיחות
פתרון שקל להגדיר בדרך כלל מאפשר לצוותים לאמץ את הכלי מהר יותר.
טבלת השוואת יישומים
| יישום | סוג הפתרון | אידיאלי עבור |
|---|---|---|
| קווקום | טלפוניית VoIP בענן | צוותי מכירות ומוקדי שירות טלפוניים |
| קלאוד טוק | טלפוניית VoIP בענן | צוותי מכירות |
| איירקול | מערכת טלפונים מבוססת ענן | תמיכת לקוחות |
| רינג סנטרל | פלטפורמת תקשורת מאוחדת | חברות מרובות אתרים |
סקירה מהירה של הפתרונות
קווקום
Kavkom הוא פתרון טלפוניה מבוסס ענן VoIP עבור צוותי מכירות ומוקדי שירות פנימיים. הפלטפורמה מאפשרת ניהול קל של העברת שיחות, חלוקת שיחות בין עובדים ומעקב אחר פעילות שיחות בזמן אמת.
עסקים יכולים להגדיר כללי ניתוב שיחות מחדש מממשק פשוט, נגיש במחשב שולחני או בנייד. הפתרון משתלב גם עם מערכות CRM מובילות כדי לקשר אוטומטית שיחות לרשומות לקוחות ולרכז את התקשורת עם לקוחות פוטנציאליים ולקוחות פוטנציאליים.
קלאוד טוק
CloudTalk הוא פתרון טלפוניה מבוסס ענן של VoIP המאפשר לעסקים לנהל את השיחות שלהם מממשק אינטרנט או אפליקציה סלולרית. הפלטפורמה מציעה תכונות של העברת שיחות, ניתוב וניטור ביצועים, המשמשות לעתים קרובות צוותי מכירות ומרכזי תמיכה לארגון התקשורת שלהם ולניתוח פעילות השיחות שלהם.
איירקול
Aircall הוא פתרון טלפוניה מבוסס ענן מסוג VoIP המשמש צוותי מכירות ושירות לקוחות. הפלטפורמה מאפשרת למשתמשים לנהל שיחות, להגדיר העברות שיחות ולהפיץ תקשורת בין נציגים ממחשב או מממשק נייד.
הפתרון מציע גם אינטגרציות עם מספר מערכות CRM כדי לרכז אינטראקציות עם לקוחות פוטנציאליים ולקוחות פוטנציאליים ולעקוב אחר הפעילות הטלפונית של צוותים.
רינג סנטרל
RingCentral היא פלטפורמת תקשורת מבוססת ענן המאפשרת לעסקים לנהל את שיחות העסק שלהם מממשק אינטרנט או אפליקציה סלולרית. הפתרון כולל תכונות טלפוניה של VoIP כגון העברת שיחות, ניהול שיחות נכנסות וחלוקת שיחות בין עובדים מרובים.
הפלטפורמה מציעה גם אינטגרציות עם כלים מקצועיים שונים ומאפשרת לצוותים לנטר את פעילות הטלפון שלהם מלוח מחוונים מרכזי.
שאלות נפוצות – שאלות נפוצות
מהי אפליקציית העברת שיחות?
אפליקציית העברת שיחות היא כלי שמפנה אוטומטית שיחות נכנסות למספר או לאיש קשר אחר. יישומים אלה משולבים לעתים קרובות בפתרונות טלפוניה מבוססי ענן של VoIP ומאפשרים לך לנהל העברת שיחות מממשק אינטרנט או נייד.
האם ניתן להעביר שיחה מסמארטפון?
כן. רוב אפליקציות הטלפוניה בענן מציעות אפליקציות מובייל לאנדרואיד ול-iOS. זה מאפשר למשתמשים לנהל את השיחות שלהם, להעביר שיחות או לשנות כללי העברת שיחות ישירות מהסמארטפון שלהם.
מה ההבדל בין שירות העברת שיחות מסורתי לבין אפליקציית העברת שיחות?
מערכת העברת שיחות סטנדרטית מוגדרת ישירות בטלפון או דרך מרכזן. אפליקציית העברת שיחות מאפשרת לך להתקדם צעד קדימה על ידי הוספת כללים אוטומטיים, העברות לצוותים, לוחות זמנים או שילובים עם כלי CRM.
האם אפליקציות להעברת שיחות עובדות עם VoIP?
כן. רוב יישומי העברת השיחות משולבים בפתרונות טלפוניה מבוססי ענן של VoIP. לאחר מכן, השיחות מנוהלות דרך האינטרנט, מה שמאפשר הגדרת העברות וניטור פעילות הצוות מממשק מקוון.
סיכום
העברת שיחות מאפשרת לעסקים להישאר נגישים ומונעת החמצת שיחות חשובות. כאשר עמית אינו זמין, ניתן להפנות שיחות לחבר צוות אחר כדי להבטיח המשכיות התקשורת.
יישומי העברת שיחות מקלים על ארגון זה בכך שהם מאפשרים ניהול ניתוב שיחות מממשק פשוט. לפיכך, עסקים יכולים לחלק שיחות בין עובדים מרובים, להגדיר כללים המבוססים על לוחות זמנים או זמינות נציגים, ולנטר בקלות רבה יותר את פעילות הטלפון.
פתרונות טלפוניה מבוססי ענן של VoIP מאפשרים כעת ניהול שיחות מרכזי. פלטפורמות כמו Kavkom, לדוגמה, מאפשרות הגדרת העברת שיחות, מעקב אחר פעילות צוות ושילוב טלפוניה עם מערכות CRM מרכזיות.
