מרכזיית טלפון בעירייה: תכנון זרימת שיחות ברורה וגמישה כדי להפנות את התושבים לשירות הנכון

מרכזיית העירייה שלכם מצלצלת ללא מענה, תושבים מגיעים למחלקה הלא נכונה, והצוות שלכם מבלה את ימיהם בהעברת שיחות ידנית שמערכת מתוכננת היטב הייתה מטפלת בהן באופן אוטומטי. זה לא חייב להיות המצב.

המציאות עבור קהילות רבות זהה: מספר טלפון מרכזי שמטפל בכל דבר, אדם או שניים בקבלה שממיינים שיחות ידנית, ותושבים שמנתקים בתסכול לפני שהם מדברים עם האדם הנכון. הבעיה אינה כמות השיחות. אלא היעדר זרימת שיחות שנועד לכוון כל בקשה למחלקה הנכונה מהצלצול הראשון.

מודרניזציה של קליטת הטלפון של עירייה היא בעיקר עניין של ארגון, לא של טכנולוגיה. אילו שירותים צריכים להיות נגישים ישירות? כיצד מנהלים סגירות, שיאים עונתיים ומקרי חירום מחוץ לשעות הפעילות? איזה פתרון מתאים ביותר לגודל הרשות המקומית שלכם מבלי לכבול אתכם לחוזה רב שנתי נוקשה? מדריך זה, המבוסס על אילוצים של שירותים ציבוריים מקומיים בעולם האמיתי, מספק תשובות קונקרטיות, החל מתכונות חיוניות ומטריצת בחירה המבוססת על גודל הרשות המקומית ועד לתקצוב ורשימת תיוג לפריסה. למידע נוסף על האפשרויות הזמינות עבור המגזר שלכם, עיינו בדף הייעודי שלנו בנושא טלפוניה עסקית .

מרכזיית הטלפון של העירייה: למה לחדש את שירות הקבלה שלכם?

בכל יום, עשרות, לפעמים מאות, שיחות מתכנסות למספר אחד. דייר אחד רוצה מסמך מעמד אזרחי. אחר מבקש מידע תכנון. שלישי מנסה לרשום את ילדו לקפטריה של בית הספר. ומאחורי השפופרת, פקידה או שתיים מנסים למיין, להעביר ולענות לשיחות, והכל תוך כדי ניהול זרימת האנשים בדלפק. התוצאה צפויה: שיחות שלא נענו , העברות ידניות אקראיות, ודיירים שמנתקים בתסכול עוד לפני שהם מדברים עם האדם הנכון.

זו לא בעיה של רצון טוב. זו בעיה של ניהול זרימת שיחות. כאשר מערכת הטלפון של עירייה עדיין מסתמכת על מרכזיה ישנה או טלפון משותף פשוט, כל שיא עונתי – חזרה לבית הספר, תקופת בחירות, קמפיין להצהרות – הופך למקור למתח עבור הצוות ולחוסר שביעות רצון בקרב המשתמשים.

עם זאת, קליטת הטלפון בעירייה אינה פרט לוגיסטי. זוהי נקודת הקשר הראשונה בין הרשות המקומית לתושביה. שיחה שמתחברת במהירות למחלקה הנכונה – רישום אזרחי, משטרה עירונית, שירותים טכניים – מקרינה תדמית של שירות ציבורי נגיש ומאורגן . שיחה שמתנהלת בלולאה אינסופית או מגיעה למערכת תא קולי מלאה גורמת להשפעה הפוכה: חוסר אמון, תלונות וגעות מיותרות לדלפק.

מודרניזציה של מערכת הטלפון של עירייה משמעה חשיבה מחודשת על חוויית האזרח כבר מהצלצול הראשון. זה כרוך בהגדרת תרחישי שיחה המותאמים לשעות שונות של היום ולמקרי חירום , ניתוב אוטומטי של כל בקשה למחלקה המתאימה באמצעות מערכת מענה קולי אינטראקטיבית, ושחרור צוות הקבלה מהעברות חוזרות ונשנות כדי שיוכלו להתמקד במצבים הדורשים אינטראקציה אנושית. האתגר העיקרי אינו טכנולוגיה; מדובר בתכנון שירות קבלה שעומד במשימת השירות הציבורי.

מערכת מרכזיה מדור קודם לעומת טלפוניית VoIP: איזו מהן על רשות מקומית לבחור?

בבתי עירייה רבים, מערכת הטלפון הקיימת היא מערכת PBX שהותקנה לפני עשר או חמש עשרה שנים. מרכזת שיחות זו, המחוברת לרשת הנחושת, מרכזת אותן ומפיצה אותן לשלוחות פנימיות. למרות שהיא מילאה את ייעודה, היא מטילה כיום אילוצים משמעותיים: תחזוקה יקרה , טכנאי מיוחד לכל שינוי שלוחה, כבלים ייעודיים בתוך המקום וחוזי תחזוקה רב שנתיים שקשה לנהל משא ומתן מחדש במהלך כהונה. הוספת שלוחה עבור שירות חדש או שינוי ניתוב שיחות במהלך תקופת בחירות דורשת הצעת מחיר, זמן אספקה, ולפעמים מספר שבועות.

טלפוניית VoIP עבור מוסדות ציבור פועלת על פי עיקרון שונה בתכלית. שיחות עוברות דרך האינטרנט, לא דרך כבלי נחושת קנייניים. המערכת מאוחסנת בענן: אין צורך בתחזוקת ארונות טכניים, אין צורך להחליף שרתים כל חמש שנים. הגדרות, יצירת שלוחות, שינוי תרחישי שיחה והתאמת שעות פתיחה מתבצעים כולם דרך ממשק אינטרנט בכמה לחיצות בלבד, ללא כל התערבות חיצונית.

דאגה נפוצה בקרב צוות אדמיניסטרטיבי היא האם מעבר לענן פירושו נטישת טלפונים פיזיים על שולחנות העובדים. לא. מערכת טלפונים עירונית מבוססת VoIP מאפשרת שילוב של שימושים. פקידי קבלה המעדיפים מכשיר נייד מסורתי יכולים להשתמש בטלפון IP פיזי שתצורתו מוגדרת בקו ה-VoIP שלהם. אחרים, שעובדים מרחוק מדי פעם או נעים בין משרדים, משתמשים בטלפון אינטרנטי או בטלפון תוכנה במחשב שלהם. שניהם מתקיימים יחד על אותה תשתית, ללא עלות נוספת הכרוכה בבחירת המכשיר.

Kavkom מדגימה גישה זו: פלטפורמת טלפוניית ה-IP עבור רשויות מקומיות פועלת 100% בענן, ללא חומרה חובה והפעלה תוך דקות. טלפוני IP פיזיים תואמים ללא עלות נוספת, בניגוד לפתרונות אחרים שבהם אפשרות זו מחויבת בנפרד. וחשוב מכל, היעדר התחייבות וחיוב יחסי מאפשרים לרשות מקומית להתאים את הקווים שלה לאורך כל השנה: הוספת טלפונים זמניים בתקופות שיא, השעיית אלו שאינם בשימוש עוד במהלך הקיץ, ללא קנס או נוקשות חוזית.

קריטריונים	מרכזיה פיזית מסורתית	טלפוניית VoIP בענן
תַשׁתִית	ארון באתר, כבלים ייעודיים	אירוח ענן, חיבור לאינטרנט
הוספה או הסרה של תפקיד	התערבות טכנאי, עיכוב של מספר ימים	כמה לחיצות מממשק האינטרנט
תאימות לטלפון פיזי	תפקידים קנייניים הקשורים ליצרן	טלפוני IP סטנדרטיים, ללא עלות נוספת מ-Kavkom
התחייבות חוזית	חוזה תחזוקה רב שנתי	ללא התחייבות, חיוב יחסי
מדרגיות	מוגבל על ידי קיבולת המארז	ניתן להרחבה בהתאם לצורכי הקהילה

בכל אחד מהקריטריונים הללו, טלפוניית VoIP עונה טוב יותר על המציאות של קהילה: תקציבים מוגבלים, צרכים משתנים בהתאם לעונות השנה, והצורך לשמור על שליטה על התצורה מבלי להיות תלוי בספק חיצוני עבור כל התאמה.

תכונות חיוניות לייעול שיחות נכנסות

מרכזיית טלפון בעירייה היא יותר מסתם טלפון מצלצל ומוקדן שעונה. כדי להבטיח שהתושבים יגיעו לאדם הנכון ללא תסכול, כל שיחה חייבת לעבור תהליך מתוכנן מראש: זיהוי הצורך, ניתוב אוטומטי, ניהול זמן ההמתנה ומתן מענה הולם גם מחוץ לשעות הפעילות. ארבע פונקציות בנו את התהליך הזה. אף אחת מהן לא פועלת בנפרד; האינטראקציה ביניהן היא שהופכת מספר טלפון פשוט לשירות קבלה טלפוני מאורגן באמת בעירייה .

מענה קולי אינטראקטיבי (IVR) וניתוב מבוסס שירות

מערכת המענה הקולי האינטראקטיבית היא נקודת הקשר הראשונה עבור המתקשרים. באופן ספציפי, ברגע שתושב מחייג למספר העירייה, תפריט קולי מציע אפשרויות ברורות: לחץ 1 עבור רישום אזרחי, 2 עבור תכנון עירוני, 3 עבור משטרת העיר ו-4 עבור שירותי בית הספר . השיחה מנותבת אוטומטית למחלקה הנכונה, מבלי שמוקדן יצטרך לענות, להאזין לבקשה ולאחר מכן להעביר את השיחה ידנית.

לניתוב האוטומטי הזה יש השפעה מיידית: אזור הקבלה הכללי מפוטר. נציגים כבר לא מבלים חצי יומם כמרכזנים. הם יכולים להתמקד בבקשות מורכבות הדורשות אינטראקציה אנושית, בעוד שמערכת ה-IVR מטפלת במיון הראשוני. עם פתרון כמו Kavkom, מערכת ה-IVR כלולה באופן טבעי בכל החבילות, ללא צורך ברכישת מודולים נוספים – נקודה מכרעת כאשר יש להצדיק כל הוצאה בתקציב העירוני.

תזמון והודעות פתיחה

עירייה אינה מוקד שירות טלפוני הפועל 24/7, אך תושבים מתקשרים בכל שעות היממה. ניהול לוחות הזמנים של שיחות מאפשר תכנות אוטומטי של אופן הטיפול בשיחות בהתאם לשעה ביום. במהלך שעות הפתיחה, הודעת ברכה רשמית מקבלת את פני המתקשרים לפני הפנייתם ​​לתפריט הקולי. לאחר שעת הסגירה, המערכת עוברת להודעה ייעודית: שעות פתיחה מחדש, תזכורת למספר החירום העירוני או הפניה לשירות תורנות.

הודעה מוקלטת מראש זו אינה רק פרט קוסמטי. זהו הרושם הראשוני שהקהילה נותנת לתושביה. הודעת קבלת פנים ברורה ומקצועית מהעירייה מספקת מידע במקום להשאיר את הטלפון מצלצל ללא מענה, מרגיעה את המתקשר ומפחיתה שיחות חוזרות מיותרות בבוקר שלמחרת. עם מערכת מבוססת ענן, שינוי הודעה זו לוקח רק כמה דקות מממשק הניהול; אין צורך ליצור קשר עם ספק שירות כדי להקליט הודעה חדשה לפני כל חג או תקופת חופשה.

תורים ודואר קולי

רישום לבתי ספר ביוני, בחירות, תחילת שנת הלימודים בספטמבר: כל קהילה חווה את תקופות השיא שלה. בתקופות אלה, אפילו מרכזיה מאורגנת היטב מקבלת יותר שיחות בו זמנית מאשר נציגים זמינים. ללא תור מובנה, המתקשרים שומעים צליל תפוס ומנתקים, מה שמוביל לשיחה שלא נענתה, להליך שנדחה ולאזרח לא מרוצה.

תור המנוהל על ידי המערכת שם את המתקשר בהמתנה עם הודעה אינפורמטיבית: מיקומו בתור, זמן המתנה משוער ותזכורת לחלופות מקוונות. אם כל הסוכנים נשארים עסוקים מעבר לפרק זמן סביר, השיחה מועברת לתא קולי , אשר מקליט את הבקשה. לאחר מכן, הסוכן יכול להתקשר למתקשר בחזרה מאוחר יותר באותו היום, במקום להשאיר אותו לנסות שוב ללא הגבלת זמן. מנגנון זה מפחית משמעותית את הלחץ של הסוכנים בשעות העומס ומבטיח שאף בקשה לא תוזנח.

השימוש במספרים קבועים לכל שירות

במערכת מסורתית, הוספת קו ישיר למחלקת תכנון העיר או למזכירות הכללית כרוכה בהנחת כבל חדש, הזמנת קו מהמפעיל והמתנה להגעת טכנאי. עם טלפוניית IP בעירייה , פשוט מקצים מספר טלפון קווי וירטואלי מממשק הניהול. מספר זה פעיל באופן מיידי, ללא כל תשתית פיזית נוספת.

הבהרה חשובה: אלו מספרים קבועים , לא קווי טלפון במובן המסורתי. המספר מקושר למחלקה, לא לתחנת עבודה פיזית ספציפית. רשם אזרחי עשוי לענות לשיחות מטלפון ה-IP שלו במשרד בבוקר, ולאחר מכן מטלפון תוכנה במחשב הנייד שלו אם הוא עובד באגף אחר הצהריים. המספר נשאר זהה עבור האזרח, ללא קשר למכשיר בו נעשה שימוש פנימי. גמישות זו מאפשרת לכל מחלקה לקבל מספר טלפון קווי עירוני משלה, תוך שמירה על ניהול מרכזי של כל השיחות מלוח מחוונים יחיד.

מטריצת בחירה: איזה פתרון טלפוני מתאים לגודל הרשות המקומית שלך?

לא כל עיריות מטפלות באותו נפח שיחות, בעלות אותו מספר עובדים, או מארגנות את שירותיהן באותו אופן. עיירה בת 800 תושבים עם משרד אדמיניסטרטיבי רב-תכליתי אינה מצריכה את אותן דרישות כמו עיר בת 12,000 תושבים, ששירותיה הטכניים, המשטרה העירונית וסניף הדואר שלה נמצאים בבניינים נפרדים. לפני בחירת מערכת טלפונים לעירייה , מקבלי ההחלטות חייבים תחילה למפות את זרימת השיחות בפועל שלהם: כמה שיחות ביום, לאילו מחלקות, באילו שעות, ועם אילו דרישות המשכיות. מיפוי זה קובע את התצורה המתאימה, ולא להיפך.

עירייה קטנה עם מזכירות אחת

בעיירה בת פחות מ-2,000 תושבים, המציאות לרוב זהה: פקיד עירייה מטפל בכל דבר. רישום אזרחי, הרשמה לבתי ספר, מידע תכנוני, קשרים עם נבחרי ציבור, והטלפון מצלצל ללא הרף בין תיקים. הצורך אינו במערכת מורכבת עם עשר רמות של תפריטים. הצורך הוא בזרימת עבודה בסיסית, מתפקדת בצורה מושלמת , עם שלוש דרישות קונקרטיות.

הראשון: הודעת ברכה שמודיעה מיד למתקשר על שעות הפתיחה ועוברת אוטומטית לתא קולי מחוץ לשעות אלו. אין צלצולים ללא אות. אין שיחות שלא נענו מכיוון שהפקידה נמצאת עם לקוח בדלפק.

התכונה השנייה היא העברת שיחות אמינה לטלפון הנייד של נבחר הציבור התורני במקרה חירום. בין אם מדובר בפיצוץ צינור ביום ראשון, התרעת מזג אוויר או תקרית בכביש, התושבים צריכים להיות מסוגלים להגיע למישהו, גם כאשר בניין העירייה סגור. בעזרת פתרון טלפון עירוני מבוסס ענן כמו Kavkom, ניתן להגדיר העברת שיחות זו בכמה לחיצות דרך ממשק האינטרנט, מבלי להזעיק טכנאי או לשנות חיווט כלשהו.

הנקודה השלישית: ניהול קפדני של סגירות. חופשה שנתית, חגים, סגירות חריגות – על המזכירה להיות מסוגלת לשנות באופן עצמאי את ההודעה ואת התנהגות המרכזייה מכל מכשיר. מערכת הטלפון של עיריית העירייה חייבת להתאים את עצמה לקצב העירייה, ולא להיפך.

עיר בינונית עם שירותים מבוזרים

ברגע שעיירה מגיעה ל-5,000 תושבים, המצב משתנה. שירותים כבר לא נכנסים לבניין אחד. מחלקת התכנון שוכנת באגף, השירותים הטכניים נמצאים בבניין בצד השני של העיר, למשטרה העירונית יש שטחים משלה, ולפעמים סניף דואר עירוני פועל באחריות העירייה. כל גוף צריך להיות זמין, אבל התושב מכיר רק מספר אחד: של העירייה.

כאן בדיוק מערכת טלפונים מרכזית של הרשות המקומית הופכת להיות בעלת ערך רב. דלפק קבלה יחיד ומרכזי, המצויד במערכת IVR, מפנה את המתקשרים למחלקה הנכונה מבלי להידרש להתערבות מצד הפקיד. השיחה מועברת ישירות לשלוחה של המחלקה הרלוונטית, בין אם היא ממוקמת בבניין הראשי או באגף מרוחק. עם טלפוניית IP בבניין העירייה , המרחק הפיזי בין בניינים כבר אינו מהווה בעיה: כל השלוחות מחוברות דרך האינטרנט, ולא באמצעות כבלים פנימיים.

ריכוזיות מרובת אתרים זו פותרת בעיה חוזרת ונשנית: שיחות קופצות ממחלקה אחת לאחרת מכיוון שאף אחד לא יודע לאיזו שלוחה להעביר אותן. Kavkom מאפשרת לך ליצור קבוצות שיחות לפי מחלקה, עם ניתוב חכם שלוקח בחשבון את זמינות הנציגים. אם מחלקת התכנון העירוני לא עונה לאחר ארבעה צלצולים, השיחה מועברת לקבלה הכללית או לתא קולי ייעודי, במקום לצלצל ללא הגבלת זמן במשרד ריק.

כל זאת ללא התחייבות חוזית רב שנתית, יתרון מכריע כאשר מבנה השירותים מתפתח במהלך הקדנציה: הקמת מרכז שירותי צרפת, ארגון מחדש של תוכניות אחר הצהריים, שיתוף משאבים בין-עירוניים. חיוב יחסי מאפשר הוספה או השעיה של משרות בהתאם לצרכים בפועל, ללא קנס.

תקציב ציבורי: שליטה בעלויות עם תוכנית טלפון ללא התחייבות

ברשות מקומית, כל יורו שמוציאים חייב להיות מוצדק בפני מועצת העירייה. שירות הטלפון אינו יוצא מן הכלל. עם זאת, לעתים קרובות מדובר בסעיף תקציבי שפשוט מתקבל במקום לנהל: חוזה שנחתם לפני חמש שנים, חודש בשתיקה, כאשר קווי הטלפון מחויבים גם כאשר איש אינו משתמש בהם. הבעיה אינה הסכום עצמו. זהו חוסר הגמישות שהופך הוצאה ניתנת לשליטה לעלות נוקשה.

חוזי טלפון מסורתיים דורשים בדרך כלל התחייבות ל-12 עד 36 חודשים , מספר מינימלי של קווים ודמי סיום מוקדם עבור שינויים שבוצעו מראש. עבור עירייה, נוקשות זו מתנגשת ישירות עם המציאות בשטח. הצרכים משתנים: מרכז שירותי צרפת נפתח באמצע התקופה, שירות משותף עם הרשות הבין-עירונית, ורמות הכוח אדם משתנות בין הקיץ לסתיו. כל התאמה הופכת למשא ומתן חוזי, שלעיתים דורש תיקון בתשלום. תקציב הטלקום מפסיק להיות כלי המשרת את הארגון והופך לאילוץ שמשתק אותו.

זה בדיוק מה שפותרת תוכנית טלפון עירונית ללא התחייבות ועם חיוב יחסי. Kavkom מציעה גישה זו: תוכנית של 30 אירו לחודש למשתמש , ללא התחייבות, מכסה שיחות נכנסות ויוצאות ללא הגבלה לקווים קוויים וניידים בצרפת. אין תקופת תשלום מינימלית, אין מספר קווים מינימלי ואין דמי התקנה או ביטול. אם עיריית העירייה נסגרת לשלושה שבועות באוגוסט וכמה טלפונים אינם בשימוש עוד, היא יכולה להשעות אותם ולשלם רק את הסכום היחסי לחודש. בהשוואה למפעיל המציע הנחה של 25% במהלך הקיץ, החיסכון האמיתי גדול יותר: אתם משלמים רק על מה שאתם משתמשים בו, לא על תוכנית בתשלום מראש.

מלכודת תקציב קלאסית נוספת היא התכונות הנוספות . אצל ספקים רבים, IVR, הקלטת שיחות, סטטיסטיקות מתקדמות וניטור שמורים לתוכניות פרימיום. החשבון הסופי עולה בהרבה על המחיר המפורסם. עם Kavkom , כל התכונות כלולות באופן טבעי: הקלטת שיחות , לוחות מחוונים, ניתוב חכם ומערכת מענה קולי אינטראקטיבית. אין מודולים נוספים שצריך לתקצב עבורם.

נקודה אחרונה שלעתים קרובות מתעלמים ממנה בקבלת החלטות היא עלות המכשירים. חלק מפתרונות הטלפוניה של VoIP עבור רשויות מקומיות גובים תשלום עבור שימוש בטלפון IP פיזי כאפשרות בתשלום. פקידי קבלה המעדיפים מכשיר טלפון מסורתי על שולחנם גובים תשלום נוסף עבור כל שלוחה. ב-Kavkom, תאימות עם טלפוני IP פיזיים כלולה ללא עלות נוספת. העירייה יכולה לבחור בחופשיות בין טלפונים מקוונים, טלפונים תוכניים וטלפונים שולחניים, מבלי שבחירה זו תגדיל את החשבון.

עבור רשות מקומית שחייבת להיות אחראית לכל סעיף בתקציב, שקיפות מחירים זו אינה נוחות. זוהי תנאי הכרחי לניהול תקין של כספי ציבור .

רשימת בדיקה של DGS לפריסה מוצלחת של מערכת הטלפוניה שלך

לפני פנייה לספק או פתיחת ייעוץ, ארבעה צעדים מקדימים קובעים את הצלחת הפרויקט. הזנחתם מסכנת פריסת פתרון גרוע, מורכב מדי עבור עיירה קטנה או קטן מדי עבור עיר בינונית. הנה תוכנית פעולה קונקרטית לבחירת מערכת הטלפון של עירייתכם על בסיס איתן.

1. ביקורת על נפחי שיחות ומשוב משתמשים. כמה שיחות נכנסות ביום, לכל מחלקה, לכל משבצת זמן? כמה שיחות הולכות לאיבוד בכל שבוע? מהן הסיבות החוזרות ונשנות לתלונות: זמני המתנה מוגזמים, העברות שגויות, תא קולי מלא? ללא נתונים אלה, כל מבנה של מערכת IVR ייבנה בצורה עיוורת. סקר פשוט בן שבועיים, המשולב עם משוב מהמזכירות הכללית וצוות הקבלה, מספיק כדי לבצע אבחנה אמינה.

2. צייר את מבנה העץ של שרת הקול האינטראקטיבי. אילו שירותים צריכים להיות נגישים ישירות מתפריט הקול? רישום אזרחי, תכנון עירוני, בתי ספר, משטרה עירונית, שירותים טכניים: כל אפשרות חייבת להתאים לזרימת שיחות אמיתית שזוהה במהלך הביקורת. IVR עם שבע רמות תפריט מרתיע משתמשים. שלוש עד ארבע אפשרויות ברורות, עם אפשרות לחזור לקבלה הראשית, מכסות את רוב הצרכים של פתרון טלפון עירוני מעוצב היטב.

3. זהו את השימושים לכל סוכן: תחנת IP פיזית או טלפון אינטרנטי. חלק מהפקידים מעדיפים מכשיר טלפון מסורתי על שולחנם. אחרים, שעובדים מרחוק מדי פעם או כגיבוי, עובדים מצוין עם טלפון תוכנה במחשב שלהם. רישום העדפות אלה מראש מונע הפתעות במהלך ההתקנה ומאפשר לכם לוודא שהפתרון הנבחר אינו גובה תשלום נוסף עבור תחנות עבודה פיזיות. עם Kavkom , תאימות זו מובנית.

4. בדקו את איכות חיבור האינטרנט. טלפוניית VoIP מסתמכת על האינטרנט: חיבור לא יציב או קטן מדי פוגע באיכות השמע. בדיקת רוחב פס והשהייה בכל בניין רלוונטי, כולל בניין העירייה הראשי והאגפים, היא תנאי הכרחי שאין עליו עוררין לפני כל פריסה.

נקודות מפתח לזכור

• מערכת המענה הקולי האינטראקטיבית (IVR) מפנה אוטומטית משתמשים למחלקת הרישום האזרחי או למחלקת התכנון העירוני. זה משחרר את צוות הקבלה מהעברות ידניות חוזרות ונשנות ומפחית עומס בדלפק הפיזי.
• טלפוניית VoIP מבוססת ענן מבטלת את אילוצי התחזוקה הקשורים למערכות מרכזיות מדור קודם. אתם מנהלים את תרחישי השיחות והודעות הברכה שלכם באופן עצמאי מממשק אינטרנט אינטואיטיבי.
• הקצאות מספר קבוע לכל מחלקה מתבצעות ללא כל עבודת כבלים. הסוכנים שלכם שומרים על נוחות העבודה שלהם הודות לתאימות עם טלפוני IP פיזיים, הכלולים ללא עלות נוספת.
• היעדר התחייבות וחיוב יחסי מבטיחים ניהול קפדני של כספי ציבור. אתם מתאימים את מספר התורים בהתאם לעונתיות ולצרכים בפועל של הקהילה שלכם.

כעת יש לכם חזון אסטרטגי להפוך את שירותי הקבלה של הרשות המקומית שלכם לשירות ציבורי מודרני, מהיר ומאורגן היטב. טכנולוגיית ענן מאפשרת לכם לשפר את היעילות התפעולית מבלי להכביד על התשתית הטכנית שלכם או לקשור את הכספים שלכם לחוזים רב-שנתיים נוקשים.

הגיע הזמן לייעל את ניהול זרימת השיחות שלכם כדי לתמוך טוב יותר באזרחים שלכם במשימות היומיומיות שלהם. קביעת הדגמה מותאמת אישית תאפשר לכם לראות בקלות כיצד ניתן לשלב כלים אלה בעירייה שלכם, ללא התחייבות.