אתם מפספסים הזדמנויות קריטיות מכיוון שאינכם יכולים להעביר או לנתב מחדש את השיחות הנכנסות שלכם ביעילות. אתם מודאגים מהמורכבות של שילוב העברת שיחות במערכת שלכם ומהסיכון של העברת שיחות שלא נענו. אתם זקוקים לפתרון מאובטח ואוטומטי כדי להגדיר ולהבטיח שכל שיחה תטופל כראוי.
במדריך מקיף זה, תלמדו כיצד להגדיר את אפליקציית העברת השיחות שלכם כך שתנתב בבטחה כל שיחה נכנסת. תלמדו כיצד להגדיר העברת שיחות כדי להעביר שיחות ביעילות ולאבטח את מספרי הטלפון שלכם. מדריך מעשי זה יענה על כל שאלותיכם, שלב אחר שלב.
נקודות מפתח:
- העברת שיחות היא כלי מפתח כדי לא לפספס שיחה : היא מפנה אוטומטית שיחות נכנסות למספר או שירות אחר בהתאם לכללים שלך (זמנים, זמינות, צוותים וכו').
- התצורה מתבצעת בשלושה שלבים : הכנה (תרחישים, צוותים), תצורה (סוגי העברות, משבצות זמן), לאחר מכן התאמה אישית (הודעות קוליות, בדיקות, אוטומציות CRM).
- אבטחה ואמינות הן חיוניות : תקשורת מוצפנת, תאימות לתקנות ה-GDPR ותמיכה אנושית רספונסיבית הן חיוניות לפתרון מקצועי.
- אפליקציות כמו Kavkom הופכות את ההתקנה הזו לקלה יותר: Kavkom היא פלטפורמת טלפוניה עסקית מבוססת ענן לחלוטין, נגישה דרך אפליקציות אינטרנט, טלפון תוכנה ואפליקציות מובייל.
הבנת העברת שיחות: עקרונות ובעיות
העברת שיחות היא תכונה טלפונית המאפשרת לך לנתב שיחה נכנסת למספר או שלוחה אחרים, באופן אוטומטי או ידני. במילים אחרות, אם אינך יכול לענות, השיחה מועברת למקום אחר כדי שלא תאבד.
זוהי תכונה פשוטה… אך חיונית. בסביבה עסקית, החמצת שיחה יכולה להוביל לאובדן הזדמנות, תסכול של לקוחות או ירידה בתגובת הלקוח . העברה מסייעת לשמור על שירות חלק, גם כאשר קו תפוס, עובד נעדר או בנסיעות.
תכונות עיקריות:
- העברה מותנית (אם הקו תפוס, אין מענה וכו')
- העברה מיידית
- העברה לטלפון נייד, לעמית או לשירות ייעודי
- הגדרה לפי משבצות זמן או כללים מותאמים אישית
יתרונות קונקרטיים:
- פרודוקטיביות משופרת : פחות זמן מבוזבז, שיחות מבוזרות טוב יותר
- שירות לקוחות משופר : יותר שיחות נענו, פחות שיחות חוזרות שלא נענו
- ניידות מובטחת : עובדים יכולים להגיב גם מחוץ למשרד
ללא פתרון העברה:
- שיחות שהוחמצו = הזדמנויות שהוחמצו
- חיפוש יתר של קבוצות מסוימות
- חוויית לקוח לא עקבית
בקיצור: העברת שיחות היא הבסיס לניהול תקשורת חכם . בשילוב עם פתרון ענן מודרני, היא הופכת לכלי רב עוצמה לשיפור איכות השירות והארגון הפנימי.
שילוב אפליקציית העברת השיחות במערכת שלך: תאימות ואינטגרציה
כדי שמערכת העברת שיחות תהיה יעילה באמת, עליה להשתלב בצורה חלקה עם הסביבה הטכנית והעסקית שלכם. המטרה: חוויה חלקה עבור הצוותים שלכם והמשכיות שירות ללקוחות שלכם.
מה לשקול:
- אינטגרציה של CRM :
קישור שיחות לרישומי הלקוחות שלך מאפשר לך להתאים אישית את השיחה מהשנייה הראשונה. אינטגרציה טובה מסנכרנת נתונים באופן אוטומטי בזמן אמת, ומספקת תצוגה מקיפה של 360 מעלות של כל איש קשר.
חברות המשלבות את טלפוניית ה-VoIP שלהן עם מערכת ה-CRM שלהן רואות עלייה של 41% בהכנסות לכל סוכן ( מקור: itbusinessconnect.fr ) - תאימות ניידת :
העברת שיחות צריכה להיות מסוגלת לעבוד על כל המכשירים, כולל סמארטפונים. - התקנה פשוטה :
קבעו כללים המבוססים על לוח זמנים, זמינות או משמרות. ההעברה צריכה להפעיל את עצמה באופן אוטומטי ללא כל תקורה טכנית.
קווקום מציעה פתרון ענן פשוט להתקנה , ללא חומרה, עם:
- אינטגרציה מקורית של CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive וכו')
- אפליקציה סלולרית תואמת אנדרואיד ו-iOS למעקב וניהול שיחות מרחוק
- תמיכה אנושית ייעודית , לליווי כל שלב של האינטגרציה
- סנכרון בזמן אמת של אינטראקציות עם לקוחות
עם פתרון כמו Kavkom, שילוב מערכת העברת שיחות הופך למשחק ילדים, ולמנוף ביצועים אמיתי.
מדריך התקנה מלא להעברת שיחות בהצלחה
הקמת מערכת יעילה להעברת שיחות אינה דורשת מיומנויות טכניות מתקדמות, כל עוד אתם פועלים לפי תהליך ברור. הנה מדריך מעשי בן שלושה שלבים ליישום חלק, אופטימלי ומותאם אישית של פתרון העברת השיחות שלכם.
שלב 1: הכנה והתקנה
ראשית, בחרו פתרון שתואם לסביבת העסק שלכם. Kavkom מציעה פתרון מבוסס ענן מהיר להתקנה, אינו דורש חומרה ונגיש ישירות מהדפדפן או מהמכשיר הנייד שלכם.
מה לעשות במהלך ההכנה:
- זהה את הצוותים והשירותים הרלוונטיים (תמיכה, מכירות, סטנדרטים)
- קביעת משבצות זמן קריטיות ותרחישי היעדרות
- ודא שמערכת ה-CRM והרשת שלך תואמים (חיבור יציב, כלי עסקיים מזוהים בבירור)
דוגמה : חברה יכולה לספק שכל השיחות מחוץ לשעות העבודה יפתחו תפריט קולי, או יופנו אוטומטית לצוות נייד.
ניתוב חכם , על ידי הפניית שיחות לסוכן המוסמך ביותר, משפר את היעילות ומפחית העברות מיותרות.
עם Kavkom , הממשק האינטואיטיבי מאפשר הפעלה תוך דקות, עם תמיכה אנושית בכל שלב.
שלב 2: הגדרת הגדרות העברת שיחות
כאן אתם מגדירים את הכללים בהתאם לצרכים שלכם. רוב פתרונות ה-VoIP המתקדמים, כמו Kavkom , מציעים מגוון רחב של אפשרויות:
סוגי העברות אפשריים:
- ללא תנאי : כל השיחות מועברות אוטומטית
- במקרה של אין מענה או תפוס : רק אם הקו אינו זמין
- בהתאם ללוח הזמנים או לסוג המתקשר
- לפי קבוצות : לפי תור או מיומנות סוכן
שיטות עבודה מומלצות :
- הגדר הודעות ברכה ברורות
- תעדוף שיחות לפי מקורן או אופיין
- הטמע מערכת ניטור למעקב אחר ביצועים
שלב 3: התאמה אישית ובדיקה של האפליקציה
לאחר שהתצורה הבסיסית קיימת, חשוב להתאים את הפתרון לעסק שלך.
התאמה אישית אפשרית:
- הקלטת הודעה קולית מותאמת אישית
- תרחישים שונים בהתאם ליום או לשירות
- שליחה אוטומטית של מיילים או משימות במערכת ה-CRM במקרה של שיחות שלא נענו
בדיקות מומלצות:
- התקשרו באופן פנימי כדי לאמת כל תרחיש הפניה
- בדוק שקבצי ה-CRM מוחזרים כהלכה עבור כל קריאה
- לוחות זמנים של בדיקות, קבוצות והפניות לנייד
Kavkom מאפשרת לך לבצע את ההתאמות הללו בזמן אמת, הודות ללוח מחוונים פשוט ובדיקות מיידיות. ובמידת הצורך, צוות התמיכה שלהם ידריך אותך צעד אחר צעד.
עם פתרון מוגדר היטב, השיחות שלכם מפוזרות טוב יותר, הצוותים שלכם יעילים יותר ושירות הלקוחות שלכם הופך להיות קשוב יותר.
ודא את האמינות והאבטחה של העברת השיחות שלך
מערכת העברת שיחות מוצלחת חייבת להיות לא רק נוחה. היא חייבת להיות גם אמינה , זמינה באופן רציף ומאובטחת על מנת להבטיח סודיות ולעמוד בהתחייבויות חוקיות.
אבטחה ותאימות ל-GDPR
הצפנת תקשורת חיונית למניעת יירוט או דליפות נתונים. במקביל, תאימות לתקנות ה-GDPR דורשת:
- שימור מפוקח של הקלטות
- כבוד להסכמת המתקשרים
- היכולת לספק נתונים לפי דרישה ובכל עת
בצרפת, רכיבים אלה חובה בכל מרכזיית טלפון מקצועית , ללא קשר לגודל החברה.
קווקום מתחייבת לעמידה זו, עם:
- הצפנת שיחות מקצה לקצה
- ניהול משולב של הסכמה
- תשתית ענן אמינה , המאוחסנת באירופה
אמינות וזמינות
אפילו הפלטפורמות הטובות ביותר אינן חסינות מפני שיבושים. האתגר: מזעור שיבושים באמצעות הטכנולוגיה הנכונה.
מאז 2007, הפסקות שירות בענן גרמו להפסדים של 71.7 מיליון דולר , עם זמינות ממוצעת של 99.9% , או כ -7.5 שעות השבתה בשנה.
מקור: lemondeinformatique.fr
טיפים להעברת שיחות בצורה חלקה:
- בחרו ספק עם תמיכה מהירה במקרה של הפסקות חשמל
- תרחישי גיבוי לבדיקה (מספרים חלופיים, הפניות ידניות)
- ניטור ביצועים באמצעות לוח מחוונים בזמן אמת
עם Kavkom , אתם נהנים מתמיכת לקוחות אנושית וזמינה , המסוגלת לפעול במהירות בעת הצורך, וכלי פיקוח לשמירה על שליטה מתמשכת.
השוואה בין אפליקציות קיימות להעברת שיחות
עם כל כך הרבה אפליקציות להעברת שיחות הזמינות ב-Google Play וב-App Store, קשה לעשות את הבחירה הנכונה. כדי להעריך ביעילות פתרון, יש לקחת בחשבון מספר קריטריונים.
קריטריוני השוואה שכדאי לשים לב אליהם:
- ביקורות משתמשים : בדקו דירוגים ותגובות אחרונים כדי לאתר באגים או בעיות חוזרות.
- עדכונים תכופים : אפליקציה מתוחזקת היטב היא סימן טוב לרצינות.
- ממשק משתמש : החוויה חייבת להיות זורמת, ברורה ואינטואיטיבית.
- תאימות אנדרואיד/iOS : חיונית לצוותים ניידים.
- שילוב CRM וכלי עסקיים : יתרון אמיתי לניהול שיחות אופטימלי.
דוגמאות ליישומים פופולריים:
- קלאוד טוק גו
מרכז שירות טלפוני בינלאומי בכיס שלך, עם ניתוח נתונים בזמן אמת ואינטגרציות CRM.
➕ יתרונות: ניידות, אנליטיקה - איירקול
אפליקציה סלולרית המיועדת לצוותי מכירות ותמיכה, עם אינטגרציות של Slack, Salesforce ו-HubSpot.
➕ ממשק מודרני, שיתוף פעולה חלק - רינג סנטרל
פלטפורמה מאוחדת (הודעות, וידאו, טלפון) לתקשורת מלאה.
➕ פתרון הכל באחד - קווקום
אפליקציית מובייל קלה לשימוש ל-iOS ואנדרואיד , ללא התחייבות.
➕ התקנה קלה , העברת שיחות ניתנת להתאמה אישית ,
➕ תמיכה אנושית רספונסיבית , תעריפים גמישים
לסיכום, Kavkom בולטת כפתרון נייד מלא ואמין שנועד לתמוך בצוותים על בסיס יומיומי, במשרד ובתנועה, מבחינת אימוץ מהיר וניהול הפניות חלק.
שאלות נפוצות – שאלות נפוצות
כיצד הגדרת העברת שיחות משפרת את התקשורת שלכם?
העברת שיחות מבטיחה שאף הזדמנות לא תחמיץ. היא מאפשרת ניתוב מחדש של שיחות לאדם או למחלקה הנכונים, גם כאשר הם נעדרים או עסוקים. התוצאה: תגובה משופרת, חוויית לקוח חלקה יותר ועיבוד חלק של בקשות, גם כשאתם בדרכים.
למה להגדיר העברה ללא תנאי ולהעביר את השיחות שלך לקו אחר?
העברה ללא תנאי מפנה אוטומטית את כל השיחות לקו אחר (נייד, עמית, שירות לקוחות וכו'). זה אידיאלי להיעדרויות ממושכות, עבודה מרחוק או שעות שפל. זה מונע שיחות שהוחמצו, מפחית שיחות חוזרות שהוחמצו ומבטיח זמינות קבועה, ללא קשר להקשר.
כיצד להבטיח אבטחה ואמינות בעת העברת שיחות דרך פתרון ענן?
בחרו ספק שמצפין תקשורת, עומד בתקנות ה-GDPR ובעל תשתית יציבה. פתרונות כמו Kavkom עומדים בקריטריונים אלה על ידי שילוב אבטחה, תאימות ותמיכה אנושית.
סיכום
העברת שיחות אינה עוד רק כלי פרקטי: זוהי מנוף אסטרטגי להבטחת המשכיות השירות, פרודוקטיביות הצוות ושביעות רצון הלקוחות. כאשר היא מוגדרת כראוי, היא מבטיחה שאף שיחה מתמשכת לא תישאר ללא מענה, תוך אופטימיזציה של פיזור זרימת השיחות בין העובדים.
כדי ליישם פתרון זה בהצלחה, חיוני להסתמך על פתרון אמין התואם לסביבה שלכם ומסוגל להסתגל לצרכים הספציפיים שלכם. יישומים רבי עוצמה כמו Kavkom מציעים כעת חוויה חלקה, ניידת ואינטואיטיבית, עם תמיכה אנושית ותכונות מתקדמות כמו שילוב CRM, ניתוב חכם ותרחישי העברה הניתנים להתאמה אישית.
לסיכום: מערכת טובה להעברת שיחות, משולבת היטב ומוגדרת היטב, עושה את כל ההבדל בין תקשורת כפויה… לבין ארגון יעיל.
