Vous cherchez une solution pour optimiser la gestion de vos appels téléphoniques? La fonction qu’est la gestion d’appel téléphonique représente une tâche difficile pour les entreprises de réception d’appels, surtout pour celles dont c’est la principale activité. Il leur faut en effet gérer les nombreux appels, la liste des contacts, l’archivage des appels, le suivi des agents… De ce fait, il leur est nécessaire de disposer d’un outil complet et performant, notamment un logiciel de gestion d’appel téléphonique. Kavkom, votre opérateur VoIP, vous le propose justement.
Le choix d’un logiciel de gestion d’appel téléphonique
Cet outil innovant a été pensé pour faciliter la gestion d’un parc téléphonique. Ses fonctionnalités et ses performances dépendent d’un prestataire à un autre. Ainsi, il est essentiel pour vous de connaître vos réels besoins et comprendre le logiciel avant de fixer votre choix. On peut dire qu’un logiciel est performant s’il comporte au moins les fonctions suivantes :
- suivi des opérateurs (prospecteurs, agents SAV, agents service client…) ;
- optimisation de la liste des contacts ;
- gestion des appels entrants ;
- gestion des appels sortants.
De nos jours, les solutions de téléphonie utilisant le réseau internet (VoIP) sont les plus prisées, et à juste titre. Elles présentent particulièrement des bénéfices pour l’entreprise, dont la réalisation d’appels vers n’importe quel pays. Par ailleurs, contrairement au fait d’utiliser la téléphonie traditionnelle, les appels sont facturés selon votre forfait internet uniquement.
Bien souvent, les solutions de téléphonie disposent aussi d’une fonction de messagerie (messagerie vocale) qui va dans les deux sens : vous pouvez donc laisser un message dans la boîte vocale de votre client ou prospect et il peut également vous laisser un message. De votre côté, le message vocal sera reçu sous forme de mail (pièce jointe audio).
Si vous avez plusieurs sites à travers le monde, optez pour un logiciel de gestion d’appel téléphonique ayant une fonction multitâche. Grâce à cette dernière, vous n’utilisez qu’un numéro virtuel et via l’interface de votre logiciel, vous pouvez envoyer les appels à vos opérateurs quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
Logiciel de gestion d’appel téléphonique: avantages
Outre les bonnes pratiques que les centres d’appels doivent adopter (courtoisie, empathie, expression claire…), l’utilisation d’un logiciel de gestion d’appel renvoie une image plus professionnelle de votre entreprise. Par ailleurs, le logiciel de gestion d’appel téléphonique permet de gagner du temps. En effet, les agents/opérateurs n’ont plus à composer les numéros un à un grâce à la fonction de numérotation automatique.
En utilisant un logiciel de gestion d’appel téléphonique, vous pouvez effectuer aisément votre suivi client. Il compile automatiquement tout l’historique d’appel et les solutions déjà proposées, ce qui permet d’orienter les réponses suivantes.
Il vous permet aussi de coacher facilement vos opérateurs. Le logiciel vous autorise effectivement à écouter les appels en cours et à intervenir à l’insu de l’appelant si l’agent a un problème. D’ailleurs, il existe une option d’enregistrement des appels. Ces fichiers audio sont par la suite consultables à volonté. Cette fonction vise à améliorer encore plus l’accueil téléphonique.
Pour un centre d’appels, disposer d’un logiciel de gestion d’appel téléphonique permet de fidéliser ses clients et prospects. En effet, de la qualité de l’appel dépend la satisfaction de l’appelant. Cette qualité englobe généralement l’accueil et la solution apportée au problème.
Le logiciel de gestion d’appel téléphonique fournit également une statistique des appels. Ce paramètre vous permet d’effectuer en temps réel, ou plus tard, une analyse des performances de votre entreprise et identifier ainsi les points à améliorer.
Kavkom, votre allié en matière d’outils de gestion téléphonique
Depuis notre création en 2012, nous fournissons des lignes VoIP, des logiciels de téléphonie (logiciel/predictive dialer, logiciel robot), un numéro virtuel, un standard téléphonique aux centres d’appel qui souhaitent innover dans leurs prestations. Nos services de téléphonie VoIP Centrex et nos solutions software ont été conçus pour s’intégrer simplement à votre système. Ils sont fiables, faciles à manipuler et peuvent être personnalisés selon la taille de votre entreprise (TPE, PME, PMI…) et vos attentes.
Le standard téléphonique que nous proposons englobe toutes les fonctionnalités facilitant la gestion d’appel téléphonique : gestion multi-sites, statistiques, messagerie vocale, numéro virtuel, rapports & analyse, et bien d’autres encore. Son principal atout est la réduction de vos coûts de télécom. En outre, nous vous assistons dans l’installation du logiciel.
